Faranto e. V.:Organigramm/Workshop 15.03.2014

Aus Wiki StuRa HTW Dresden
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  • Erstellen der Stellenbeschreibungen laut dem Organigram im Wiki

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Inhaltsverzeichnis

Finanzen[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Buchhaltung
  • Kassenprüfung
  • Förderungsanträge DAAD->Teilnehmerliste erstellen
  • Sachbericht DAAD
  • regelm. Kommunikation mit dem AAA
  • Belege sortieren -> chronol. System
  • Abrechnung Events (Kontakt mit TU, StuRa, FSR)
  • Jahresabschluss mit GuV
  • Kostenkalkulation/Budgetsetzung für Events/Partys/Veranstaltungen
  • Geschäftsführungsorgan Vorstand
  • Förderung Vereinszweck
  • Erstellung von Spendenquittungen
  • Haushaltsplan erstellen

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Kenntnisse der Finanzen/Buchhaltung/Rechnungswesen
  • sollte regelmässig ca. 5h/Woche Zeit einplanen
  • sollte gute Englischkenntnisse haben
  • gute Kenntnisse MS Office
  • gutes Zeit-/Selbstmanagement
  • Zuverlässigkeit
  • Vertrauenswürdigkeit
  • Organisationstalent

Rechte und Pflichten[Bearbeiten]

  • Kontozugriff
  • Rechenschaftsbericht zur MV [§ 27 Abs 3, § 666 BGB]
Abs 3* Zugangsberechtigung zum Büro
  • Vertretungsmacht
  • Wechselseitige Beratung mit anderen Vereinsmitgliedern
  • Beschlüsse MV sind auszuführen
  • Unterschriftsberechtigt

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • kann eine Selgros Kundenkarte kostenlos erwerben.
  • kann beim StuRa eine einmalige Berechtigung für die Nutzung einer Selgros Kundenkarte auf Nachfrage bekommen.
    • Die Zahlung muss direkt beim Einkauf erfolgen
    • Es ist die Rechnung mit einen Verwendungsvermerk (z.B.: Faranto) in das Fach Finanzen (Z123) zu legen

Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • mindestens 5 Stunden pro Woche
  • zum Jahresende größerer Zeitaufwand [Erstellung Jahresabschluss, DAAD Sachbericht etc]


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Vorstandsvorsitzender[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Verein nach Außen repräsentieren
  • Vereinsgeschehen leiten und kontrollieren
  • Kommunikation mit anderen Gremien und Stellen der Hochschule
  • Kommunikation mit anderen Organisationen (z.B. ESN TU Dresden ---> LR!!)) Ich denke wenn sich die Vorständer von HTW und TU kommunitieren, kann das definitiv nicht schaden!
  • Kommunikation auch intern am laufen halten

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Organisationstalent
  • Motivation
  • Führungspersönlichkeit
  • gutes und selbstbewusstes Auftreten
  • den Überblick behalten können
  • Teamwork
  • Stressunempfindlichkeit
  • Spontanität und Flexibilität
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Verlässlichkeit
  • gute Englischkenntnisse
  • Kontaktfreudigkeit
  • Durchsetzungsfähigkeit

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: keinem
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber dem gesamten Verein
  • Zusammenarbeit mit Finanzen und Stellv. Vorstand sowie anderen Organen des Vereins
    • ESN LR
    • HR Manager
    • PR Manager
    • Wissensmanager
    • ...
  • Kontoberechtigt
  • darf mit nur einem weiteren Vorstadsmitglied Entscheidungen treffen

Zeitaufwand[Bearbeiten]

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Stellv. Vorstandsvorsitzender[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Kommunikation mit ESN (--->LR), StuRa, AAA, Incomings, Hochschulvertretern ESN TU Dresden und anderen Stakeholdern.
  • unterstützende Funktion bei der Organisation der Einführungswoche
  • Leitende oder Überwachende Funktion bei der Organisation von Events die während des Semesters stattfinden
  • Stellv. Repräsentation des Vereines nach außen.
  • Alten und neuen Mitgliedern unterstützend bei Fragen unterstützend zur Seite stehen
  • falls der Vorstandsvorsitzende verhindert sein sollte besteht die Pflicht des rechtzeitigen Ausfüllen des ESN/Section Questionnaire im ESN Galaxy
  • Verwaltung des Faranto Intranets (dazu zählt u.a. das erstellen und aktualisieren des email-Verteilers, dass erstellen von Online-Formularen und regelmäßiges Aktualisierung der Mitgliederlisten)
  • "Pflegen" des "Faranto Wiki´s"
  • Pflichten bei der Übergabe an die nachfolgenden Vorstände
    • Übergabe der Anmeldedaten für das intranet von Faranto e.V. und ESN Deutschland an den nächsten Vorstand.
    • Verteilung der neuen Rollen im ESN Galaxy
    • Einweisung des neuen Vorstandes in ihre Aufgaben, mit Erläuterungen zum "Faranto Wiki"

Anforderungen[Bearbeiten]

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber der Mitgliederversammlung und den restlichen Vorstandsmitgliedern
  • Zusammenarbeit mit Vorstandsvorsitzenden, Finanzer


Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • je nach anstehenden Aufgaben zwischen 5h/Woche und 30h/Woche


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ESN LR[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Kommunikation mit dem ESN-Netzwerk (lokal -> ESN TU Dresden, national, international)
  • Informationsweiterleitung aus dem ESN-Netzwerk in die Sektion (und umgekehrt)
  • Werbung für ESN-Veranstaltungen innerhalb der Sektion
  • Anmeldungsmanagement bei (inter-)nationalen ESN-Events
  • Verwaltung ESN-Galaxy und ESN-Intranet
  • Informationspflicht über ESN (regelmässige Vorstellung des Netzwerkes im Verein)
  • ESN-Card Verantwortliche/r (Bestellung, Verwaltung, Discount-Verhandlungen)
  • ESN-Section Questionaire ausfüllen (Pflicht!) (Zusammenarbeit mit Faranto-Vorstand)
  • ESN-Exchageability
  • Vertretungsrecht bei ESN-Veranstaltungen (um Informationsfluss zu gewährleisten)
  • Ordentliche Amtsübergabe an Nachfolger
    • Passwörter zu ESN-Intranet und LR-Mailaccount weitergeben
    • Einweisung in ESN-Galaxy, ESN-Intranet und das ESN-Wiki
    • Detaillierte Ablaufbeschreibung
    • Detaillierte Situationsbeschreibung innerhalb des Netzwerkes (Board, Ansprechpartner etc.)
    • Kontaktdaten ESN TU Dresden (persönliche Vorstellung der Ansprechpartner)
    • Erklärung ESN-Deutschland Newsletter (sofern existent)

Anforderungen[Bearbeiten]

  • kommunikativ
  • interessiert an internationalen Beziehungen
  • (sehr) reisefreudig

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • Rechenschaftspflichtig gegenüber dem Vorstand
  • Zusammenarbeit mit: Faranto Vorstand, ESN TU Dresden, ESN DE, ESN Int.
  • Unterstellt: Vorstandsvorsitzender Faranto / Präsident ESN HTW Dresden

Zeitaufwand[Bearbeiten]

durchschn. ca. 10 Stunden pro Woche (ESN-Reisen ausgenommen)


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HR Manager[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Schulungen organisieren zur Weiterbildung der Mitglieder wie z.B. Konfliktmanagement, Kommunikation
  • Neumitgliederakquise (http://faranto.titanpad.com/42)
  • Koordination Einarbeitung
  • Datenbankpflege
  • Bericht je Semester über Entwicklung, Stand, etc.
  • Trägt Sorge, dass alle Neuen überall eingetragen werden, Mailadressen bekommen und Rechte bekommen
  • Trägt Sorge, dass alle Ausgetretenen diese wieder entzogen werden
  • Mentorenzuweisung/-verwaltung
  • Aufgabenverwaltung?


Anforderungen[Bearbeiten]

  • Einfühlungsvermögen
  • Organisationstalent
  • Kommunikationsstärke
  • aufgeschlossen
  • selbstständiges Arbeiten
  • Teamfähigkeit


Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: Vizevorstand
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber: Vizevorstand
  • Zusammenarbeit mit PR, Vizevorstand, Mentoren


Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • ca. 3h / Woche
  • Mehraufwand für Organisation von Schulungen etc.


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Wissensmanager[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Verwaltung des StuRa-Wikis
  • Einforderung von Berichten bei jeweiligen Koordinatoren [Events, Parties, Sponsoring etc.]
  • Einpflegung der Berichte ins Wiki
  • Weitergabe der Berichte an PR-Manager zur Newsletter-Erstellung
  • Wiki-Schulung geben [Präsentation]
  • Organisation des Google-Intranets + Rechteverwaltung
  • E-Mail Verteiler aktualisieren
  • Namensmailadressen einrichten für alle Mitglieder [google apps]
  • Verwaltung Titanpad + Accounts


Anforderungen[Bearbeiten]

  • zuverlässig, kontaktfreudig, organisationstalent, beharrlichkeit,
  • Affinität zu IT
  • gewissenhaft

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • sollte Admin-Rechte im Stura-Wiki haben
  • sollte Zugangsdaten zum Google-Intranet haben
  • wem unterstellt: Vizevorstand
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber Vizevorstand
  • Zusammenarbeit mit allen Koordinatoren und Vizevorstand

Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • 4h / Woche


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Fundraising Coordinator[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Geld ranschaffen (Fördergelder, Projektmittel, Spenden)
  • Verträge für Vergünstigungen und Provision aushandeln
  • ESN-Card Specials au
  • Kontakte aufbauen und Pflegen (Sponsoren, Födermitglieder, Ministerien, Geldgeber), Weihnachts-/Semestergrüße für Sponsoren
  • Fundingberichte erstellen (semesterweise)

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Verhandlungsgeschick
  • Kommunikationsstärke
  • Beharrlichkeit
  • Rück- und Absprache mit Finanzer halten v.a. bei Budgetplanung / Förderanträge


Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt Finanzen
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber Finanzen, Vorstandsvorsitzendem
  • Zusammenarbeit mit Finanzen, PR, HR


Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • 2-4h/Woche


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Post Officer[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Post holen, verteilen und versenden
  • Postbuch führen

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Zuverlässigkeit
  • Sorgfältigkeit
  • Diskretion

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: Finanzen
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber Finanzen
  • Zusammenarbeit mit
  • darf Briefe öffnen

Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • ca.1h pro Woche
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PR Manager[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Kommunikation mit der Presse (mündlich/schriftlich) in Absprache mit dem Vorstandsvorsitzenden
  • Kommunikation mit anderen Stakeholdern [Studierende, Austauschstudierende und Personal HTW Dresden]
  • Absegnen aller Texte/Publikationen, die nach Außen gehen sollen
    • Email, Website, Facebook , Printmedien)
  • Newslettererstellung
  • Pressemitteilungen verfassen

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Affinität zu und Kenntnisse in Marketing
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Praxiserprobte PC-Kenntnisse, gutes Ausdrucksvermögen
    • in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
  • Analytisch als auch kreativ, sowie konzeptionsstark und präsentationssicher
  • Sicheres Auftreten und Aufgeschlossenheit neuen Kontakten gegenüber
  • großes Interesse am Vereinsgeschehen


Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: Vorstandsvorsitzendem
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber gesamtem Vorstand
  • Zusammenarbeit mit den Koordinatoren (speziell Grafik und Web)
    • Verantwortlichen der Website, Facebook, Öffentliche-Emails
    • allen, die Texte, etc. nach Außen veröffentlichen wollen

== Zeitaufwand

  • 3-4h/Woche


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Grafiker[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Entwerfen von Designs für
    • Flyer/Plakate
    • Printsachen allg.
    • Homepage
    • Verwaltung/Überprüfung CI von ESN bei allen Printmedien mit Logo
  • Absprache mit z.B: Partyteam, PR Manager, etc.

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Zuverlässigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Kenntnisse im Umgang mit gängigen Grafikprogrammen

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt Vorstandsvorsitzendem
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber Vorstandsvorsitzendem
  • Zusammenarbeit mit Partykoordinator, PR, Vorstandsvorsitzendem

Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • 2h / Woche
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Kommunikationsmanager[Bearbeiten]

abgeschafft

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Eventkoordinator[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Konzepte für Events erstellen und absprechen mit PR/Vorstand, etc
  • Koordination der Events
  • Überblick über den jeweiligen Stand der Planung
  • Akquise von Mitwirkenden intern und extern (in Absprache mit HR)
  • Delegation von Aufgaben
  • Überprüfung der Aufgabenerfüllung
  • Dokumentation
  • Bericht über, Dokumentation und Evaluation der Events im Anschluss
  • Bewerben von Events in Zusammenarbeit mit PR

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Organisationstalent
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Verhandlungsgeschick

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: Vizevorstand
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber allen Mitgliedern
  • Zusammenarbeit mit Vizevorstand, Incomings, Eventteam


Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • 2h / Woche


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Partykoordinator[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

  • Konzepte für Partys erstellen und absprechen mit PR/Vorstand, etc
  • Koordination der Partys
  • Überblick über den jeweiligen Stand
  • Akquise von Mitwikrenden intern und extern (in Absprache mit HR)
  • Delegation von Aufgaben / Einteilung von Schichten
  • Überprüfung der Aufgabenerfüllung
  • Dokumentation
  • Bericht über, Dokumentation und Evaluation der Partys im Anschluss
  • Bewerben von Partys in Zusammenarbeit mit PR
  • regelmäßige Dokumentation des Planungsablaufs
  • Kommunikation mit ESN TU Dresden bei Durchführung gemeinsamer Partys

Anforderungen[Bearbeiten]

  • Organisationstalent
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Verhandlungsgeschick
  • Durchsetzungsfähigkeit


Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt: Vizevorstand
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber X
  • Zusammenarbeit mit Finanzen, Fundraising Coordinator

Zeitaufwand[Bearbeiten]

  • Durchführung
    • Vorstellung bei Sitzung
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Vorlage

Posten[Bearbeiten]

Aufgaben[Bearbeiten]

Anforderungen[Bearbeiten]

Zuständigkeiten/Rechte[Bearbeiten]

  • wem unterstellt
  • Rechenenschaftspflichtig gegenüber X
  • Zusammenarbeit mit Y

Zeitaufwand[Bearbeiten]