LAN-Party/Organisation

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Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen LAN-Party sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung[Bearbeiten]

aka Planung

3 Monate zuvor[Bearbeiten]

Termin festlegen[Bearbeiten]

Wintersemester
  • bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember
    Besser wäre es Anfang November.
Sommersemester
  • Am besten Anfang wäre April oder Ende März.
    sonst wie im Wintersemester

Raumantrag stellen[Bearbeiten]

  • In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, Lautsprecheranlage, etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.
  • Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
  • Bisher wurde jede ElektrixX im PAB ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

Sonstiges[Bearbeiten]

  • Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
  • Termin auf der Website eintragen
  • Plakat erstellen mit allen Infos
    Name der LAN
    Zeitraum der LAN
    Zeitraum der Anmeldung
    Ort des Vorverkaufs
    Veranstaltungsort
    Preise
    Spiele (wenn möglich)
    Das Logo
    Sponsoren (wenn gewünscht oder erlaubt)
    Speziales etc.

2 Monate zuvor[Bearbeiten]

Werbung[Bearbeiten]

Anmeldungsmodalitäten klären[Bearbeiten]

  • (digitale) Tabelle erstellen
    Name
    Mailadresse
  • Anmeldungsverfahren
  • Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
  • maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen
  • Planung für Turniere
    Sponsoring suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.
    Was für Preise soll man gewinnen können?
    Wie viele Preise soll es geben?
    Abschätzung der Kosten für die Preise
    Antrag für Gelder stellen

4 Wochen zuvor[Bearbeiten]

  • Plakate aufhängen
    Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
  • Einkaufsliste erstellen
    werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    Preise für die Turniere nicht vergessen
    wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im Lager nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
  • Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte
  • Anschreiben des Rechenzentrums zur Freischaltung des LAN Buchse D11-PAB-Z1-D12 und das Aufschalten des StuRa dhcp Netzes.

3 Wochen zuvor[Bearbeiten]

  • den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen
    vor dem ersten VVK-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
  • Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren

2 Wochen zuvor[Bearbeiten]

Organisation des Wochenendes[Bearbeiten]

  • Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan
    Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen
    Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen
    Wann findet welches Tournier statt
    zum Schluss als PDF erstellen
  • Programm für den StuRa am Tag der Lan
    Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren
    Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau
    Zuständige für die Tourniere einteilen
    zum Schluss eine PDF erstellen
  • Liste erstellen, was an Technik benötigt wird

1 Woche zuvor[Bearbeiten]

  • Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
  • Die Technik besorgen .
  • nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc

3 Tage zuvor[Bearbeiten]

  • die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
  • die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren

Durchführung der LAN-Party[Bearbeiten]

  • ca. 14 Uhr Beginn von Aufbau (Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
    • Stolpergefahr minimieren (Panzerband)
    • Bar aufbauen mit Getränken und Snacks
    • Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen
  • ca. 16 Uhr erster Netzwerktest
    • Test der Turnierspiele
    • letzte Einweisung für Turnierleitung
    • nicht in Panik geraten
  • Beginn
    • in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen
    • Turnieren abhalten und Preise vergeben
    • viele Fotos machen
    • Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.
    • Auch versuchen Spass zu haben
  • Ende
    • Bar abbauen und einlagern
    • Getränke und Snacks wieder einlagern
    • Kabel demontieren
    • Technik abbauen
    • Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen
    • Müll weg bringen
    • Besenrein kehren

Zeitlicher Ablauf für die Nachbereitung[Bearbeiten]

1 Woche danach[Bearbeiten]

  • ausgeliehene Technik zurückbringen
  • Kassen auszählen
  • Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
  • Belege und Kostenaufstellung bei Angestellten übergeben
  • Plakate abnehmen, etc.
  • Treffen der LAN Orga. einberufen
  • StuRa Feedback geben
  • Abschließende Dokumentation im Wiki

Siehe auch[Bearbeiten]