Organisation Seminarwochenende Akkreditierung Juni 2013

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Zeitplan[Bearbeiten]

Arbeitszeit
  • Vorbereitung ca. h
  • Durchführung ca. h
  • Nachbereitung ca. h


im Vorfeld
  • Antrag beim Pool zur Ausrichtung des Seminars gestellt
  • Finanzantrag zur Auslegung de Kosten für den Pool gestellt (StuRa)
  • Orgateam festlegen
  • Ort finden -> S 528, S 529 + S 523
  • Referentinnen und Referenten über Pool ausschreiben lassen
  • Referentinnen und Referenten kontaktieren und Equipement erfragen
  • genaues Konzept ins Wiki
  • Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mail-Verteiler)
im Vorfeld vor Ort
  • Raumanträge stellen
  • Ausstattung (Referentinnen und Referenten + Teilnehmerinnen und Teilnehmer berücksichtigen) organisieren (Flipchart, Pinnwände, etc.)
  • Verpflegung organisieren (Suppenbar + Selgros) + Geschirr via Studentenwerk
  • Unterkunft organisieren
  • Helferinnen und Helfer organisieren (via Doodle)
  • Rahmenprogramm erstellen
  • Ansprechperson Verpflegung + Unterkunft, wenn extern
  • Teilnahmeheft erstellen (Vorlage Denis, Überarbeitung Arvid)
  • Zugangsliste von Kanzlerin bestätigen lassen
  • checken, dass Raumreservierung + Zugangsliste beim Wachdienst sind
kurz vorher
  • Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste drucken + zum Wachdienst (via Kanzlerin) geben
  • Teilnahmebestätigung vorbereiten
  • Evaluationsbogen vorbereiten
  • Material versenden
  • organisatorische Informationen versenden
  • Notfallnummern besorgen
  • Schilder/Aufsteller anbringen
  • Parkplatz ausschildern
am Seminarwochenende selbst
  • Anfahrt
    • Teilnehmerinnen und Teilnehmer vom Bahnhof abholen
    • Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Wachdienst/Telefonnummer/Abholende
  • Anmeldung
    • Z123
    • Anmeldeliste ausfüllen
    • Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
    • Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
    • Kontaktnummern übergeben
  • Helferinnen und Helfer
    • Verpflegung
    • Betreuung
    • Organisation
  • Verpflegung
    • Geschirr parat halten (über StuWe?)
    • evtl. nachkaufen (Auto parat halten)
    • Wachdienst Bescheid geben für Anlieferung warmes Essen
    • Lieferanten bescheid geben, wo sie parken, anliefern, sich melden können
  • Technik
  • Drucker parat halten
am Ende
  • Feedback erfragen
  • Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmerinnen und Teilnehmer, TeamerInnen)
  • Schilder abnehmen
im Nachhinein

Dokumente[Bearbeiten]

  • Zugangsliste Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Wachdienst
  • Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
  • Raumschilder, Wegweiser
  • Badges
  • Evaluationsbögen
  • Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
  • Helferinnen und Helferliste
  • Programmheft
  • Ablaufplan
  • Anfahrtsplan (Karte)

Technik[Bearbeiten]

  • Leihlaptop
  • tragbarer Beamer
  • Notfalltelefon
  • Verlängerungskabel + Verteiler

Ausstattung[Bearbeiten]

  • Moderationskoffer
  • Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
  • Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
  • Strom
  • Flipchart
  • Pinnwände
  • WLAN

Siehe auch[Bearbeiten]