Rock am Pavillon/VII

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  • der Sitzung zum Planung der Veranstaltung Rock am Pavillon am 16.04.2014 (Anwesende: Konstantin, Stanislav, Jonas, Benjamin, Arthuras, Luise, Stefan)

.

Organisation allgemein[Bearbeiten]

  • Datum: Donnerstag, 12.06.2014
  • Uhrzeit: 15 bis 22 Uhr (Musik bis dahin)
    • Sondergenehmigung durch die Stadt um es länger zu machen und wegen der Lautstärke
  • Bei der Stadt müssen wir eine Ausschankgenehmigung beantragen (Jonas)
  • Helfer organisieren: Deadline Anfang Mai
  • kein Eintritt --> keine Gema

Organisation und Budget[Bearbeiten]

Zweck Beträge (in €)
Bands 500,-
Technik 500,-
Werbung 200,-
Getränke 500,-
Speisen 300,-
Hüpfburg 300,-
Kaution Hüpfburg 500,-
Wechselgeld 700,-
  • Budget: 3500 (Antrag durch Konstantin)
  • am Tag der Veranstaltung muss Bargeld als Kaution zur Verfügung stehen
  • Raumantrag für den Hof (Luise)
    • Kabeltrommel
    • Status: erledigt

Gewinn- und Verlustverteilung[Bearbeiten]

only StuRa

Hauptverantwortliche Person[Bearbeiten]

  • Konstantin

Ziele[Bearbeiten]

  • Studis mit Musik bespaßen

Preise[Bearbeiten]

  • Getränke:
    • Bier 1,00 €
    • AFG 0,50 €
    • Wasser 0,50 €
    • Longdrinks: 2,00 €
      • Pfand 0,50 €!

To - bring -Liste[Bearbeiten]

  • Becher
  • Grill und Zubehör (Grillzange, Messer, Kohle)
  • Lichtanlage
  • Müllbeutel mit Aufstellern
  • Kühlschrank draußen
  • Verteiler
  • Pappteller
  • Servietten

Specials[Bearbeiten]

  • Hüpfburg (André Albertus --> Albertusevents)
    • 200€

Catering[Bearbeiten]

  • Hubauer: (Stanislav)
    • Porter kam schlecht an --> max. einen Kasten
    • Radeberger kam schlecht an --> max. 2 Kästen
    • Freiberger kam gut an
    • Radler: 2 Kästen
      • es wurden knapp über 30 Kästen verkauft
    • Termin für den nächsten Morgen zum Abholen ausmachen!!!!
  • Fleischerei Haucke (Elxleben) Verpflegung:
    • Steak (ca. 80)
    • Roster (ca. 180)
    • Grillkäse (ca. 40)
    • Brötchen (Anfragen wegen Bäckerei)
    • 5 x Ketchup
    • 1 Eimer Senf

Kontakt der Organisatorinnen[Bearbeiten]

  • Facebookgruppe!!!!
  • Whats App Gruppe

Musik[Bearbeiten]

  • Musikrichtung: Rock / Indie / Alternative
  • Band:
    • Anfragen über Stefan und Joe: bereits 3 Bands mehr oder minder sicher
    • schriftliche Verträge
    • Abbau und Aufbau beachten (Zeit)
    • Anzahl Bands: 3 oder 4
      • My Best Antic
      • Max & The Bash
      • Any Dance
      • AA-Top
  • Anfrage der Bands, welche Technik usw. benötigt wird
  • Bandverträge im lila Ordner (Link zu Bandverträgen im Wiki)

Werbung[Bearbeiten]

  • Plakate und Flyer gestalten: Thomas für Drucken? (Jonas fragt), Benjamin, Martin beyer (m.beyer@stsura.htw-dresden.de - Konstantin)
  • StuRa Logo nicht vergessen
  • (5 Plakate A1, 500 Flyer, 20xA3)
  • Anzahl noch offen
  • Bildschirm im Foyer - Anfrage an Dezernat Technik
    • Status: noch offen
  • Facebookevent über Sabine

Helferinnen und Helfer[Bearbeiten]

  • Aufbau
    • 6 Leute ab 14 Uhr
  • Abbau
    • 8 Leute ab 22 Uhr
  • Durchführung
    • je 3 an Bar/Grill

Tontechnik[Bearbeiten]

Kasse[Bearbeiten]

  • 1 Bier
  • 1 Grill
  • Wechselgeld 700€
  • am Tag der Durchführung muss am Anfang und am Ende ein Stahlschrankberechtigter da sein!

Fazit/Verbesserungsvorschläge[Bearbeiten]

  • Fehler in Vorbereitung:
    • keine Fristen gesetzt oder eingehalten
    • Kommunikationskanal (Whats App) nicht von allen genutzt
    • kein durchgehenden Hefter angelegt
    • Bandverträge erst am Abend der Vorstellung unterschrieben (Vertrauensbasis)
    • viel in Vorkasse gegangen (eventuell eher Bargeld/Wechselgeld zum Arbeiten anfordern)
    • 2h Stunden für Abbau stand einer benötigt. Mehr Zeit im Raumantrag einplanen
    • Verteilerdosen/Kabeltrommel gefehlt
    • eventuell Stempelkarten für Bands um Anzahl Freigetränke einzuschränken
    • Finanzverantwortlichen festlegen
      • holt Geld
      • zählt am Abend der Veranstaltung Kassen
      • kümmert sich um Abbrechnung
  • Fehler in Nachbereitung:
    • nicht von Anfang an klar wann Hubauer Kästen abholt
    • Weiterverbrauch von Restfleisch und Verwendung der Kisten nicht organisiert
    • Netto-Brötchenkisten nicht zurück gebracht
    • zu wenig Mülllaufsteller
    • Finanzverantwortlicher sollte festgelegt werden

Siehe auch[Bearbeiten]