Semestereröffnungsparty/Sommersemester 2014

Regelmäßige Updates im Wiki werden vorausgesetzt!!! Es gibt einen Kommunikationskanal, der von jeden Verantwortlichen regelmäßig gecheckt wird. Dieser wird vor Beginn der Organisation festgelegt und von allen abgesegnet.

Organisatoren und Budget[Bearbeiten]

Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden

Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden
Faranto e. V.
ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.

Gewinn und Verlustteilung[Bearbeiten]

Finanzleiter/-verantwortlicher muss gewählt werden, der von Anfang an alle Rechnungen bekommt und managt
Abrechnung erfolgt über Finanzer
Finanzer überwacht Kassen, Wechselgeld, Abschöpfen der Kassen während der Veranstaltungen

Wahl der des Hauptverantwortlichen[Bearbeiten]

EIN HAUPTVERANTWORTLICHER, der alles einteilt
- Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung
- Hauptverantwortliche für die Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau
- Garderobe
- Einlass
- Bierbar
- Cocktailbar
- Springer
- Fotograf
- Abbau
- Aufbau
- Shotbar (Willkommensdrink)
- extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen)
Aufgaben verteilen:
- Verträge aufsetzen
- DJs suchen
- Security
- Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> braucht immer einen Helfer beim Einladen (Alaunstraße 81)
- Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft
- Getränkebestellungen
- Einkauf
- VVK
- Werbung (Flyer, Facebook, Plakate)
- Übergabe am nächsten Tag
ein Verantwortlicher für die Cocktailbar
- Einweisung
- Zusammenstellung der Cocktailkarte
- Versenden der Rezepte an alle Cocktailbar Leute
- Anfertigen des Einkaufszettels
- Übersicht mit allen benötigten Utensilien
  - Shaker
  - Eis
  - Löffeln
  - Schneidebretter
  - Schüsseln
  - Strohhalme
  - ...
- Musik im Raum
- Deko --> Mietmagazin
es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen

Ziele[Bearbeiten]

Coole Party für Studierende zu studentischen Preisen
- aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
- evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
- durch eine Chilloutlounge
Mitgliedergewinnung
- durch optische Präsenz der Kooperationspartner--> dazu sollte Werbung und Infomaterial vorhanden sein (von jeder Organisation sollte einen Vertreter schicken und vorher abklären, wer wo wann steht!!!)
- über Semesterablaufpläne informieren
- evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
  - z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name[Bearbeiten]

Name?
Musik?
Freigetränke nur für Helfer mit klarer Kennzeichnung

Raumaufteilung aus vom Haupteingang

Nebenraum rechts Bierbar
Garderobe direkt nach dem Einlass in dem kleinen Raum
Nebenraum links Cocktailbar
Hauptraum ?

VVK[Bearbeiten]

Sinnvoll oder nicht?
Falls ja frühzeitig um Kartendruck kümmern oder Gästeliste anfertigen (z.B. Google Drive Dokument, in das alle VVK Stellen reinschreiben können. Dazu muss eine zeitige Einweisung stattfinden, wie das Eintragen erfolgen soll)

Preise[Bearbeiten]

VVK (SS 14: 2,76€ bzw. 3€)
AK (4€)
Gaderobenpreis (0,50 €)

Getränke

Verantwortlicher der Bar macht die Preise

To - bring - Liste[Bearbeiten]

Barschilder mit Preisen
Barkarten
Helferlisten ausdrucken
Verantwortlichkeiten ausdrucken
Messer, Schneidebretter
Stempel, Stempelkissen
Garderobenmarken
Becher, Cocktail"gläser", Shotgläser
Bar, Bastrollen
Stifte
Schere, Klebeband
Lappen, Fit, Toilettenputzmittel, Einweghandschuhe
Toilettenpapier
Handtuch, Handfeger, Geschirrspültabs
Bieröffner
Zettel mit Raumaufteilung

* Mappe mit allen wichtigen Informationen

organisatorische Treffen[Bearbeiten]

Treffen der Schicht - Verantwortlichen
Helfer jeder Schicht müssen an den Einweisungstreffen dabei sein - sei es am Tag der Veranstaltung oder, wenn so angeordnet, Tage vorher
der Finanzer ist bei jedem Treffen der Hauptverantwortlichen dabei

Kontakt zwischen den Ebenen[Bearbeiten]

alle Helfer, sowie alle Verantwortlichen schreiben sich in ein Drive Dokument (Tabelle) ein --> Mail, Telefon, Name
Hauptkommunikationsmittel sollten die Treffen und E-Mails sein --> jeder ist angehalten seine Mails täglich zu checken!!!
das Wiki sollte immer up to date sein, so sollten alle Weisungsbefugten über Anmeldedaten verfügen

Aufgabenverteilung mit Budgetierung[Bearbeiten]

Stellenbeschreibung[Bearbeiten]

Jede Stelle/Helfer hat Rechte und Pflichten, die er während der Durchführung der Feier beachten soll(te)...

Barchef: beschäftigt sich ausschließlich mit der Planung rund um die Bar: Getränke, Preise, Musik, Deko (Mietmagazin), Musik!, Anlage ([Boxi]), Barzubehör, Schichten, Getränkekarten, Einweisung der Helfer, Verschicken der Rezepturen
Hauptverantwortlicher: ist DIE GANZE ZEIT vor Ort, regelt die Abnahme und vertragliche Dinge, überblickt die Schichten und Verantwortlichkeiten
Aufbauchef: regelt die Raumaufteilung und teilt die Helfer ein, überblickt "Annahmezeiten" der Bestellungen
Abbauchef: regelt den Abbau und die "Abgabezeiten" der übrigen Getränke und der gemieteten Deko
DJ: hat einen Vertrag vor der SSP aufzusetzen; Vereinbarung über bestimmte Getränke, die DJ kostenfrei konsumieren darf (nur Bier); darf nicht hinter die Bar und hat den Anweisungen der Veranstalter zu folgen
Einlass: es wird JEDER Besucher mindestens nach seinem Studentenausweis gefragt, FALLS er angeblich auf der Gästeliste steht oder ein Helfer ist
Garderobe: Vertrautmachen mit den Nummern der Gaderobe
Cocktailbar Helfer: Einweisung durch den Barchef für ALLE vor der Veranstaltung, sollten Vorkenntnisse haben, die Kasse wird immer geschlossen gehalten, bessere Aufteilung der Bedienung, nicht mit den Gästen verhandeln!, bei Barschluss wird die Bar auch wirklich geschlossen, Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke und Becher!!! Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
Bierbar: nicht mit den Kunden verhandeln!, bei Barschluss wird die bar auch wirklich geschlossen, Bierausgabe mit Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke, Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
Fotomann/-frau: es muss einen Verantwortlichen geben, der den ganzen Abend Fotos macht
Springer für die Bar: je Bierbar/Cocktailbar muss die ganze Zeit ein Auffüll-/Aufräumhelfer da sein (Eimer befüllen, Müll ausleeren, Getränke nachfüllen, Limetten schneiden, Deko schneiden)
Aufbauhelfer: werden vor der Veranstaltung genau eingeteilt, wer was wo aufbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Bestellung entgegen nehmen)
Abbauhelfer: werden vor dem Abbau genau eingeteilt, wer was wo abbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Getränke zurückgeben)
Finanzer: verteilt die Kassen, Wechselgeld, überblickt alle Geldein- und -ausgänge, 2500€ Wechselgeld?
evtl. Helfer für Welcome Drink Bar am Anfang
evtl. Helfer für Sandwiches am Ende der Veranstaltung

Helfer müssen klar erkennbar sein

Specials[Bearbeiten]

bei der letzten SSP gab es keine Specials...

Tusculum mieten[Bearbeiten]

mindestens 2,5 Monate vorher
Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
es ist eine Schanklizens vorhanden

Dekoration[Bearbeiten]

Beim Mietmagazin bestellen
- Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
- 5 Schirme (à 25€)
- 8 Stehtische (à 9€)
- leere Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
Anlieferungstermin muss klar sein!
Abholungszeitpunkt muss klar sein!
Budget: max. 300,-€
Deadline für die Bestellungen: einen Monat vorher

Aufbau der Bar[Bearbeiten]

große Tafel/Schilder mit Angebot und Preisen
Getränkekarten
Kassen mit Wechselgeld
Utensilien zum Zubereiten der Cocktails
alle Schichten der Bar, soltlen beim Aufbau dabei sein, damit sie genau wissen, wo was zu finden ist und wie man die Cocktails zubereitet
die Bar wird so "abgetrennt", dass keine Zivilisten hinter die Bar treten können --> Durchgang mit Tisch oder Schirm verwehren
Cocktailbecher müssen durch Sponsoren oder privat beschafft werden!!!

Werbung[Bearbeiten]

ein Verantwortlicher, der sich um Gestalter und Druck kümmert!
Facebook Event von EINEM Veranstalter erstellt
Flyer: SS 1500, WS 3000
Plakate: min. 50
Display im Foyer
Deadline: einen Monat vorher

Drucken

mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
Budget: 200,-€
Deadline: knapp einen Monat vorher
auch Facebook und Exma verwenden
Facebook Event mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
Budget: max.5€

Flyer[Bearbeiten]

Checkliste
- wo, wann, wer, wie teuer, Specials, Preis, VVK, Internetseite, Sponsoren

Fundraising[Bearbeiten]

Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
Budget: 0,-€
evtl. werden Cocktailbecher durch Sponsoren benötigt
Deadline: bevor die Werbung rausgeht

Getränke[Bearbeiten]

25 Kästen Wiküler
25 Kästen Freiberger waren das letzte mal sehr knapp!
3 Kästen Radler
alkoholfreies Bier bzw. Biermix?!
Pfeffi und Kirsch als Shots, Tequila Silver (Salz und Zitronen nicht vergessen), Tequila Gold (Zimt und Orangen)
Wodka
Jim Beam
Havanna Club
36 Flaschen Energy
8 Kisten Cola
1 Kiste Sprite
1 Kiste Fanta
3 Kisten Wasser
gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
- Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
ursprüngliche Bestellungen bei Hubauer
Budget: 1000€
Deadline für die Bestellung: knapp einen Monat vorher

sonst. Einkauf bei SELGROS[Bearbeiten]

Fahrer, Einkaufsliste vorbereiten
Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
Budget: 250,-€ ???
Deadline für Einkaufsliste: 10 Tage vor der Veranstaltung
Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn

Einkaufsliste[Bearbeiten]

> 160 Shotbecher --> mehr Shotbecher, falls es Willkommensshots gibts
20 Doppelte, 250g Käse, 1 Butter, 2x Kräuterfrischkäse, 4x Schinken, 1 Gurke, 2 Eisbergsalat

Security[Bearbeiten]

Verantwortlichen festlegen, der min. 3 Angebote einholen sollte(die Wache etc.) --> bis jetzt haben wir mit Connection zusammengearbeitet
3 Securitys ab 21:30 (30min. vor dem Einlass) - einer an Raucherbereich hinten und 2 an der Eingangstür
Budget: max. 350,-€
Deadline für Anfrage: einen Monat vorher
Deadline für Zusage: 20 Tage vorher

Licht- und Tontechnik [Bearbeiten]

Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen
Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
Budget: max. 450€
Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
Status: Termin von Boxi angenommen
Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
Status: erledigt

Garderobe [Bearbeiten]

Garderobenmarken vom StuRa HTW
Statt Kleiderstände eine Kombi aus Stühlen und Tischen und Garderobe vor Ort

Musik[Bearbeiten]

Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen

Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen

Angebote von DJs einholen
- Erfahrungsgemäß gute Stimmung: DJ Dude Crush und Stock 69
Budget: max. 250€
Deadline: 2 Monate vorher

Helfereinteilung[Bearbeiten]

Hauptverantwortlicher kümmert sich um die Werbe-Helfermail
- Deadline 1 Monat vorher
... und die Zusammenstellung der Helferlisten
- Deadline 3 Wochen vorher
Drive Dokument mit Handynummern und E-Mailadressen
Helferplan an alle Helfer und Schichtleiter schicken

Kasse[Bearbeiten]

1 Garderobe, 1 Einlass, 1 Bierbar, 1 Cocktailbar (Extras?)
StuRa HTW Dresden stellt Wechselgeldkassen
Wechselgeld: 1500,-€
Deadline für fertig vorbereitete Kassen: 18 Uhr am Veranstaltungstag

Transport(HTW/Tusculum)[Bearbeiten]

Anfrage bei Studitransporter, weil HTW Transporter viel zu klein
- 14 Uhr bis zum nächsten Tag um 08 Uhr
Deadline: 1,5 Monate vorher
Budget: 42,-€
Deadline bis zur Zusage: 08.03.14

sonstiges am Veranstaltungsort[Bearbeiten]

Verpflegung

Es wird belegte Brötchen geben

Siehe auch[Bearbeiten]