Bearbeiten von „StuRa:Referatsleitung/Einarbeitung“

== Idee ==

In diesem Artikel soll eine Dokumentation der für alle Referatsleitungen entstehen.

Die spezifische Einarbeitungen in das jeweilige Referat soll einzeln angelegt werden:
* [[Referatsleitung Finanzen/Einarbeitung|Finanzen]]
* [[Referatsleitung studentische Selbstverwaltung & Organisation/Einarbeitung|studentische Selbstverwaltung & Organisation]]
* [[Referatsleitung Personal/Einarbeitung|Personal]]
* [[Referatsleitung Studium/Einarbeitung|Studium]]
* [[Referatsleitung Hochschulpolitik/Einarbeitung|Hochschulpolitik]]
* [[Referatsleitung Soziales/Einarbeitung|Soziales]]
* [[Referatsleitung Qualitätsmanagement/Einarbeitung|Qualitätsmanagement]]
* [[Referatsleitung Öffentlichkeitsarbeit/Einarbeitung|Öffentlichkeitsarbeit]]
* [[Referatsleitung Internationales/Einarbeitung|Internationales]]
* [[Referatsleitung Kultur/Einarbeitung|Kultur]]
* [[Referatsleitung Sport/Einarbeitung|Sport]]
Die Artikel sollen der [[:Kategorie:Einarbeitung | Kategorie Einarbeitung]] uns der [[:Kategorie:Referat | Kategorie des jeweiligen Referates]] zugeordnet werden.

Später können und sollen auch die [[Einarbeitung]] für alle [[:Kategorie:Tätigkeitsbeschreibung | Tätigkeit]] zu den [[:Kategorie:Stelle | Stellen]] dokumentiert sein.

== Willkommen ==
Wer [[Referatsleitung/Einarbeitung | diesen Artikel]] lesen "muss", sei eingangs herzlich zur erfolgreichen [[Wahl]] gratuliert.

In der Funktion als [[Referatsleitung]] habt ihr insbesondere die Möglichkeit eure Spuren im [[StuRa]], der [[HTW Dresden]] und den Erinnerungen eurer [[Kommilitoninnen und Kommilitonen]] zu hinterlassen.

== Grundsätzliches ==
; „Mach mit, mach's nach, mach's besser“!
Bitte entnehmt diesem Motto, dass es an euch ist, das Niveau zu halten und zu verbessern. Es ist erkennbar, dass neue [[Referatsleitung]]en dazu neigen einfach ihre eigenen neuen [[Projekt]]e anzugehen und den [[zu erledigende Dinge | laufenden Betrieb]] zu vernachlässigen. Prüft eure [[Tätigkeitsbeschreibung]]en nach den [[zu erledigende Dinge]] und angefangenen [[Projekt]] und möglichen [[Idee]]n. Sollte euch dabei Dinge auffallen, die eurer Meinung nach keinen Sinn machen, so ändert sie. Wichtig dabei ist nur, dass es nachvollziehbar ist und nichts "herunterfällt". Aufgaben oder Tätigkeit, können auch anders verteilt werden. Grundsätzlich solltet ihr aber die Aufgaben eurer Vorgängerinnen und Vorgängerinnen, als deren (un- oder) mittelbaren [[Nachfolge]], übernehmen. Die Erfahrung zeigt, dass in den geschaffenen Konstrukten viele Überlegungen und Erfahrungen stecken. Habt dennoch den Mut zu Veränderungen und damit verbundenen Verbesserungen. Es ist aber eben dringlich anzuraten Vorschläge zu Veränderungen zu begründen und zu diskutieren. Für eine beratende Debatte sollten [[Altlasten]] ([[ÄRa]] oder [[Ehrenmitglieder]]) herangezogen werden.

; [http://unternehmershuttle.de/2011/01/was-bedeutet-strategische-kompetenz-von-der-kunst-den-richtigen-weg-zu-finden/ „Erst besinnt´s und dann beginnt´s“]!
Einfach darauf los funktioniert nichts! Im Gegenteil: Oftmals wird dann eher Schaden angerichtet.

Lieber einige wenige (wichtige) Aufgaben sorgfältig erfüllt, als eine Menge offene "verbastelte" Baustellen hinterlassen. Prioritäten zu setzen ist eine der wohl wichtigsten Aufgaben für die [[Referatsleitung | Leitung von]] [[Referat]]en.<br>
Im Übrigen ist es wohl arg ärgerlich eine Menge Aufwand investiert zu haben, und keine sicheres Gefühl zur Beendigung (Umsetzung) zu haben.

Wie wir ja sicherlich alle durchs [[Studium]] vermittelt bekommen (sollen), ist die sorgfältige [[Konzeption]] ein entscheidender Faktor für den potentiellen Erfolg.

; Entscheidungen treffen
* abwägen
* treffen
* begründen
* dokumentieren

; Tätigkeiten dokumentieren!

=== Bezeichnung ===
Auch wenn es wohl Festlegungen zur Bezeichnung gibt, so solltet ihr euch auch, alternativ zu [[Referatsleitung]], mit folgenden Bezeichnungen "schmücken" können dürfen:
* ''Referentin'' oder ''Referent'' oder ''ReferentIn''
* ''Referatsleiterin'' oder ''Referatsleiter'' oder ''ReferatsleiterIn''
* ''Referatsleitende'' oder ''Referatsleitender'' oder ''ReferatsleitendeR''

== Verwaltung ==

=== Verwaltung der Mitglieder ===
Folgende Prozesse müssen angestoßen und deren Ergebnisse kontrolliert werden:
{| class="wikitable"
|-
! Prozess
! zuständige Stelle
! Zweck
|-
|
"Registrierung" des [[neues Mitglied]]

(optional [[Kandidatur]] als [[Studentinnen- und Studentenrat/Mitglied#beratendes Mitglied | beratendes Mitglied des]] [[StuRa]])
| [[Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation]]
| Für alle (nachfolgende) Belange ist es wichtig überhaupt zu wissen wer wer ist, etwa die [[s-Nummer]] zu kennen um eine persönliche (namentliche) [[Mail-Adresse]] erstellen zu können, worauf dann viele andere Sachen beruhen.
|-
| Eintragung in [[Mail-Verteiler]] (des [[Referat]]es)
| [[Bereich Webservices]] (Betreuung Mail-Verteiler)
| Die [[Referatsleitung]] muss selbstverständlich [[Mail]]s an den [[Mail-Verteiler]] des Referates erhalten.
|-
| Eintragung in [[Mail-Verteiler]] (für die [[Referatsleitung]] des jeweiligen Referates)
| [[Bereich Webservices]] (Betreuung Mail-Verteiler)
|
für den Erhalt von speziellen Mail, womit nicht das gesamte Referat belastet werden soll

zum Beispiel
* Einladungen zu Sitzungen vom [[Referatskollegium]]
* Änderungen zu den Einträgen für [[Mail-Verteiler]] mit Moderation (etwa für auch das Bestätigen von Mitgliedern) bei [[Mail-Verteiler]]n des [[Referat]]es
|-
| Eintragung in Gruppen (des [[Referat]]es) im [[Plone]]
| [[Bereich Webservices]] (Betreuung Website)
| Die [[Referatsleitung]] muss selbstverständlich Inhalte für die [[Website]] (im Zuständigkeitsbereich des [[Referat]]es) erstellen können.
|-
| Eintragung (Änderung) entsprechender Seite (zum [[Referat]]) im [[Plone]]
* jeweilige Seite des [[Referat]]
** Eintragung in der Liste der Mitglieder (an entsprechender Stelle)
** Kategorisierung des persönlichen Ordners mit der Kategorie des jeweiligen Referates (sodass der Ordner bei der Kollektion ''Vorstellung'' des jeweiligen Referates angezeigt wird)
** persönlichen Account bei ''Mitglieder der Gruppe »''des jeweiligen Referates''«'' hinzufügen
* [http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/referate Darstellung durch die Seite ''Vorstellung der Referate''] (mit der Übersicht zu den Verantwortlichen der Referate) vom [http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/ Ordner Referate des StuRa]
* (aktuelle) Darstellung vom [http://www.stura.htw-dresden.de/stura/rk/mitglieder/ Ordner ''Mitglieder des Referatskollegiums''] (als Mitglied des [[Referatskollegium]]s) Kraft Amtes
** Kategorisierung des persönlichen Ordners mit der Kategorie ''Referatsleitung'' (sodass der Ordner bei der [[website:stura/rk/referatskollegium/ | Kollektion ''Vorstellung des Referatskollegiums'']] angezeigt wird)
** persönlichen Account bei [http://www.stura.htw-dresden.de/@@usergroup-groupmembership?groupname=referatskollegium ''Mitglieder der Gruppe »Referatskollegium«''] hinzufügen
| [[Bereich Webservices]] (Betreuung Website)
| Bei der Darstellung nach außen (auf der [[Website]]) soll die [[Referatsleitung]] benannt sein.
|-
| Eintragung (Änderung) entsprechender Vorlagen für Protokolle im [[Plone]]
| [[Präsidium]]
| Es soll der wiederkehrende Aufwand für das sammelnde Eintragen der Anwesenheit (auch wenn es fehlende Anwesenheit ist) vermieden werden.
|-
|}

=== Websites ===
* [[Website/Einarbeitung | Einarbeitung zur Nutzung der]] [[Website]]
* [[Wiki/Einarbeitung | Einarbeitung zur Nutzung des]] [[Wiki | Wiki]]s

=== Informationen und Werbung schalten ===
* [[Aushänge]]
* [[Website]]
* [[Infopoint#Informationsverbreitung | Meldungen am Infopoint]]
* [[E-Mail Adressen#Studentinnen- und Studentenschaft | Mails an weitere studentische Vertretungen]] (beispielsweise [[FSR]]s)
* [[E-Mail Adressen#alle Studentinnen und Studenten | Mails an alle Studentinnen und Studenten]]

== zu erledigende Dinge ==

=== Ideen ===

=== Projekte ===

=== von der Idee bis zur Umsetzung des Projektes ===
* 1. Schritt: [https://de.wikipedia.org/wiki/Definition Definition] einer Zielstellung für die jeweilige Idee
* 2. Schritt: Ausprägung der Zielstellung zu einem Projektplan
* 3. Schritt: Prüfung der Machbarkeit des Projektplans und ggf. Überarbeitung
* 4. Schritt: Umsetzung des Projektes
* 5. Schritt: [https://de.wikipedia.org/wiki/Validierung Validierung] des Projektes

== neue Referatsleitung ==

==== Benennung der Referatsleitung auf der Website ====
* auf der Seite eures Referates
** Eintragung in der Liste der Mitglieder (an entsprechender Stelle)
** Kategorisierung eures persönlichen Ordners, sodass ihr in der Sammlung (der Darstellung mit Bild) der Mitglieder mit angezeigt werdet
* bei der [[website:stura/ref/ | Vorstellung der Referate]] (als Übersicht zu allen [[Referat]]en mit den Besetzungen der Leitungen)
* beim [[website:stura/rk/ | Vorstellung des Referatskollegiums]] (als Übersicht zu allen Mitgliedern, also den [[Referatsleitung | Leitungen der]] [[Referat]]e)

==== Eintragung der Mitglieder in den [[Mail-Verteiler]] ====
* $rerferat@
* leitung.$rerferat@
*: somit
*:* Recht zur Verwaltung (Moderation) von [[Mail-Verteiler]]n des jeweiligen Referates
*:* Mitglied des [[Mail-Verteiler]]s [[mail-verteiler:rk | rk@]] [[Referatskollegium#rk@ | für das]] [[RK]]

==== [[Probe der Unterschrift]] ====

== Mitglieder ==
Die [[Referatsleitung]] ist für die (alle) Mitglieder des [[Referat]]es zuständig.

=== Mitglieder des Referates ===
Jedes Mitglied wird von der Referatsleitung bestellt. Jedes Mitglied kann auch abbestellt werden. Natürlich kann das Mitglied auch selbst entscheiden, dass es aus dem Referat als Mitglied ausscheidet.

==== Benennung der Mitglieder auf der [[Website]] ====

==== Eintragung der Mitglieder in den [[Mail-Verteiler]] ====
"Eigentlich" ist Verwalten der Mitglieder auf den [[Mail-Verteiler]] des Referates - wozu auch die [[Mail-Verteiler]] der [[Bereich]]e des [[Referat]]es gehören - Aufgabe des betreffenden Mitgliedes und der jeweiligen [[Referatsleitung]].

Dem (neuen) Mitglied des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es) sollte bekannt sein wie die [[Mail-Adresse]] des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es) ist. Die [[Mail-Adresse]] ist auf der [[Website]] beim [[Referat]] (bzw. [[Bereich]]) angegeben und kann daher im Zweifelsfall auch einfach dort eingesehen werden.<br />
Das (neue) Mitglied sollten den [[Mail-Verteiler]] bei der [http://lists.stura.htw-dresden.de Übersicht zu allen Mail-Verteilern bei ''lists.stura.htw-dresden.de''] finden können. Nach dem Anwählen des gewünschten [[Mail-Verteiler]]s ist eine Beschreibung und Erklärung zu jedem einzelnen [[Mail-Verteiler]] zu finden. Dort ist auch ein Abschnitt zu finden, wo der Antrag zur Aufnahme auf den [[Mail-Verteiler]] (sogenanntes ''Abonnement'') gestellt werden kann. Beim Stellen des Antrages soll das Mitglied die [[persönliche Mail-Adresse]] (beim [[StuRa]]) angeben. Anschließend erhält das Mitglied des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es) eine Mail und muss den gestellten Antrag bestätigen. (Dieser Zwischenschritt stellt sicher, dass das Mitglied diese [[Mail-Adresse]] tatsächlich besitzt.)<br />
Die [[Referatsleitung]] erhält über die [[Mail-Adresse]] [[Referat#leitung.$referat@ | leitung.''$referat''@]] eine Mail als Aufforderung zur Bearbeitung des Antrages zur Aufnahme des Mitgliedes auf den [[Mail-Verteiler]] des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es). Die Aufforderung wird - solange der Antrag nicht entschieden wurde - täglich wiederholt.<br />
Bei der Mail als Aufforderung zur Bearbeitung des Antrages zur Aufnahme des Mitgliedes auf den [[Mail-Verteiler]] des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es) wird der Link angegeben, wo der Antrag bearbeitet werden kann. Der Zugang zu dieser Seite bedarf der Verwendung des Passwortes für die Moderation des [[Mail-Verteiler]]s (, des Passwortes für die Administration des [[Mail-Verteiler]]s oder des Passwortes für die Administration für die Instanz [[Mailman]]). [[Referatsleitung]]en können das Passwort für die Moderation vom [[Mail-Verteiler]] bei der Betreuung vom [http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/mails/lists Dienst Mail-Verteiler]] ([[mail-verteiler:lists]]) beim [[Bereich Webservices]] erhalten oder neu setzen lassen.<br />
Die [[Referatsleitung]] kann nun entsprechend über den Antrag zur Aufnahme des Mitgliedes auf den [[Mail-Verteiler]] des [[Referat]]es (bzw. [[Bereich]]es) entscheiden und durch die Auswahl (''zustimmen''<!-- oder wie auch immer das Mailman bezeichnet -->, ''ablehnen'', ''wegwerfen''<!-- oder wie auch immer das Mailman bezeichnet --> oder ''verbannen''<!-- oder wie auch immer das Mailman bezeichnet -->) bestätigen.

==== Austragung der Mitglieder in den [[Mail-Verteiler]] ====
"Eigentlich" ist Verwalten der Mitglieder auf den [[Mail-Verteiler]] des Referates - wozu auch die [[Mail-Verteiler]] der [[Bereich]]e des [[Referat]]es gehören - einfach durch das betreffende Mitgliedes einfach selbst erledigen.

== [[Referatskollegium]] ==
Herzlichen Glückwunsch zur Wahl ins [[Referatskollegium]], kurz [[RK]].<!-- Was? Ja, du darfst Kraft Amtes die Stimme des Referates, das du leitest, führen. -->

Das [[RK]] ist das Organ des StuRa, welches aus allen Referaten besteht. Beratend sind auch die [[Sprecherinnen und Sprecher]] sowie die [[Beauftragung]]en Mitglied des [[RK]].

==== Stimmberechtigung im [[Referatskollegium]] ====
Jedes Referat hat eine Stimme. Das gilt auch für das Referat, das du leitest. Es obliegt der Referatsleitung wer die Stimme führt. Üblicher Weise ist es die Referatsleitung selbst. Im Falle der Abwesenheit der Referatsleitung kann auch die Stellvertretung die Stimme wahrnehmen. Aber mit einem Beschluss der Referatsleitung kann sich die Referatsleitung auch einzeln oder dauerhaft durch ein anderes Mitglied (des Referates) vertreten lassen.

==== Mail-Verteiler für das [[Referatskollegium]] ====
Das [[Referatskollegium]] hat die Mail-Adresse [[mail-verteiler:rk | rk@]].

Für jedes Referat gibt es jeweils die Mail-Adresse [[Referat#leitung.$referat@ | leitung.''$referat''@]] . Für diesen Mail-Verteiler ist die jeweilige Referatsleitung zuständig. Somit kann jede Referatsleitung selbst entscheiden, welche Mitglieder vom Referat auch zu Angelegenheiten des [[RK]] mitlesen darf (oder muss).

{| class="wikitable"
|-
|+ Weblinks zu den [[Mail-Verteiler]]n bei [[mailman]]
|-
! Referat
! Mitglieder des [[Referat]]es
! Aktive zur Vertretung (des [[Referat]]es) im [[Referatskollegium]]
|-
| [[Referat Finanzen|Finanzen]]
| [[mail-verteiler:finanzen|finanzen@]]
| [[mail-verteiler:leitung.finanzen|leitung.finanzen@]]
|-
| [[Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation|studentische Selbstverwaltung & Organisation]]
| [[mail-verteiler:verwaltung|verwaltung@]]
| [[mail-verteiler:leitung.verwaltung|leitung.verwaltung@]]
|-
| [[Referat Studium|Studium]]
| [[mail-verteiler:studium|studium@]]
| [[mail-verteiler:leitung.studium|leitung.studium@]]
|-
| [[Referat Hochschulpolitik|Hochschulpolitik]]
| [[mail-verteiler:hopo|hopo@]]
| [[mail-verteiler:leitung.hopo|leitung.hopo@]]
|-
| [[Referat Soziales|Soziales]]
| [[mail-verteiler:soziales|soziales@]]
| [[mail-verteiler:leitung.soziales|leitung.soziales@]]
|-
| [[Referat Qualitätsmanagement|Qualitätsmanagement]]
| [[mail-verteiler:qm|qm@]]
| [[mail-verteiler:leitung.qm|leitung.qm@]]
|-
| [[Referat Öffentlichkeitsarbeit|Öffentlichkeitsarbeit]]
| [[mail-verteiler:oea|oea@]]
| [[mail-verteiler:leitung.oea|leitung.oea@]]
|-
| [[Referat Internationales|Internationales]]
| [[mail-verteiler:internationales|internationales@]]
| [[mail-verteiler:leitung.internationales|leitung.internationales@]]
|-
| [[Referat Kultur|Kultur]]
| [[mail-verteiler:kultur|kultur@]]
| [[mail-verteiler:leitung.kultur|leitung.kultur@]]
|-
| [[Referat Sport|Sport]]
| [[mail-verteiler:sport|sport@]]
| [[mail-verteiler:leitung.sport|leitung.sport@]]
|-
|}

== Sichten des aktuellen Standes zum Referat ==
: Umschauen zum eigenen Referat

=== Darstellung des Referates auf der Website ===

Da sollten auch alle Bereiche und besonders prägenden Themen benannt sein. (Wie bei allen anderen auch, gibt es Ordner für ''Sitzungen'', ''Nachrichten'', ''Termine'' an oberster Stelle, und ''Rechenschaft'' und ''Stellen'' an unterster Stelle. Der Ordner ''Sitzungen'' und ''Rechenschaft'' ist wiederumg in Legislaturen untergliedert.)

=== Darstellung des Referates im Organigramm ===

[[website:organigramm]] (eine (oder mehrere) Weiterleitung zum Organigramm der jeweiligen (aktuellen) Legislatur, etwa bis vor 2021-09-01 [[website:stura/ref/personal/struktur/plenum/2021/stellenplan-organigramm-2021]])

=== Berücksichtigung des Referates im [[Stellenplan]] ===
: gemäß [[StuRa-AE-O]]

(sollte theoretisch auch in der [[#Darstellung des Referates im Organigramm]] ersichtlich sein)

=== Service des Referates ===
: nach außen

[[website:stura/ref/verwaltung/service/serviceangebote]]

== Koordination des [[Referat]]es ==

Zentrale Aufgabe einer [[Referatsleitung]] ist das Koordinieren des jeweiligen [[Referat]]es.

Die zentrale Koordination des [[Referat]]es erfolgt bei den [[#Sitzungen des Referates]]. Daher gibt es dazu eine separaten Unterabschnitt.

=== Sitzungen des [[Referat]]es ===

Die Organisation der Sitzungen des Referates ist ein rudimentäre Aufgabe der [[Referatsleitung]].

Alle [[Bereiche]] des Referates sollen zusammenkommen.

==== Einladung zur Sitzung des [[Referat]]es ====

* per Mail
** Adressierung
*** to referat@
*** cc intern@
** Inhalt
*** mindestens der Verweis auf den Termin auf der Website

== Anfragen ==

=== Anfragen von außen ===

Eingangs ist zu prüfen, ob das Referat für die Beantwortung der Frage zuständig ist. Dabei geht es nicht darum, ob das Referat betroffen ist, sondern, ob das Referat fachlich entsprechend passende Stelle ist. Wenn beispielsweise irgendein Referat wegen dem Verfahren zur Besetzung von Stellen, die beim Referat angesiedelt sind, gefragt wird, sollte die Anfrage nicht selbst beantwortet werden, sondern die Anfrage an das Referat Personal (für den Bereich Angestellte) weitergeleitet werden, sodass die Frage von dort aus beantwortet werden kann.

== Veränderung der Bereiche ==
<!-- Bitte versuche dir den Sinn des Bereiches gut zu überlegen. -->

regelt die [[StuRa-GrundO]]

== Bericht erstatten ==

=== Aufwand melden ===
: gemäß [[StuRa-AE-O]]

=== Rechenschaft ablegen ===
: gemäß Anspruch aus [[StuRa-GrundO]] (und [[GrundO]]?), und explizit [[KontO]]

=== finanziellen Aufwand rechtfertigen ===
: gemäß Anspruch aus [[FO]] (und Anspruch der [[Innenrevision]]?!), und explizit [[KontO]]

== [[Nachfolge]] sichern ==

== [[Mitwirkungsende]] zelebrieren ==

== Interessierte ==
* [[Benutzer:PaulRiegel|PaulRiegel]]

[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Einarbeitung]]