Faranto e. V.:Culture Shock Party/WiSe13-14

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Faranto

Begriffe

Analyse von Eckpunkten

• Zielsetzungen: Supercolle Semestereröffnungsfeier
• Zielgruppe: Incomings und Studenten
• Anzahl der Teilnehmer: mindestens 350
• Bereitschaft für hohe Finanzielle Chancen und Risiken
  • Vorschüsse
    • LPP: max. 500€
    • Erasmus: min. 415€ (Miete 115€und Kaution 300€Tusculum)+ ???
    • Faranto: min. 1000€(Philipp fragt Anni)
    • Summe: 1915€ Was kann ESN TU Dresden noch vorschießen?
• Veranstalter: Erasmus-Initiative Tu Dresden e.V., Faranto e.V. und LPP
• Helfer: mindestens 30
• setzen von Deadlines: 1 Monat vorher muss das Layout für die Plakate stehen (Paul)
• Motto: ???

Musik, Lokation und Technik für das Tusculum

Musik

Künstler engagieren:

• DJ ist noch unbekannt
• Playlist für Raum mit Cocktail-Bar: Ska (Paul stellt Gema-Freie Playlist zusammen)

Lokation

Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:

• maximale Kapazität: 400
• maximale Veranstaltungsdauer: ???
• zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein: -> Mainstream
  • Hauptfloor mit DJ
  • Nebenfloor mit Ska-Playlist
• Cocktailbar und Bierbar trennen (Joe)
• Die GEMA anmelden (Paul)
• Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen ???
  • evtl. über LEI-Haftpflichversicherung (Markus fragt nach)
• Lokation dekorieren (???)
  • Banner
• muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen (Markus fragt an)
  • ca. 2-3 Sicherheitskräfte werden benötigt
  • Genaue Anweisungen geben
• Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen (???)
  • Seife, Tücher, Toilettenpapier
• Gaderobe ist nicht vorhanden
  • besorgen von 6 Garderobenständer (Christian)
  • besorgen der Garderobenmarken (Arti)
• Technik ist nur Teilweise vor Ort
  • Boxi bietet super Konditionen und einen super Service (Markus und Joe)

Technik

Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen. (übernimmt Paul?)

• Kostenvoranschlag einholen (ca.400,-)
• Antransport und Abtransport klären (übernimmt Boxi)
• Aufbau und Techniker organisieren (übernimmt Boxi)

Verpflegung

• Essen
  • Brezeln
  • Würstchen mit Toastbrot (Joe kümmert sich um Würstchenwärmer vom StuRa)
• Bier (nur in Flaschen)
  • Wikühler
  • Feldschlösschen
  • Radler (entweder Feldschlösschen oder Freiberger)
  • Köstritzer
• Longdrinks
  • Cuba Libre
  • Wodka Energie
  • (Gin Tonic)
  • Wodka Orange
• Cocktails
  • Tequila Sunrise
  • Sex on the Beach
  • Swimmingpool
  • Mojito
• Alkoholfrei
  • Cola
  • Sprite
  • Orangensaft
  • Wasser

-> Getränkeliste beantragen Hubauer in Bautzen (Daniel) Dieser Getränkedienst bietet ähnlich gute Preise wir die Konkurrenz an, aber der Service ist viel besser. 50% des Einkaufes geschieht auf Kommission, die Lieferung übernimmt er und stellt bei dieser Größenordnung noch 1-2 Kühlschränke auf.

Sponsoring und Werbung (noch offen)

Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.

• Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
• Internetportale
  • Facebook
  • Exma
• Emails über Verteiler

Durchführung und sonstiges (noch offen)

Durchführung

Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:

• Einlass/Sicherheitsdienst
• Kasse mit Wechselgeld und Stempel
• Garderobe
• Bardienst (für Cocktails ist ein Hygienepass erforderlich)
• Verpflegungsdienst
• Helfer für sonstige Aktivitäten z.B.:Verteilen für jello shots in Spritzen, usw.

-> Helfer in Tabelle einteilen

sonstiges

• VVK-Karten anbieten (Nein)
• kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter
• Shaker (StuRa HTW)
• Brettchen (StuRa HTW)
• Messer (StuRa HTW)
• Becher (Ganz wichtig! Mehrwegbecher vom StuRa HTW?)
• Stößel (StuRa HTW)
• Servietten (StuRa HTW)
• Pappteller (StuRa HTW)
• Pfandmarken ???
• Cocktailbar (Joe)
• Reinigung möglichst extern erledigen lassen

Kalkulation

• Einnahmen
  • Sponsoring
  • Eintrittsgelder 3€*400=1200€
  • Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung 5€*400=2000€
    • Summe: 3200€

• Ausgaben
  • Musiker ???
  • GEMA ???
  • Miete (incl.Technik,Strom,Wasser,Techniker und sonst./versteckte Kosten) 115€
  • Veranstaltungshaftpflichtversicherung ???
  • Sicherheitsdienst ca. 300€
  • Technik ca. 400€
  • Werbung ca.150€
  • Verpflegung ???
  • Dekoration ca.200€ Joe: Deko teilweise vom StuRa
  • Transporter 50€
  • Speisen 150€
  • Reinigung ???
    • Summe 1365€+???
    • Zu Beachten: Wechselgeld min. 1500€ (Pfand und Gaderobe)

Auswertung und Dokumentation

Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.