Semester Shock Party/Organisation

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Faranto

Begriffe

Regelmäßige Updates im Wiki werden vorausgesetzt!!! Es gibt einen Kommunikationskanal, der von jeden Verantwortlichen regelmäßig gecheckt wird. Dieser wird vor Beginn der Organisation festgelegt und von allen abgesegnet.

Organisatoren und Budget

• Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden

• Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden
• Faranto e. V.
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.

Gewinn und Verlustteilung

• Finanzleiter/-verantwortlicher muss gewählt werden, der von Anfang an alle Rechnungen bekommt und managt
• Abrechnung erfolgt über Finanzer
• Finanzer überwacht Kassen, Wechselgeld, Abschöpfen der Kassen während der Veranstaltungen

Wahl der des Hauptverantwortlichen

• EIN HAUPTVERANTWORTLICHER, der alles einteilt
  • Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung
  • Hauptverantwortliche für die Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau
  • Garderobe
  • Einlass
  • Bierbar
  • Cocktailbar
  • Springer
  • Fotograf
  • Abbau
  • Aufbau
  • Shotbar (Willkommensdrink)
  • extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen)
• Aufgaben verteilen:
  • Verträge aufsetzen
  • DJs suchen
  • Security
  • Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> braucht immer einen Helfer beim Einladen (Alaunstraße 81)
  • Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft
  • Getränkebestellungen
  • Einkauf
  • VVK
  • Werbung (Flyer, Facebook, Plakate)
  • Übergabe am nächsten Tag
• ein Verantwortlicher für die Cocktailbar
  • Einweisung
  • Zusammenstellung der Cocktailkarte
  • Versenden der Rezepte an alle Cocktailbar Leute
  • Anfertigen des Einkaufszettels
  • Übersicht mit allen benötigten Utensilien
    • Shaker
    • Eis
    • Löffeln
    • Schneidebretter
    • Schüsseln
    • Strohhalme
    • ...
  • Musik im Raum
  • Deko --> Mietmagazin
• es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen

• Faranto e. V.:
• StuRa Referat Kultur:
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.:

Ziele

• Coole Party für Studierende zu studentischen Preisen
  • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
• Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
  • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
  • durch eine Chilloutlounge
• Mitgliedergewinnung
  • durch optische Präsenz der Kooperationspartner--> dazu sollte Werbung und Infomaterial vorhanden sein (von jeder Organisation sollte einen Vertreter schicken und vorher abklären, wer wo wann steht!!!)
  • über Semesterablaufpläne informieren
  • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
    • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name

• Name?
• Musik?
• Freigetränke nur für Helfer mit klarer Kennzeichnung

Raumaufteilung aus vom Haupteingang

• Nebenraum rechts Bierbar
• Garderobe direkt nach dem Einlass in dem kleinen Raum
• Nebenraum links Cocktailbar
• Hauptraum ?

VVK

• Sinnvoll oder nicht?
• Falls ja frühzeitig um Kartendruck kümmern oder Gästeliste anfertigen (z.B. Google Drive Dokument, in das alle VVK Stellen reinschreiben können. Dazu muss eine zeitige Einweisung stattfinden, wie das Eintragen erfolgen soll)

Preise

• VVK (SS 14: 2,76€ bzw. 3€)
• AK (4€)
• Gaderobenpreis (0,50 €)

Getränke

• Verantwortlicher der Bar macht die Preise

To - bring - Liste

• Barschilder mit Preisen
• Barkarten
• Helferlisten ausdrucken
• Verantwortlichkeiten ausdrucken
• Messer, Schneidebretter
• Stempel, Stempelkissen
• Garderobenmarken
• Becher, Cocktail"gläser", Shotgläser
• Bar, Bastrollen
• Stifte
• Schere, Klebeband
• Lappen, Fit, Toilettenputzmittel, Einweghandschuhe
• Toilettenpapier
• Handtuch, Handfeger, Geschirrspültabs
• Bieröffner
• Zettel mit Raumaufteilung

* Mappe mit allen wichtigen Informationen

organisatorische Treffen

• Treffen der Schicht - Verantwortlichen
• Helfer jeder Schicht müssen an den Einweisungstreffen dabei sein - sei es am Tag der Veranstaltung oder, wenn so angeordnet, Tage vorher
• der Finanzer ist bei jedem Treffen der Hauptverantwortlichen dabei

Kontakt zwischen den Ebenen

• alle Helfer, sowie alle Verantwortlichen schreiben sich in ein Drive Dokument (Tabelle) ein --> Mail, Telefon, Name
• Hauptkommunikationsmittel sollten die Treffen und E-Mails sein --> jeder ist angehalten seine Mails täglich zu checken!!!
• das Wiki sollte immer up to date sein, so sollten alle Weisungsbefugten über Anmeldedaten verfügen

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Stellenbeschreibung

• Jede Stelle/Helfer hat Rechte und Pflichten, die er während der Durchführung der Feier beachten soll(te)...

1. Barchef: beschäftigt sich ausschließlich mit der Planung rund um die Bar: Getränke, Preise, Musik, Deko (Mietmagazin), Musik!, Anlage ([Boxi]), Barzubehör, Schichten, Getränkekarten, Einweisung der Helfer, Verschicken der Rezepturen
2. Hauptverantwortlicher: ist DIE GANZE ZEIT vor Ort, regelt die Abnahme und vertragliche Dinge, überblickt die Schichten und Verantwortlichkeiten
3. Aufbauchef: regelt die Raumaufteilung und teilt die Helfer ein, überblickt "Annahmezeiten" der Bestellungen
4. Abbauchef: regelt den Abbau und die "Abgabezeiten" der übrigen Getränke und der gemieteten Deko
5. DJ: hat einen Vertrag vor der SSP aufzusetzen; Vereinbarung über bestimmte Getränke, die DJ kostenfrei konsumieren darf (nur Bier); darf nicht hinter die Bar und hat den Anweisungen der Veranstalter zu folgen
6. Einlass: es wird JEDER Besucher mindestens nach seinem Studentenausweis gefragt, FALLS er angeblich auf der Gästeliste steht oder ein Helfer ist
7. Garderobe: Vertrautmachen mit den Nummern der Gaderobe
8. Cocktailbar Helfer: Einweisung durch den Barchef für ALLE vor der Veranstaltung, sollten Vorkenntnisse haben, die Kasse wird immer geschlossen gehalten, bessere Aufteilung der Bedienung, nicht mit den Gästen verhandeln!, bei Barschluss wird die Bar auch wirklich geschlossen, Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke und Becher!!! Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
9. Bierbar: nicht mit den Kunden verhandeln!, bei Barschluss wird die bar auch wirklich geschlossen, Bierausgabe mit Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke, Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
10. Fotomann/-frau: es muss einen Verantwortlichen geben, der den ganzen Abend Fotos macht
11. Springer für die Bar: je Bierbar/Cocktailbar muss die ganze Zeit ein Auffüll-/Aufräumhelfer da sein (Eimer befüllen, Müll ausleeren, Getränke nachfüllen, Limetten schneiden, Deko schneiden)
12. Aufbauhelfer: werden vor der Veranstaltung genau eingeteilt, wer was wo aufbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Bestellung entgegen nehmen)
13. Abbauhelfer: werden vor dem Abbau genau eingeteilt, wer was wo abbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Getränke zurückgeben)
14. Finanzer: verteilt die Kassen, Wechselgeld, überblickt alle Geldein- und -ausgänge, 2500€ Wechselgeld?
15. evtl. Helfer für Welcome Drink Bar am Anfang
16. evtl. Helfer für Sandwiches am Ende der Veranstaltung

Helfer müssen klar erkennbar sein

Specials

• bei der letzten SSP gab es keine Specials...

Tusculum mieten

• mindestens 2,5 Monate vorher
• Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
• es ist eine Schanklizens vorhanden

Dekoration

• Beim Mietmagazin bestellen
  • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
  • 5 Schirme (à 25€)
  • 8 Stehtische (à 9€)
  • leere Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
• Anlieferungstermin muss klar sein!
• Abholungszeitpunkt muss klar sein!
• Budget: max. 300,-€
• Deadline für die Bestellungen: einen Monat vorher

Aufbau der Bar

• große Tafel/Schilder mit Angebot und Preisen
• Getränkekarten
• Kassen mit Wechselgeld
• Utensilien zum Zubereiten der Cocktails
• alle Schichten der Bar, soltlen beim Aufbau dabei sein, damit sie genau wissen, wo was zu finden ist und wie man die Cocktails zubereitet
• die Bar wird so "abgetrennt", dass keine Zivilisten hinter die Bar treten können --> Durchgang mit Tisch oder Schirm verwehren
• Cocktailbecher müssen durch Sponsoren oder privat beschafft werden!!!

Werbung

• ein Verantwortlicher, der sich um Gestalter und Druck kümmert!
• Facebook Event von EINEM Veranstalter erstellt
• Flyer: SS 1500, WS 3000
• Plakate: min. 50
• Display im Foyer
• Deadline: einen Monat vorher

Drucken

• mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
• Budget: 200,-€
• Deadline: knapp einen Monat vorher
• auch Facebook und Exma verwenden
• Facebook Event mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
• Budget: max.5€

Flyer

• Checkliste
  • wo, wann, wer, wie teuer, Specials, Preis, VVK, Internetseite, Sponsoren

Fundraising

• Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
• Budget: 0,-€
• evtl. werden Cocktailbecher durch Sponsoren benötigt
• Deadline: bevor die Werbung rausgeht

Getränke

• 25 Kästen Wiküler
• 25 Kästen Freiberger waren das letzte mal sehr knapp!
• 3 Kästen Radler
• alkoholfreies Bier bzw. Biermix?!
• Pfeffi und Kirsch als Shots, Tequila Silver (Salz und Zitronen nicht vergessen), Tequila Gold (Zimt und Orangen)
• Wodka
• Jim Beam
• Havanna Club
• 36 Flaschen Energy
• 8 Kisten Cola
• 1 Kiste Sprite
• 1 Kiste Fanta
• 3 Kisten Wasser
• gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
  • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
• ursprüngliche Bestellungen bei Hubauer
• Budget: 1000€
• Deadline für die Bestellung: knapp einen Monat vorher

sonst. Einkauf bei SELGROS

• Fahrer, Einkaufsliste vorbereiten
• Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
• Budget: 250,-€ ???
• Deadline für Einkaufsliste: 10 Tage vor der Veranstaltung
• Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn

Einkaufsliste

• > 160 Shotbecher --> mehr Shotbecher, falls es Willkommensshots gibts
• 20 Doppelte, 250g Käse, 1 Butter, 2x Kräuterfrischkäse, 4x Schinken, 1 Gurke, 2 Eisbergsalat

Security

• Verantwortlichen festlegen, der min. 3 Angebote einholen sollte(die Wache etc.) --> bis jetzt haben wir mit Connection zusammengearbeitet
• 3 Securitys ab 21:30 (30min. vor dem Einlass) - einer an Raucherbereich hinten und 2 an der Eingangstür
• Budget: max. 350,-€
• Deadline für Anfrage: einen Monat vorher
• Deadline für Zusage: 20 Tage vorher

Licht- und Tontechnik

• Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen
• Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
• Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
• Budget: max. 450€
• Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
• Status: Termin von Boxi angenommen
• Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
• Status: erledigt

Garderobe

• Garderobenmarken vom StuRa HTW
• Statt Kleiderstände eine Kombi aus Stühlen und Tischen und Garderobe vor Ort

Musik

• Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen

Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen

• Angebote von DJs einholen
  • Erfahrungsgemäß gute Stimmung: DJ Dude Crush und Stock 69
• Budget: max. 250€
• Deadline: 2 Monate vorher

Helfereinteilung

• Hauptverantwortlicher kümmert sich um die Werbe-Helfermail
  • Deadline 1 Monat vorher
• ... und die Zusammenstellung der Helferlisten
  • Deadline 3 Wochen vorher
• Drive Dokument mit Handynummern und E-Mailadressen
• Helferplan an alle Helfer und Schichtleiter schicken

Kasse

• 1 Garderobe, 1 Einlass, 1 Bierbar, 1 Cocktailbar (Extras?)
• StuRa HTW Dresden stellt Wechselgeldkassen
• Wechselgeld: 1500,-€
• Deadline für fertig vorbereitete Kassen: 18 Uhr am Veranstaltungstag

Transport(HTW/Tusculum)

• Anfrage bei Studitransporter, weil HTW Transporter viel zu klein
  • 14 Uhr bis zum nächsten Tag um 08 Uhr
• Deadline: 1,5 Monate vorher
• Budget: 42,-€
• Deadline bis zur Zusage: 08.03.14

sonstiges am Veranstaltungsort

Verpflegung

• Es wird belegte Brötchen geben

Siehe auch

• Semestereröffnungsparty
• Faranto/Culture Shock Party/SoSe14