Studentinnen- und Studentenrat/Sitzung

Organisation

Allgemeines zur Organisation von Sitzungen gilt selbstverständlich auch für die die Organisation der Sitzungen des StuRa.

Das Präsidium sollte den Aufwand zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen des StuRa bewältigen.

Oftmals wird leider der Aufwand zur Organisation rund um Sitzungen unterschätzt. Deshalb sollten es auch beim SuRa im Präsidium 5 Mitglieder sein um die Aufgaben fair zu verteilen und diesen schnellstmöglich nachkommen zu können. Wer der Meinung ist, dass das die Arbeit im Präsidium "nebenbei" gemacht sei, kann gerne sich beim Präsidium melden und dort mal seine eigene Erfahrung machen.

Das Präsidium schafft eine Entlastung aller Beteiligten bei Sitzungen des StuRa. Das beginnt mit der Aufbereitung der zu behandelnden Themen, sodass eine Vorbereitung der Teilnehmenden auf die Sitzung möglich ist und somit das Thema nicht von Grund auf während der Sitzung für alle vermittelt werden muss und endet mit der einfach nachvollziehbaren Dokumentation hinsichtlich gefassten Beschlüssen auf Dauer, wodurch eine Vielzahl von Unklarheiten bei zur Umsetzung vermieden werden.

Präsidium

Die aktuelle Verteilung der Aufgaben zur einer Sitzung findet man im Plone Aufgaben 2023/2024

Antrags- und Beschlussverwaltung

Die Antragsverwaltung übernimmt die Aufgabe des Einpflegen der Anträge zur nächsten Sitzung oder bittet um vervollständigen der Anträge, wenn diese unvollständig beim Präsidium eingehen.

Die Beschlussverwaltung schaut nach den Sitzungen welche Beschlüsse würden gefasst und welche nicht und die beschlossen Beschlüsse fertig die Beschlussverwaltung aus und lässt ein Mitglied des Präsidiums die Beschlüsse unterschreiben. Danach werden diese in einem Beschluss Ordner abgehefetet.

Termine

Wie es zu den Sitzungen des StuRa kommt, regelt aktuell die Satzung.

Die Grundordnung der Studentinnen- und Studentenschaft (und daraus folgenden Ordnungen), die die Satzung ersetzen soll, ergeben sich die Reglungen zum "Ansetzen" der Sitzungen der Organe der Studentinnen- und Studentenschaft, als auch die Sitzungen des StuRa. Die ordentlichen Sitzungen des StuRa sollten sich aus der beabsichtigten Geschäftsordnung des StuRa dann ableiten lassen.

Vorbereitung

Vorbereitung aller geplanten Sitzungen des StuRa

Sobald die Sitzungstermine bekannt sind, kann die Vorbereitung für Sitzungen des StuRa beginnen.

Daher können folgende Tätigkeiten zur Vorbereitung erledigt werden:

• Eintragung des einzelnen Termins auf der Website
  • Ordner zur Sitzung (nach Vorlage) anlegen
  • Termin anpassen

    Der Termin im Plone (unserer Website) kann gleich als vorläufige TO dienen und bietet so die Möglichkeit für alle Nutzerinnen und Nutzer TOPs selbst einzutragen.

  • Betreuung der vorläufigen TO (als Termin)

Vorbereitung einer einzelnen Sitzungen des StuRa

• Einladung aller Mitglieder (per Mail)

  Bei außerordentliche Sitzungen ist eine Einladung notwendig, damit alle über die Besonderheit des Stattfindens und der Gegenstände der Sitzung informiert sind.

  Das Versenden einer Einladung ist bei ordentlichen Sitzungen optional. Das Präsidium kann jedoch so auf mögliche Besonderheiten zur Sitzungen des StuRa hinweisen.

• Entgegennehmen von Anträgen
  • Mitglieder des StuRa können (als Nutzerinnen und Nutzer vom Plone) auf der Website selbst ihre Anträge eintragen. Der entsprechende TOP muss dazu in die vorläufige TO eingetragen sein und ein Verweis zum Antrag hergestellt sein.
  • Alle können ihren Antrag an das Präsidium
    1. als Mail an p@ senden
• Sofern möglich, sollten die zuständigen Referate über Anträge, insbesondere das Referat Finanzen zu Finanzanträgen vor der Sitzungen des StuRa informiert werden. Selbstverständlich sollten die Referatsleitungen sich auch selbst auf die Sitzungen des StuRa vorbereiten und die TO nach ihr Referat betreffende Anträge prüfen.

Vorbereitung der Sitzungen des StuRa

• Gerät zur Aufzeichnung prüfen und einrichten

Abstimmungen

Es wird zwischen normalen offenen Abstimmung und geheimer Abstimmung unterschieden. Gegenstände wo keine Personen betroffen sind werden in der Regel offen abgestimmt und bei einem Gegestand wo jemand zur Wahl steht wird geheim Abgestimmt. Für die Gegenstände wo geheim abgestimmt werden soll werden in der Regel vor der Sitzung Umfragen vorbereitet in einem Digitalen Umfragetool und dann während der Sitzung an die Stimmmberechtigen Mitglieder versendet. Der Ausgang der Abstimmung wird in der Sitzung noch bekannt gegeben und die Leute die zur Wahl standen werden informiert über das Ergebnis. Abstimmen kann man mit Ja!, Nein! und Enthaltung!

Gut vorbereitet, existieren schon Umfragen für die Gegenstände wo es um Wahlen geht. Bei einer Wahl ist das die kandidierende Person und das Amt wofür kandidiert wird.B

Durchführung

• Sitzungleitung
• Redeleitung während der Sitzung
• Protokollierung der Sitzungen
  • Erstellung der Protokolle
  • Veröffentlichung der Protokolle

kurzfristige Raumänderung

• Änderung mit Verweis zum tatsächlichen Ort mindestens am ursprünglichen Ort der Sitzungen des StuRa bekanntgeben

Tagesordnung

• die StuRa-Sitzungen folgen im Großen und Ganzen dieser üblichen Form
• zur Erleichterung schufen Aktive Sitzungsvorlagen für die einzelnen Tätigkeitsbereiche:

Anwesenheit

Abwesenheit

Mitteilung der Abwesenheit

Es gibt keine Festlegung zur "Mitteilung der Abwesenheit" von Sitzungen des StuRa.

Dennoch gehört es zum "guten Ton" sich im Falle der absehbaren Abwesenheit, zu entschuldigen. Insbesondere die stimmberechtigten Mitglieder des StuRa sollten ihre Abwesenheit mitteilen, da von ihrer Anwesenheit die Beschlussfähigkeit abhängig ist.

Der üblichste Weg hierfür, ist wohl eine Mail an den Bereich Sitzungsleitung an den Mail-Verteiler sitzung@stura.

Alternativ kann die Mitteilung auch als Eintrag beim Termin (als Einladung mit der vorläufigen Tagesordnung) auf der Website erfolgen.

besondere

konstituierende

• Vorstellung
  • des StuRa (vorzugsweise unmittelbar vor der konstituierenden Sitzung, aber dazu muss entsprechend, etwa bei der Benachrichtigung der Gewählten, informiert werden)
  • der bisherigen Mitglieder des StuRa
  • der neuen Mitglieder des StuRa
  • Angestellte (möglichst mit deren Anwesenheit)
• Information
  • Ordnungen des StuRa
    • Grundordnung (aktuell noch die Satzung)
    • Wahlordnung
    • Finanzordnung
  • Gliederung des StuRa in Referate
  • Ämter und Stellen
• Beschlüsse
  • Kooption der beratenden Mitglieder
  • Festlegung der Sitzungszeit
  • Wahl der Ämter

Im Übrigen ist auch nett eine Nachricht mit Bild, oder gar eine PM, zur ersten Sitzung zu erstellen. (Beispielsweise machte das der StuRa 2016.)

Aufzeichnung

Zur Erstellung und ergänzend zum Protokoll wird die Sitzung des StuRa akustisch aufgezeichnet.

Bei Teilen der Sitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit ist darauf zu verzichten oder die Daten bedürfen der besonders Sorgfältigen Verwahrung, die sehr schwierig zu gewährleisten erscheint.