Faranto e. V.:Faranto e. V./Mitgliederversammlung WiSe 13-14

Protokoll der MV am 01.02.2014

Beginn: 10:00 Uhr

Anwesende:

• Philipp Kaiser
• Elisa Löwe
• Fanny Albrecht
• Audrey Gicquel (bis 13:45 Uhr)
• Jens Kinne
• Miriam Dütthorn (bis 13:05 Uhr)
• Jan Tomáš
• Markus Dietze
• Luise Heidekrüger
• Lucas Meinhold
• Ann-Kathrin Heupel (ab 11:30 Uhr)

1 Vorstellungsrunde (inkl. Frühstück)

• 10:00 - 11:00 Uhr

2 Semesterrückblick (Bericht des Vorstandes)

• 11:00 - 11:10 Uhr

• http://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/ESN/Semesterablaufplan/WiSe13-14

• Es werden Fotos der einzelnen Veranstaltungen gezeigt und zu den wichtigsten ein Bericht abgegeben
  • ESE
  • CSP
  • Running Dinner
  • Länderpartys
  • Weihnachtsmarkttour
  • International Christmas Eve
    • Jens hat ein falsches Blech zu Hause. Evtl. wurde es mit einem aus der Location vertauscht. - Philipp ruft in der Insel an und fragt nach.

3 Ausblick kommendes Semester / SS 2014

• http://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/ESN/Semesterablaufplan/SoSe14

3.1 Semesterablaufplan

• 11:10 - 11:35 Uhr

3.1.1 interne Termine (Sitzungen, MV, AG Treffen)

• (voraussichtlich) Dienstags in der Gremienblockzeit
• siehe TOP 5.7

3.1.2 externe Termine

• (ESN-Termine, SMs, DAAD-Termine, Stadt, Land, Bund, Europa)
• French-German-SM (20.-23.03./Jena); AGM (03.-07.04./Mailand)
• Finanzierung der Reisekosten soll über Fördergelder geklärt werden

3.1.3 Events für die Studis

• Sprachkaffeekonzept soll ausgebaut werden
• Buddysystem notwendig mit Beginn des Semesters, inkl. Abholservice
• Anmeldung für Events zu "Länderparty"s und zu regulären Büroöffnungszeiten

-> Büroöffnugnszeiten sollen eingerichtet werden

• Feldschlösschenbrauereibesichtigung vorverlagern und Anmeldung zur Einführungswoche durchführen
• "Sportfest" hat jetzt auch die TU und möchte evtl gern mit uns zusammen dies durchführen
  • Es gibt Bedenken, dass nicht genug von unseren Incomings teilnehmen können
  • Bisher nicht so zuverlässige Zusammenarbeit mit der TU, daher eher abzulehnen
• Idee: Lasertag auf dem Gelände oder in der HTW, evtl mit der TU zusammen
• mehr Dinge draußen machen im Sommer, Wetter nutzen!
• Fahrt nach Berlin sollte ins Programm
  • Anfrage an Studis zu Beginn des Semesters
  • Stadtführung etc. über ESN Potsdam
  • Fahrt z.B. Postbus ADAC 9€
  • eigenen Bus mieten und diesen dann auch für z.B. Stadtrundfahrt und Ausflüge nutzen
• Unikino mit original Filmen in Kooperation mit dem Bereich Kino des StuRa und dem Referat Internationales

3.2 Zielsetzungen unserer Amtsperiode

• 11:35 - 12:20 Uhr

3.2.1 Logoänderung

• http://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/Faranto_e._V.:Logo
• an Monitor Hautpteingang/ Mensa) : "Faranto im neuen Look" + Mitgliederwerbung

3.2.2 Website

• www.faranto.de (bei der MV bekommt ihr einen Einblick auf die neue Homepage)
• alte Website wird offline geschaltet, ab neuem Semester neue Website

3.2.3 Infobroschüren für potenzielle neue Mitglieder

• Vorlage evtl. Faltblatt ESN TU
• Termine in einzelnem Blatt beifügen + Link zur Homepage

3.2.4 Infobroschüren für Incomings

• inkl. Programm des Semesters
• evtl kann Survival Guide der Incomings übernommen werden
• Inhalte des Hochschul ABC übernehmen
• einzelne wiederkehrene Veranstaltungen in Heft beschreiben
• Bevor die Incomings ankommen, Datei per PDF versenden
• Anregungen auch beim StuRa der TU Dresden
• StuRa Finanzierung und Erstellung über Referat Internationales klären (Daniel Möller ist Ansprechpartner)

3.2.5 Sponsoring/Finanzierung des Vereins

• Philipp hat direkten Kontakt zur Feldschlösschen Brauerei
• Fakultät WiWi
• ca. 300 € an Sachspenden für den International Christmas Eve eingewordeb
• generelle Sponsoren und Fördergelder ist Elisa am akquirieren
  • Handlungsprogramm für Toleranz bis zu 10.000€ pro Jahr und Vereinigung, Events mit bis zu 1000€
  • Fördergelder über Stadt, Bund, Land, EU
• StuRa Budget für Faranto und das Referat Internationales (Faranto: €1050, Ref.Int. (ESN-Topf): noch ca. €740); Voraussetzung: Konzept mit passenden Veranstaltungen zum austausch zwischen Deutschen und Ausländern, öffentliche Infoveranstaltungen, etc.
• Geldspenden von Ehrenmitgliedern der Hochschule; Interessenten: Prof. Dr. Richter und Prof. Dr.-Ing. Gennadi Zikoridse
• 200€ Geldspende von Herrn Yujie Yao
• gezielt an Professoren herantreten
• evtl. Sponsoringbroschüre/Ehrenmitgliedswerbebroschüre

3.2.6 Verbesserung des Images

• Präsenz an der Hochschule ausbauen
• Kooperationen zu internationalen Vereinen ausbauen, wie z.B. International friends, B(undesverband)A(usländischer)S(tudierender), Ausländerrat Dresden
• mehr Werbung über Facebook v.a. bezüglich kultureller Veranstaltungen
• Außendarstellung: PR - Audrey; monatlichen Newsletter über Hochschulverteiler verschicken (Bsp. z.B: WiWi-Newsletter)

3.2.6.1 Außendarstellung via Website/Facebook

• Unbedingt Fotos vorher sichten, ob sie dem Image entsprechen, da Imageschädigend
• Lieber Fotos von anderen Events und Gruppenfotos
• keine Absturzfotos
• klare Rechte und Zuständigkeiten, wer was postet
• ansprechendes Englisch sollte Voraussetzung sein
• Eventerstellung sollte mit Veransatlter abgestimmt sein, damit es nciht wieder zu Differenzen in der AUßendarstellung kommt
• Facebookevents nur als Ergänzung, hauptsächlich auf Homepage und nur auf Facebook verlinken

3.2.6.2 Fokus auf Kultur- und Sprachveranstaltungen

• International Coffee hour/ Sprachenkaffee, etc. um Austausch zwischen deutschen und internationalen Studis zu fördern
• Internationales Kino (OmU) mit StuRa Kino zusammen
  • Fristen beachten [Werbeplakate] , bei Referat Kultur anfragen (Kontakt besteht bereits durch Referat Internationales!)

3.3 Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stellen der Hochschule

• (AAA, StuRa, Fakultäten, ...)

• 12:20 - 12:25 Uhr
• Überschneidungen von Farantomitgliedern und anderen Gremien
  • Daniel ist Referatsleiter Internationales und stimmberechtigt im StuRa
  • Philipp und Elisa sind beratende Mitglieder im StuRa und FSR WiWi
  • Luise und Markus sind beratende Mitglieder im StuRa
• Events anderer beachten
  • ESN TU
  • FSRä
  • StuRa
• Zusammenabeit mit AAA intensivieren
• regelmäßiges Rektoratsgespräch
• Kritik anbringen
  • fehlendes internationales Infomaterial über die Hochschule
• Geld über den Internationales Topf der Hochschule anfragen - Verweis auf Internationalisierungsstrategie der Hochschule
• SHK des AAA

3.4 Neue Struktur

• 12:25 - 13:05 Uhr

• Vorstellung des neuen Organigramm (sollte nochmal überarbeitet werden)
• http://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/Faranto_e._V.:Organigramm
• klarere Strukturen schaffen, klare Zuständigkeiten, Aufgabenteilung
• Stellen ab nächstem Semester besetzen
• regelmäßiges "Coordinator-Treffen" einrichten, evtl. vor oder nach den Sitzungen
• Stellenbeschreibung Partyteam: Welche Aufgaben?
  • bisher Unklarheiten über Aufgabenumfang
  • Problem: häufige Nicht-Anwesenheit der Betroffenen, v.a. bei Planungstreffen, wo Anwesenheit sehr wichtig ist
  • Auf- und Abbau unter Mitgliedern aufteilen
  • Party-Coordinator Einarbeitung, damit fließender Übergang möglich ist
  • Ausschreibung über Studiverteiler
• bessere Integration vor allem von neuen Mitgliedern
• vor der Einführungswoche internes Wochenende veranstalten, wo Stellenbeschreibungen gemeinsam erstellt und Aufgaben verteilt werden
• eventuell Mentoringprogramm einführen (ein neues Mitglied bekommt ein altes an die Hand, welches es anlernt)
• Namensemail-Adressen für jedes Mitglied einrichten: ... @faranto.de
  • E-Mail Verteiler muss neu strukturiert werden, bisher bekommt nur vorstand@faranto.de wichtige Emails

-> Wer erstelt die Stellenbeschreibung bis wann? im Anschluss der MV -> wann wirds wie ausgeschrieben? im Anschluss der Prüfungen (Samstag 01.03.?) -> wann wirds wie besetzt? Vorstand entscheidet zeitnah und stellt die betreffenden per Mail und 1. Sitzung vor

• 5.3. Info-Treff 18 Uhr HTW --> Einführungswoche, Organigramm, Kommunikation, Mentoring
• Internes Wochenende zur Einarbeitung
  • 14.3. 11-18, anschließend Neustadttour
  • 15.3. ganzer Tag
  • 16.3. parallel zum Wandern

Pause: 13:05 - 13:30 Uhr

4 Feedbackrunde

• 13:30 - 13:50 Uhr

4.1 Was war gut

• Einführungswoche, Section Meeting [Orga und Durchführung]
• bessere Transparenz, z.B. Faranto-Wiki, Titanpad
• gesteigerte Professionalität
• durch Diskussionen können Mitglieder sich besser einbringen, aktiv mitwirken
• Engagement von einzelnen Mitgliedern, großes Lob!
• wir haben endlich ein schönes, neues CI-konformes Logo --> danke Lucas!
• Zusammenarbeit innerhalb des Vorstandes läuft gut
• großer Erfahrungsschatz von Elisa, haben schon sehr viel davon profitiert

4.2 Was ist verbesserungswürdig?

• Angebot und Planung an Events
• Entscheidungen sollten schneller getroffen werden, zu viele Diskussionen
• interne Kommunikation, Probleme untereinander werden nicht angesprochen -> Wenn jemand Probleme und Kritik hat, soll die betreffende Person es direkt äußern, damit es schnell gelöst werden kann
• Fokus auf wichtige Dinge nicht verlieren; z.B. Organisation von Events, Einführungswoche etc.
• unklare Organisationsstruktur, neue Mitglieder werden nicht richtig eingebunden
• mehr Brainstorming-Treffen, damit es auch zur zeitnahen Umsetzung kommt
• mehr Planungstreffen in kleineren Gruppen
• mangelnde Absprache unter den Mitgliedern
• Erfahrungsaustausch findet nicht statt
• viele Mitglieder kennen die Satzung nicht, Pflicht!
• mangelndes Verantwortungsbewusstsein und Engagement von einzelnen Mitgliedern
• mangelnde Teilnahme an wöchentlichen Sitzungen
• Übergabe des alten Vorstandes, kaum Hilfestellungen; danach keiner mehr anwesend
• Newsletter fehlt
• in Studiengangsgruppen Werbung während der Vorlesung machen
• Logoänderung dauert zu lange; T-shirts sind immernoch nicht bestellt
• Berichte über Veranstaltungen / Fahrten im Wiki erstellen

4.3 Was nehmen wir mit?

• (Zusammenfassung einfügen)

4.4 Die Vision

Wer sind wir?

• Studenteninitiative
• kultureller Austausch
• HTW
• Förderung
  • internationale Gesinnung
  • Toleranz
  • Völkerverständigung
• Unterstützer für Incomings
• Ansprechpartner

Wo stehe wir? Image?

• Gremien:
  • Studenteninitiative
  • Partyfokussiert
  • Kontakt zu Incomings
• Studis
  • sehen uns fast gar nicht
• Incomings:
  • Helfer
  • Freund
  • Unterstützer
  • Organisator (Events/Partys)

Wo wollen wir hin?

• gutes Ansehen über die Grenzen der HTW hinaus
• Steigerung der aktiven Mitglieder (evtl Splittung in Förder- und Aktivmitlgieder)
• Steigerung der Besucherzahlen der HTW Studis
• Sicherstellung der Zufriedenheit der Incomings
• weiterhin so viel wie möglich für Incomings anbieten
• trotz Partys weg von reinem Partyimage
• mehr ins Sichtfeld der Hochschule rücken
• auch andere Fakultäten ansprechen außer WiWi
• Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitglieder anbieten
• Finanzierung des Vereins ausbauen
  • Fördergelder akquirieren
  • Finanzierung der Veranstaltungen
  • Basisfinanzierug Mitgliederbeiträge
  • Finanzierung der Außenvertretung (ESN, etc.)
  • Sponsoring
    • kurzfristig
      • einzelne Partys
    • langfristig
      • Provisionen
      • Dauersponsor

• Professionalisierung
• Nachhaltigkeit ausbauen (Dokumentation, Einarbeitung MItglieder, usw.)
• gute Kommunikation nach Außen und Innen
• Mitglieder bei Laune halten
• Integration der Incomings in die Hochschule
• Förderung der Internationalisierung in den Ing-Fakultätern/gesamte Hochschule
• Ausbau der Ansprechzeiten/reguläre Bürotermine für Incomingst
• Ausbau der Veranstaltungen für die Incomings/ausgeglichenes Angebot schaffen

Wie erreichen wir das?

Cluster:

• Finanzen:
  • Einnahmen
    • Mitgliedsbeiträge
      • Fördermitglieder (z.B. erhöhter Mitgliedsbeitrag)
      • aktive Mitglieder (z.B. geringerer Mitgliedsbeiträge)
      • Ehrenmitglieder (keine Mitgliedsbeiträge/eventuell Spenden)
    • Fördergelder
      • sind teilweise an Regeln & Prgramme gebunden
      • HTW Fördermittel (Rektoratsgespräch) im Sommersemester 2014
    • Sponsoring
      • Sachspenden
      • Geldspenden
      • siehe auch "Sponsoring Pad"
  • Ausgaben
    • Reisekosten
      • ESN Events
      • weitere Events an denen die Mitglieder teilnehmen
    • Veranstaltungen/Exkursionen
    • Anschaffungen
      • Büroartikel (Rechner über Martin Sommer)

• Veranstaltungen:
  • Intern
    • Sitzung
      • ein mal wöchentliche
      • Termin (eventuell immer spät? Berücksichtigung anderer Gremien/ Berücksichtung Studis im Praktikum und Alumni)
      • Pad für Protokolle nutzen
      • Dokumentation
      • Skypecall
      • Streaming
    • MV
      • einmal pro Semester
      • für mehr Informationen siehe Satzung
    • Treffen (AG, Vorstand, etc...)
      • mit Ankündigung
      • Aufruf zum mitmachen/beiwohnen
    • Teambuilding
      • z.B. interenes Wochenende
  • ESN
    • SM
    • LP
    • NP
    • WEP
    • AGM
    • IISA Wochenende
    • etc...
  • Arten
    • Party
      • Umstrukturierung der Länderpartys
      • CSP
      • SEP
      • Farewell Party
    • Ausflüge
      • siehe Semesterablaufplan
    • Austauschplattform
      • Café au Lait
      • Sport
      • SocialErasmus
      • Faranto Kino/Internationales Kino (Ansprechpartner Daniel)
      • Erasmus in Schools/Europa macht Schule
      • Lasertack
  • Orga
    • Ansprechpartner
      • Buddy Programm (Buddyschulung am Samstag vorher)
      • Mentoring
      • smoky@faranto.de
    • Arbeitsgruppen
      • Organigramm
      • Leiter je Gruppe als Orga und Ansprechpartner
    • Dokumentation
      • Wiki
      • eventuell Homepaege
    • Evalution
      • Incomings sollten Ideen einbringen
      • Rücksprache, Feedback, Was war gut? Was war nicht gut?
    • projektbezogene Förderung (Sachspenden/Finanzspenden)
  • Werbung
    • Zielgruppe
      • Mitgliederwerbung
      • Eventwerbung -> Incomings/HTW Studenten/Externe
    • Kanäle
      • Flyer
      • Plakate
      • Website
      • Newsletter
      • Monitore Foyer Haupteingang
      • Mailverteiler
• ÖA/Kommunikation
  • innen
    • E-Mail
      • Adressen/Namensmailadressen
      • Verteiler
    • Facebook
    • Organigramm
  • außen
    • Flyer
    • Facebook
      • Smoky Profil/Seite
      • Faranto Verein Dresden
    • WEBSITE
    • Newsletter
    • Mails
    • Meetings
    • LOGO
• Struktur
  • Organigramm
  • Mitglieder
    • Fördermitglieder (z.B. erhöhter Mitgliedsbeitrag)
    • aktive Mitglieder (z.B. geringerer Mitgliedsbeiträge)
      • genaue Stellenbeschreibung für Bereiche und Posten!-> Ausschreiben über Studiverteiler
    • HR Stelle überwacht und verwaltet alle Mitglieder
    • Faranto-Buddys
    • AG's
    • Ehrenmitglieder (keine Mitgliedsbeiträge/eventuell Spenden)
  • Vorstand
  • Satzung
  • Satzung

5 Diskussion

• 13:50 - XX:XX Uhr

5.2 Einbindung deutscher Studenten

5.2.1 Länderparty öffnen mit Kultur für alle

• Incomings aktiv einbinden
  • persönlich ansprechen, ob Interesse besteht, mitzuwirken bzw Party selbst zu gestalten
  • z.B. Musik mitbringen, Motto, Spiele
• Icebreaking Games, Namensschilder
• Ansprechpartner für Incomings ist Partycoordinator
• Koordinator, Finanzer, Vorstand haben regelmäßige Öffnungszeiten, die ausgehangen werden bzw auf der Website veröffentlicht werden
• Dokumentation ins Wiki durch Partykoordinator

5.3 Social Erasmus Ideen

• http://socialerasmus.esn.org
• SocialErasmus Week Spring 28.04.-04.05.2014
• Schulen und Kindergärten anfragen, ob wir ein gemeinsames Event/Programm planen
• Altersheim, Blutspenden,
• Videoaufzeichnung: Imagevideo; Hilfe von Mediengestaltern
  • Projektstellen ausschreiben über Mailverteiler der HTW
• "Normale" Studis mit einbinden, bzw. Werbung machen
• positive Auswirkung auf: Image, Finanzierungsmöglichkeiten, Bekanntheitsgrad [Hochschule, Raum Dresden]

5.4 Evaluationen

• 14:20 -
• direktes Feedback von Incomings und Faranto-Mitgliedern, Anregungen zu Verbesserungen, Äußern von Wünschen
• Googleformular erstellen, nach jedem Event Link per Mail rumschicken
  • auch auf Website anbieten
  • welche Angaben?
    • anonym, bzw. wer möchte mit Namen
    • Zielgruppe: Student, Land, Fachrichtung
    • wie bin ich auf Event aufmerksam geworden?
    • positives / negatives
    • Wünsche
      • Auswertung während der Sitzung
      • Übersicht erstellen

5.5 Kooperationen (Ausländerrat Dresden, Bundesverband ausländischer Studierender, DAAD Kuratorium, BMBF, etc.)

• Vorteile für den Verein durch Kooperationen
• Kontakte zu den studenteischen Mitlgider im Kuratorium des DAAD - Kontakt über Elisa
  • Anträge hinsichtlich Vergabe der Gelder/Haushaltsplan, etc.
• BAS direkte (politische) Vertretung aller Incomings in Deutschland (auch unserer)
  • Ansprechoartner für die Politik
  • wenn wir hochshcupolitische Probleme haben, können wir uns an diese wenden für Pressemitteilungen, etc.
  • Bringen Bröschüren für verschiednee Beratungen, hilfestellungen für Incomings raus

-> Wir könnten diese anfordern

• gemeinsame Events und Zusammenarbeit mit dem Ausländerrat DResden anstreben
• BMBF gibt Fördergelder für Konferenzen und Seminare
  • Vorrangig interessant für ESN Deutschland, aber auch für uns
  • Elisa hat Konktakte und Erfahrung in der Beanztragung der Gelder

5.6 Anpassung der Satzung im SoSe 2014

• Fehlende Paragraphen einfügen
• Migliederregelung (Status, Eintritt/Austritt/Beiträge/Rechte/Pflichten/Ausschluss)
• Legislaturen (Beginn/Ende)
• Strukturbildung (z.B. der Vorstand regelt mit seiner jeweiligen Legislatur die Struktur unter ihm)
• Zweck der Mitgliederversammlungen und Sitzungen genauer definieren
• Aufgaben der Mitglieder und des Vorstandes definieren

5.7 Sitzungszeiten

• immer späte Sitzung, 18.30 Uhr
  • so kann auch die arbeitende Bevölkerung regelmäßig an den Sitzungen teilnehmen ;)
• dann evtl in der Gremienblockzeit Sprachcafé anbieten

• Alternatividee: nur alle 2 Wochen 18.30Uhr Sitzung, andere Woche nur AG-Treffen
  • Bekanntgabe von Treffen --> Uhrzeit, Raum; so können auch andere Studis teilnehmen
  • Informationsfluss klären, NICHT ÜBER FACEBOOK
    • z.B. regelmäßige Skype-Konferenzen
    • Protokolle per Mail, bzw. im Wiki
    • Treffen der Verantwortlichen
    • Titanpad

• Abstimmung: 2 späte Sitzungen 18.30 Uhr, alle 2 Wochen vorher AG-Treffen
• Raumanträge müssen gestellt werden

Ende: 15:00 Uhr