StuRa:Semestereröffnungsparty

Termine

Wintersemester

• bisher meist donnerstags
• ab der 2. Vorlesungswoche

  Genügend Zeitraum für Werbung einplanen, sodass mindestens 10 Tage die Plakate hängen.

  viel Werbung auf facebook machen

  Gegebenenfalls mit dem FSR WiWi und Faranto reden und sie in die Werbemaßnahmen involvieren.

  Möglicherweise ein Gewinnspiel auf Facebook anleiern, wenn sie die Veranstaltung liken und teilen machen sie am Gewinnspiel mit.

• Es wäre möglich Freitag auszuprobieren (Bisher wurde das nicht versucht, da zum Wochenende allerdings viele Studentinnen und Studenten nach Hause fahren.)

Sommersemester

• bisher entweder die 2. Vorlesungswoche oder wenn die Studentinnen und Studenten der TU Dresden auch wieder Beginn der Vorlesungszeit hatten (Dann gibt es allerdings auch mehr Konkurrenz.)

Arbeitsschritte im Vorfeld

Lokalität suchen

• nach Möglichkeit 2-3 Monate im Voraus planen, anfragen und vereinbaren
• Reservieren der Lokalität nach Möglichkeit 5 Monate im voraus.
• für 500 bis 2.000 Leute (bis zum WiSe 10 war jede Semestereröffnungsparty für 400 bis 900 Leute ausgelegt)

bisherige Lokalitäten

Semestereröffnungsparty	Lokalität
SEP SoSe 15‎‎	Club Gisela
SEP WiSe 14‎‎	Club Mensa
SSP SoSe 14 (CSP SoSe 14)	Tusculum
SEP SoSe 13	Kiezklub
SEP WiSe 12	Tusculum
SEP SoSe 12	Tusculum
SEP WiSe 11	Tusculum
(SEP SoSe 11	Bergfest Party im SHOWBOXX)
SEP WiSe 10	Tusculum
SEP SoSe 10	Volkshaus Dresden
SEP WiSe 09 (bis zum)	Club Mensa
Bis Wintersemester 2009/2010 war der "Studentinnen- und Studentenclub" Club Mensa immer Location und Ansprechstelle.

Lokalität Anforderungen

Es muss Folgendes vorhanden sein oder sonst organisiert werden:

• Wasseranschluss
• Strom (Anschluss für Starkstrom zum Betrieb der Technik nötig)
• Licht- und Tonanlage
• Bar
• Gläser/Becher etc.
• Getränke
• Dekoration (bei Bedarf)
  • Lichtschlangen, Luftballons usw.
• Garderobe
• Sonstiges
  • StuRa-Chips für Gläserpfand

Werbung

• Werbung --> Ausschreibung für Plakatgestaltung

Sponsoring

• Sponsoring - z.B. MLP (bis 2009, geeigneter Sponsor), TKK (sponsored nicht mit Geld - nur Werbematerialien, etc.)
• Logo auf Homepage, Plakte, Flyer, etc.

Musik

• je nach Anzahl der Floors DJs --> es eignet sich immer auch ein "DJ-Paar"
• Auswahl der DJs
  • sehr schwierig, immer zu empfehlen DJs zu nehmen, die man schon von irgendwoher kennt oder mal zu einem Gespräch einladen und sich ggf. einen Mitschnitt anhören
  • müssen mainstream spielen können, vor allem bei nur einem Floor - ganz wichtig!! sonst gehen die Leute
  • vorher muss eindeutig abgesprochen werden, welche Art von Musik gespielt wird und dass auf Ansagen vom Veranstalter reagiert wird (Lautstärke verändern, Art der Musik ändern, etc.)
• Aufwandsentschädigung ca. 100€ (je nach Bekanntheitsgrad und Stundenzahl mehr), Getränke stellen
• Technik wenn möglich selbst mitbringen
• DJs sollten einem Vertrag unterzogen werden (WS 2009 hat DJ abgesagt, da wir notwendiges Equipment nicht zur Verfügung gestellt haben: Player, Clubmixer etc.)

Security

• Connection Security wurde bisher angefragt (teilweise ehemalige Studierendevertreter der HTW --> dementsprechend gibt es auch Vergünstigungen für den StuRa)
• erledigen gute Arbeit, kennen viele Locations und auch die Veranstaltungen des StuRa der HTW

Weitere benötigte Dinge

(kaufen, mieten, tun, ...)

• Konzept im StuRa vorstellen
• bei Bedarf Begrüßungsgetränke 0,2cl für die ersten 500 Gäste (ca. 12 Liter-Flaschen bei Selgros oder Metro kaufen) --> Getränk nach Motto der Party, z.B. verschiedenfarbiger Schnaps (rot, gelb, grün), Sekt, Schokolikör
• Stempel und Stempelkissen
• Kasse mit Kleingeld

Aufgaben bei Veranstaltung im Club Mensa

• Vertragsverhandlungen - Vertrag bei Kultur hinterlegt
• Eintritt 2009 um 50ct auf 2,50€ erhöht
• entweder eigenen Sicherheitsdienst oder den vom Club Mensa- Chef: Frank 01723615629 besteht auf "Clubübergabe" inkl. Führung und Aufgabenverteilung - Vertrag bei KULTUR hinterlegt
• Beginn evtl. eher als 22 Uhr, ansonsten 2 Kassen eröffnen, damit die Gäste schnellstmöglich hoch kommen

Arbeitsschritte am Tag der Veranstaltung

• Werbung
• Beginn ca. 21 oder 22 Uhr --> Höhepunkt des Gästeandrangs erfahrungsgemäß etwa 23.00 bis 1.00 Uhr --> dort evtl. koordinatorisch vorsorgen mit Gaderobe, Eintritt und Bar
• rechtzeitiger Aufbau (je nach Raumstattung) ab morgens/mittags
• sichern des rechtzeitigen Erscheinens der Helfer (je nach Arbeitsumfang ab morgens), DJs (wenn noch Aufbau und kurze Proben nötig sind, spätestens eine Stunde, besser 2-3 Stunden vor Veranstaltung bestellen), Bar- und Gaderobenpersonal (mindestens eine Stunde vorher bestellen, damit sie sich absprechen können und Plan machen können), Leute für Eintritt (ca. 30 Minuten vorher) und sonstige Stände sowie Security (ca. 30 Minuten vorher --> Rundgang durch die Location einplanen sowie kurze Einweisung des Veranstalters gegenüber der Security)
• Veranstalter sollten Überblick behalten (genug Personal an allen Stellen, Musik laut/leise - schlecht/gut --> mit DJs absprechen, Rücksprache mit Security ab und zu) und nicht an Bar, Eintritt, etc. beschäftigt sein, falls es Probleme gibt, sollten sie sofort reagieren können, müssen natürlich nötiges Hintergrundwissen haben über Organisation der Party --> kurz und gut: sehen ob alles läuft und eingreifen falls nicht
• Aufräumen (rechtzeitig anfangen zur fristgerechten Übergabe) --> Putzmittel vor Ort oder mitzubringen?

Transport

• z.B. Transport der Technik vom TU StuRa, Begrüßungsgetränke, andere Kleinigkeiten, etc.
• mit Privatautos, -anhängern
• Studitransporter ab 18€ halbtags
• Europcar - StuRa ist bereits Kunde dort

Nachbereitung

• Kassen auszählen
• Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
• Belege und Kostenaufstellung an Frau Roßberg übergeben
• Plakate abnehmen, etc.
• StuRa Feedback geben
• Abschließen der Dokumentation im Wiki

einzelne Veranstaltungen

• Wintersemester 2008/2009: Bude voll, best DJ ever (Big H), alle happy
• Sommersemester 2009: 700 Leute nach erfolgreicher Promotour, Schokoladenbrunnen und Glückshormone kommen bestens an, DJ Ray-Kay mittelmäßig
• Wintersemester 2009/2010: 700 Leute nach nicht ausreichend intensiver Werbung, in einer Woche mit 6 anderen Studi-Partys (leider auch farnato e.V. - Absprache in Zukunft unbed. notwendig), mittelmäßiger DJ Stübi aus Görlitz, Krach zwischen Security und CM-Chef, Krankenwagen und geöffneter Feuerlöscher im 2. Stock, 2 mal Stromausfall -> mittlere Katastrophe für fast alle Beteiligten
• Sommersemester 2010: erfolgreiche Party bezüglich Spaß und Besuche im Volkshaus DD, 600 Leute (voll und wartende Leute vor der Tür), Polizei und Gema, DJ masseDefekt massenverträglich
• Wintersemester 2010/2011: 400 Leute Tusculum, DJ masseDefekt und DJ Oel nicht sehr gut
• Sommersemester 2011: Bude viel zu groß bzw. viel zu wenig Leute; gute Mucke, DJs von Michael Beier waren richtig super.
• Sommersemester 2014
• Wintersemester 2014/2015
• Sommersemester 2015

Wiki

• Kategorie Semestereröffnungsparty