StuRa:Referatsleitung/Einarbeitung

Idee

In diesem Artikel soll eine Dokumentation der für alle Referatsleitungen entstehen.

Die spezifische Einarbeitungen in das jeweilige Referat soll einzeln angelegt werden:

• Finanzen
• studentische Selbstverwaltung & Organisation
• Personal
• Studium
• Hochschulpolitik
• Soziales
• Qualitätsmanagement
• Öffentlichkeitsarbeit
• Internationales
• Kultur
• Sport

Die Artikel sollen der Kategorie Einarbeitung uns der Kategorie des jeweiligen Referates zugeordnet werden.

Später können und sollen auch die Einarbeitung für alle Tätigkeit zu den Stellen dokumentiert sein.

Willkommen

Wer diesen Artikel lesen "muss", sei eingangs herzlich zur erfolgreichen Wahl gratuliert.

In der Funktion als Referatsleitung habt ihr insbesondere die Möglichkeit eure Spuren im StuRa, der HTW Dresden und den Erinnerungen eurer Kommilitoninnen und Kommilitonen zu hinterlassen.

Grundsätzliches

„Mach mit, mach's nach, mach's besser“!

Bitte entnehmt diesem Motto, dass es an euch ist, das Niveau zu halten und zu verbessern. Es ist erkennbar, dass neue Referatsleitungen dazu neigen einfach ihre eigenen neuen Projekte anzugehen und den laufenden Betrieb zu vernachlässigen. Prüft eure Tätigkeitsbeschreibungen nach den zu erledigende Dinge und angefangenen Projekt und möglichen Ideen. Sollte euch dabei Dinge auffallen, die eurer Meinung nach keinen Sinn machen, so ändert sie. Wichtig dabei ist nur, dass es nachvollziehbar ist und nichts "herunterfällt". Aufgaben oder Tätigkeit, können auch anders verteilt werden. Grundsätzlich solltet ihr aber die Aufgaben eurer Vorgängerinnen und Vorgängerinnen, als deren (un- oder) mittelbaren Nachfolge, übernehmen. Die Erfahrung zeigt, dass in den geschaffenen Konstrukten viele Überlegungen und Erfahrungen stecken. Habt dennoch den Mut zu Veränderungen und damit verbundenen Verbesserungen. Es ist aber eben dringlich anzuraten Vorschläge zu Veränderungen zu begründen und zu diskutieren. Für eine beratende Debatte sollten Altlasten (ÄRa oder Ehrenmitglieder) herangezogen werden.

„Erst besinnt´s und dann beginnt´s“!

Einfach darauf los funktioniert nichts! Im Gegenteil: Oftmals wird dann eher Schaden angerichtet.

Lieber einige wenige (wichtige) Aufgaben sorgfältig erfüllt, als eine Menge offene "verbastelte" Baustellen hinterlassen. Prioritäten zu setzen ist eine der wohl wichtigsten Aufgaben für die Leitung von Referaten.
Im Übrigen ist es wohl arg ärgerlich eine Menge Aufwand investiert zu haben, und keine sicheres Gefühl zur Beendigung (Umsetzung) zu haben.

Wie wir ja sicherlich alle durchs Studium vermittelt bekommen (sollen), ist die sorgfältige Konzeption ein entscheidender Faktor für den potentiellen Erfolg.

Entscheidungen treffen

• abwägen
• treffen
• begründen
• dokumentieren

Tätigkeiten dokumentieren!

Bezeichnung

Auch wenn es wohl Festlegungen zur Bezeichnung gibt, so solltet ihr euch auch, alternativ zu Referatsleitung, mit folgenden Bezeichnungen "schmücken" können dürfen:

• Referentin oder Referent oder ReferentIn
• Referatsleiterin oder Referatsleiter oder ReferatsleiterIn
• Referatsleitende oder Referatsleitender oder ReferatsleitendeR

Verwaltung

Verwaltung der Mitglieder

Folgende Prozesse müssen angestoßen und deren Ergebnisse kontrolliert werden:

Prozess	zuständige Stelle	Zweck
"Registrierung" des neues Mitglied (optional Kandidatur als beratendes Mitglied des StuRa)	Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation	Für alle (nachfolgende) Belange ist es wichtig überhaupt zu wissen wer wer ist, etwa die s-Nummer zu kennen um eine persönliche (namentliche) Mail-Adresse erstellen zu können, worauf dann viele andere Sachen beruhen.
Eintragung in Mail-Verteiler (des Referates)	Bereich Webservices (Betreuung Mail-Verteiler)	Die Referatsleitung muss selbstverständlich Mails an den Mail-Verteiler des Referates erhalten.
Eintragung in Mail-Verteiler (für die Referatsleitung des jeweiligen Referates)	Bereich Webservices (Betreuung Mail-Verteiler)	für den Erhalt von speziellen Mail, womit nicht das gesamte Referat belastet werden soll zum Beispiel Einladungen zu Sitzungen vom Referatskollegium Änderungen zu den Einträgen für Mail-Verteiler mit Moderation (etwa für auch das Bestätigen von Mitgliedern) bei Mail-Verteilern des Referates
Eintragung in Gruppen (des Referates) im Plone	Bereich Webservices (Betreuung Website)	Die Referatsleitung muss selbstverständlich Inhalte für die Website (im Zuständigkeitsbereich des Referates) erstellen können.
Eintragung (Änderung) entsprechender Seite (zum Referat) im Plone jeweilige Seite des Referat Eintragung in der Liste der Mitglieder (an entsprechender Stelle) Kategorisierung des persönlichen Ordners mit der Kategorie des jeweiligen Referates (sodass der Ordner bei der Kollektion Vorstellung des jeweiligen Referates angezeigt wird) persönlichen Account bei Mitglieder der Gruppe »des jeweiligen Referates« hinzufügen Darstellung durch die Seite Vorstellung der Referate (mit der Übersicht zu den Verantwortlichen der Referate) vom Ordner Referate des StuRa (aktuelle) Darstellung vom Ordner Mitglieder des Referatskollegiums (als Mitglied des Referatskollegiums) Kraft Amtes Kategorisierung des persönlichen Ordners mit der Kategorie Referatsleitung (sodass der Ordner bei der Kollektion Vorstellung des Referatskollegiums angezeigt wird) persönlichen Account bei Mitglieder der Gruppe »Referatskollegium« hinzufügen	Bereich Webservices (Betreuung Website)	Bei der Darstellung nach außen (auf der Website) soll die Referatsleitung benannt sein.
Eintragung (Änderung) entsprechender Vorlagen für Protokolle im Plone	Präsidium	Es soll der wiederkehrende Aufwand für das sammelnde Eintragen der Anwesenheit (auch wenn es fehlende Anwesenheit ist) vermieden werden.

Websites

• Einarbeitung zur Nutzung der Website
• Einarbeitung zur Nutzung des Wikis

Informationen und Werbung schalten

• Aushänge
• Website
• Meldungen am Infopoint
• Mails an weitere studentische Vertretungen (beispielsweise FSRs)
• Mails an alle Studentinnen und Studenten

zu erledigende Dinge

von der Idee bis zur Umsetzung des Projektes

• 1. Schritt: Definition einer Zielstellung für die jeweilige Idee
• 2. Schritt: Ausprägung der Zielstellung zu einem Projektplan
• 3. Schritt: Prüfung der Machbarkeit des Projektplans und ggf. Überarbeitung
• 4. Schritt: Umsetzung des Projektes
• 5. Schritt: Validierung des Projektes

neue Referatsleitung

Benennung der Referatsleitung auf der Website

• auf der Seite eures Referates
  • Eintragung in der Liste der Mitglieder (an entsprechender Stelle)
  • Kategorisierung eures persönlichen Ordners, sodass ihr in der Sammlung (der Darstellung mit Bild) der Mitglieder mit angezeigt werdet
• bei der Vorstellung der Referate (als Übersicht zu allen Referaten mit den Besetzungen der Leitungen)
• beim Vorstellung des Referatskollegiums (als Übersicht zu allen Mitgliedern, also den Leitungen der Referate)

Eintragung der Mitglieder in den Mail-Verteiler

• $rerferat@
• leitung.$rerferat@

  somit

  • Recht zur Verwaltung (Moderation) von Mail-Verteilern des jeweiligen Referates
  • Mitglied des Mail-Verteilers rk@ für das Referatskollegium

Mitglieder

Die Referatsleitung ist für die (alle) Mitglieder des Referates zuständig.

Mitglieder des Referates

Jedes Mitglied wird von der Referatsleitung bestellt. Jedes Mitglied kann auch abbestellt werden. Natürlich kann das Mitglied auch selbst entscheiden, dass es aus dem Referat als Mitglied ausscheidet.

Eintragung der Mitglieder in den Mail-Verteiler

"Eigentlich" ist Verwalten der Mitglieder auf den Mail-Verteiler des Referates - wozu auch die Mail-Verteiler der Bereiche des Referates gehören - Aufgabe des betreffenden Mitgliedes und der jeweiligen Referatsleitung.

Dem (neuen) Mitglied des Referates (bzw. Bereiches) sollte bekannt sein wie die Mail-Adresse des Referates (bzw. Bereiches) ist. Die Mail-Adresse ist auf der Website beim Referat (bzw. Bereich) angegeben und kann daher im Zweifelsfall auch einfach dort eingesehen werden.
Das (neue) Mitglied sollten den Mail-Verteiler bei der Übersicht zu allen Mail-Verteilern bei lists.stura.htw-dresden.de finden können. Nach dem Anwählen des gewünschten Mail-Verteilers ist eine Beschreibung und Erklärung zu jedem einzelnen Mail-Verteiler zu finden. Dort ist auch ein Abschnitt zu finden, wo der Antrag zur Aufnahme auf den Mail-Verteiler (sogenanntes Abonnement) gestellt werden kann. Beim Stellen des Antrages soll das Mitglied die persönliche Mail-Adresse (beim StuRa) angeben. Anschließend erhält das Mitglied des Referates (bzw. Bereiches) eine Mail und muss den gestellten Antrag bestätigen. (Dieser Zwischenschritt stellt sicher, dass das Mitglied diese Mail-Adresse tatsächlich besitzt.)
Die Referatsleitung erhält über die Mail-Adresse leitung.$referat@ eine Mail als Aufforderung zur Bearbeitung des Antrages zur Aufnahme des Mitgliedes auf den Mail-Verteiler des Referates (bzw. Bereiches). Die Aufforderung wird - solange der Antrag nicht entschieden wurde - täglich wiederholt.
Bei der Mail als Aufforderung zur Bearbeitung des Antrages zur Aufnahme des Mitgliedes auf den Mail-Verteiler des Referates (bzw. Bereiches) wird der Link angegeben, wo der Antrag bearbeitet werden kann. Der Zugang zu dieser Seite bedarf der Verwendung des Passwortes für die Moderation des Mail-Verteilers (, des Passwortes für die Administration des Mail-Verteilers oder des Passwortes für die Administration für die Instanz Mailman). Referatsleitungen können das Passwort für die Moderation vom Mail-Verteiler bei der Betreuung vom Dienst Mail-Verteiler] (mail-verteiler:lists) beim Bereich Webservices erhalten oder neu setzen lassen.
Die Referatsleitung kann nun entsprechend über den Antrag zur Aufnahme des Mitgliedes auf den Mail-Verteiler des Referates (bzw. Bereiches) entscheiden und durch die Auswahl (zustimmen, ablehnen, wegwerfen oder verbannen) bestätigen.

Austragung der Mitglieder in den Mail-Verteiler

"Eigentlich" ist Verwalten der Mitglieder auf den Mail-Verteiler des Referates - wozu auch die Mail-Verteiler der Bereiche des Referates gehören - einfach durch das betreffende Mitgliedes einfach selbst erledigen.

Referatskollegium

Herzlichen Glückwunsch zur Wahl ins Referatskollegium, kurz RK.

Das Referatskollegium ist das Organ des StuRa, welches aus allen Referaten besteht. Beratend sind auch die Sprecherinnen und Sprecher sowie die Beauftragungen Mitglied des Referatskollegiums.

Stimmberechtigung im Referatskollegium

Jedes Referat hat eine Stimme. Das gilt auch für das Referat, das du leitest. Es obliegt der Referatsleitung wer die Stimme führt. Üblicher Weise ist es die Referatsleitung selbst. Im Falle der Abwesenheit der Referatsleitung kann auch die Stellvertretung die Stimme wahrnehmen. Aber mit einem Beschluss der Referatsleitung kann sich die Referatsleitung auch einzeln oder dauerhaft durch ein anderes Mitglied (des Referates) vertreten lassen.

Mail-Verteiler für das Referatskollegium

Das Referatskollegium hat die Mail-Adresse rk@.

Für jedes Referat gibt es jeweils die Mail-Adresse leitung.$referat@ . Für diesen Mail-Verteiler ist die jeweilige Referatsleitung zuständig. Somit kann jede Referatsleitung selbst entscheiden, welche Mitglieder vom Referat auch zu Angelegenheiten des Referatskollegium mitlesen darf (oder muss).

Weblinks zu den Mail-Verteilern bei mailman

Referat	Mitglieder des Referates	Aktive zur Vertretung (des Referates) im Referatskollegium
Finanzen	finanzen@	leitung.finanzen@
studentische Selbstverwaltung & Organisation	verwaltung@	leitung.verwaltung@
Studium	studium@	leitung.studium@
Hochschulpolitik	hopo@	leitung.hopo@
Soziales	soziales@	leitung.soziales@
Qualitätsmanagement	qm@	leitung.qm@
Öffentlichkeitsarbeit	oea@	leitung.oea@
Internationales	internationales@	leitung.internationales@
Kultur	kultur@	leitung.kultur@
Sport	sport@	leitung.sport@

Sichten des aktuellen Standes zum Referat

Umschauen zum eigenen Referat

Darstellung des Referates auf der Website

Da sollten auch alle Bereiche und besonders prägenden Themen benannt sein. (Wie bei allen anderen auch, gibt es Ordner für Sitzungen, Nachrichten, Termine an oberster Stelle, und Rechenschaft und Stellen an unterster Stelle. Der Ordner Sitzungen und Rechenschaft ist wiederumg in Legislaturen untergliedert.)

Darstellung des Referates im Organigramm

website:organigramm (eine (oder mehrere) Weiterleitung zum Organigramm der jeweiligen (aktuellen) Legislatur, etwa bis vor 2021-09-01 website:stura/ref/personal/struktur/plenum/2021/stellenplan-organigramm-2021)

Berücksichtigung des Referates im Stellenplan

gemäß StuRa-AE-O

(sollte theoretisch auch in der #Darstellung des Referates im Organigramm ersichtlich sein)

Service des Referates

nach außen

website:stura/ref/verwaltung/service/serviceangebote

Koordination des Referates

Zentrale Aufgabe einer Referatsleitung ist das Koordinieren des jeweiligen Referates.

Die zentrale Koordination des Referates erfolgt bei den #Sitzungen des Referates. Daher gibt es dazu eine separaten Unterabschnitt.

Sitzungen des Referates

Die Organisation der Sitzungen des Referates ist ein rudimentäre Aufgabe der Referatsleitung.

Alle Bereiche des Referates sollen zusammenkommen.

Einladung zur Sitzung des Referates

• per Mail
  • Adressierung
    • to referat@
    • cc intern@
  • Inhalt
    • mindestens der Verweis auf den Termin auf der Website

Anfragen

Anfragen von außen

Eingangs ist zu prüfen, ob das Referat für die Beantwortung der Frage zuständig ist. Dabei geht es nicht darum, ob das Referat betroffen ist, sondern, ob das Referat fachlich entsprechend passende Stelle ist. Wenn beispielsweise irgendein Referat wegen dem Verfahren zur Besetzung von Stellen, die beim Referat angesiedelt sind, gefragt wird, sollte die Anfrage nicht selbst beantwortet werden, sondern die Anfrage an das Referat Personal (für den Bereich Angestellte) weitergeleitet werden, sodass die Frage von dort aus beantwortet werden kann.

Veränderung der Bereiche

regelt die StuRa-GrundO

Bericht erstatten

Aufwand melden

gemäß StuRa-AE-O

Rechenschaft ablegen

gemäß Anspruch aus StuRa-GrundO (und GrundO?), und explizit KontO

finanziellen Aufwand rechtfertigen

gemäß Anspruch aus FO (und Anspruch der Innenrevision?!), und explizit KontO

Interessierte

• PaulRiegel