StuRa:Sitzung

In einer Sitzung kommen die gewählten Mitglieder eines Gremiums zusammen um sich über anstehende Dinge zu beraten und abzustimmen. Zu einer ordentlichen Sitzung gehören eine gute Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung, die im Idealfall durch ein Präsidium mit 5 Mitglieder durchgeführt werden kann.

Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung regelt u.a. die Abläufe von Sitzungen z.B.: Anträge, Abstimmung, Tagesordnung, Sitzungsleitung etc. Die aktuelle Verteilung der Aufgaben zur einer Sitzung findet man im Plone Aufgaben 2023/2024

Sitzung

Vorbereitung

Zu einer guten Vorbereitung von Sitzungen gehören:

• Sammeln von TOPs (Tagesordnungspunkten) die in der Regel digital (per Mail-Verteiler, beim Präsidium ankommmen sollen.
  • Anträge
  • Themenbeiträge
• Information an Antragstellerinnen und Antragsteller, dass Anträge (als TOP) oder Informationen (als ITOP) aufgenommen wurden mit gegebenenfalls entsprechender Einladung zur Sitzung
• Erstellen eines Ordners im Plone zur jeweiligen Sitzung
  • Termin zur Sitzung
  • Vorlage für das Protokoll
  • Ordner für Anträge
  • Ordner für Informationen
  • Freischalten der Kommentarfunktion
  • Eintragen der Sitzungsleitung und einzuladenden Mitglieder
• Akquise der
  • Redeleitung
  • Protokollführung
• Zusammenstellen der TOPs zu einer vorläufigen Tagesordnung
• Sitzungsunterlagen zusammenstellen und versenden bzw. veröffentlichen
• vorläufige Tagesordnung veröffentlichen
• Wahlumfragen vorbereiten
• Anwesenheitsliste drucken
• funktionsfähige Technik zur Sitzung bereitstellen
  • Laptop
  • Beamer
  • Stromversorgung (Verteiler und Verlängerung)
  • Audiogerät mit leerer Speicherkarte

Durchführung

Die Durchführung und damit die Leitung einer Sitzung obliegt der Sitzungsleitung. Sie ordnet den Ablauf der Sitzung nach Maßgabe der Geschäftsordnung. Neben der Sitzungsleitung bedarf es ebenfalls einer Protokollführung welche den Verlauf der Sitzung protokolliert. Dazu zählt zum Beispiel die Aufzeichnung von Meinungsbildern und Beschlüssen sowie Redebeiträgen und den Verlauf von Diskussionen.

Des Weiteren:

• Parallele Eintragung in den Sitzungstermin
  • der Redeleitung
  • der Protokollführung
  • der Anwesenheit
  • kurzes Ergebnis der Beschlüsse

Ablauf einer Sitzung

1. Begrüßung und Eröffnung der Sitzung durch die Sitzungsleitung
   • Sitzungsleitung wird vom Präsidium übernommen. Selbiges gilt für die Protokollführung.
2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
3. Verabschiedung der Tagesordnung
   • Falls es Änderungswünsche gibt müssen diese abgestimmt werden.
4. Idealerweise werden gleich zu Beginn die noch zu verabschiedenden Protokolle der letzten Sitzungen zur Verabschiedung gestellt.
   • Bei Änderungen zu den Protokollen, sofern diese keine reinen Formsachen sind, sollten diese geleich besprochen werden. Wenn alle den gewünschten Änderungen zustimmen kann das Protokoll unter Berücksichtigung der Änderungen dann gleich verabschiedet werden.
5. dann Ablauf entsprechend der Tagesordnung und Geschäftsordnung
6. Die Sitzungsleitung schließt dann die Sitzung.

Nachbereitung

Zur Nachbereitung zählen:

• Einschließen der Technik in der A108
• Ordnen der Sitzungsunterlagen im Plone
• Kontaktieren der abwesenden Antragstellerinnen und Antragsteller über Ausgang der Beschlüsse
• Informieren der abwesenden Mitglieder über Sitzungsverlauf (Verweis auf Protokoll, Termin im Plone oder kurzer Abriss)
• Bei weitreichenderen Beschlüssen Information an Studis, bzw. Anweisung an ÖA/Sprecher News dazu zu veröffentlichen
• Übertrag der vertagten Anträge/Infos in die nächste Sitzung
• Fertigstellung des Protokolls inkl. aller Anlagen (Anträge, Handreichungen etc.)
• Ausfertigung der getroffenen Beschlüsse und deren Unterzeichnung durch das Präsidium
  • Abheften der Beschlüsse in dem Beschlussordner.

Dies dient zum besseren und einfacheren Auffinden und Nachvollziehen.

• Verabschiedung des Protokolls durch den StuRa auf einer der folgenden Sitzungen
• Unterschreiben des Protokolls durch Sitzungsleitung und Protokollführung
• Veröffentlichen des Protokolls inkl. aller Anlagen auf der Homepage des StuRa

Siehe auch

• Sitzung des StuRa
• Sitzungen
• Anwesenheitsliste