StuRa:Sitzungen

Zeiten

• Gremienblockzeit (weiteres sollte ausgeführt werden)

Termine

Termine der Sitzungen sollten frühzeitig, langfristig beschlossen und veröffentlicht werden.

Es ist für ein Gremium sinnvoll, dass sich alle Beteiligten darauf verständigen wie sie ihre Termine prinzipiell festlegen wollen. Dazu kann es eine Reglung in einer Geschäftsordnung oder ähnlichen geben. Sonst sollten die Beteiligten das Verfahren für die Vereinbarung von Terminen für die Sitzungen besprechen und sich dazu einigen.

Die Festlegung einer Regelmäßigkeit erscheint für ordentliche (beständige und in nur in Sonderfällen handelnde) Gremien wichtig. Es kann nach der Bekanntgabe des Beschlusses auch vom Gremium argumentiert werden, dass keine besondere terminliche Einladung zur Sitzung mehr nötig ist.

Bekanntgabe der Termine

Passend zu den Reglungen hinsichtlich der Termine sollte die Veröffentlichung dieser geregelt werden.

Im Übrigen sollten auch Gremien, die nicht öffentlich tagenden, die Termine ihrer Sitzungen bekanntgeben. Somit zeigen dieses, dass es arbeitet und gibt zu erkennen, dass ein Protokoll dazu erstellt werden wird.

Öffentlichkeit

Grundsätzlich sollten alle Sitzungen öffentlich sein. Öffentlichkeit, von Sitzungen mit deren Protokollen, schafft Transparenz.

Tatsächlich ist die Öffentlichkeit von Sitzungen aber abhängig von Rechtsnormen (etwa SächsHSG oder den Geschäftsordnungen), den Gegenständen, aber eben auch dem Willen der Mitglieder.

Ausschluss der Öffentlichkeit per Gesetz

Gemäß § 56 Absatz 2 Satz 1 SächsHSG sind Personal- und Prüfungsangelegenheiten nicht öffentlich zu behandeln.

Organisation

Der Aufwand zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung muss bewältigt werden. Dazu gibt es beispielsweise beim StuRa direkt den Bereich Sitzungsleitung.

Oftmals wird leider der Aufwand zur Organisation rund um Sitzungen unterschätzt. Wer der Meinung ist, dass das "nebenbei" gemacht sei, möge es versuchen und damit eigene Erfahrung machen.

Eine "ordentliche" Sitzungsleitung schafft eine geringere Belastung (zeitlich, nervlich, womöglich sogar inhaltlich) aller Beteiligten.

Besonders die Verfügbarkeit von Beschlüssen muss gewährleistet sein.

Vorbereitung

Vorbereitung der Termine

Die Termine können sich aus

1. der Geschäftsordnung,
2. Beschüssen
   1. des Organs,
   2. der Sitzungsleitung,
   3. der oder dem Vorsitzenden oder
   4. einer Anzahl von Mitgliedern und
3. "üblichen" Verfahren

ergeben.

Es sollte angestrebt werden, ein Rhythmus oder eine Vielzahl von Terminen für Sitzungen frühzeitig für alle Beteiligten zu finden und dies bestmöglich den Betreffenden bekannt zugeben. Bei der Terminfindung sollte darauf geachtet werden, möglichst Benachteiligung zu vermeiden. Die Rücksicht sollte insbesondere die "Schwächsten" erfahren.

Termine für Sitzungen sollten mindestens Beginn und Ort der Sitzungen beinhalten. Ergänzend könnten, sofern vorgesehen, geplantes Ende oder die Höchstzahl von möglichen Gästen angegeben werden. Termine und dafür erfolgende Einladungen (mit Gegenständen) sollten so öffentlich wie möglich bekanntgegeben werden. Für die Bekanntgabe eignen sich dazu Aushänge, Websites.

Vorbereitung für terminierte Sitzungen

Vorbereitung aller geplanten Sitzungen

Sobald die Sitzungstermine bekannt sind, kann die Vorbereitung für Sitzungen beginnen.

• Einladung mindestens der Mitglieder und Bekanntgabe dieser an beispielsweise die Vertretenen, Rechtsaufsicht oder darüber hinaus

Vorbereitung einer einzelnen Sitzung

• Einladung der Mitglieder und weitere Personen zu Anträgen

besondere

nach Gegenstand

konstituierende

• Sitzungstermine beschließen

  Es sollte geklärt werden, wann die ordentlichen Sitzungen stattfinden. Findet sich bei dieser Sitzung kein Ergebnis, so sollte das unverzüglich auf der kommenden Sitzungen geklärt werden und mindestens der Termin für die kommende Sitzung beschlossen werden.

  Derartiges kann oder sollte in den entsprechenden Geschäftsordnungen geregelt sein.

nach Gremien

des StuRa

eigener Artikel

des Senates

Termine beim Senat

Die Termine werden gemäß der Geschäftsordnung des Senates von Rektorin oder dem Rektor

Einladung

Es sollte eine Einladung zu allen Sitzungen geben. Das bedeutet jedoch aber nicht, dass es eine Einladung zu jeder einzelnen Sitzung geben muss.

Folgendes Verfahren ist zur Sicherstellung der Möglichkeit zur Mitwirkung aller Beteiligen anzuwenden:

• Bei der konstituierenden Sitzung sollten die Termine der Sitzungen festgelegt werden. Die Termine der Sitzungen sollte unverzüglich mindestens allen Mitgliedern und den Vertretenen (etwa die Studentinnen- und Studentenschaft) bekanntgegeben werden.
• Für die einzelne der Sitzungen erfolgt die Einladung mindestens gemäß der Geschäftsordnung
  • Bei außerordentliche Sitzungen ist eine Einladung notwendig, damit alle über die Besonderheit des Stattfindens und der Gegenstände der Sitzung informiert sind.
  • Das Versenden einer Einladung ist bei ordentlichen Sitzungen "optional", da die Termine bereits seit der konstituierenden Sitzung bekannt sein sollten. Es kann jedoch zur Wahrnehmung der Wichtigkeit zur Teilnahme an Sitzungen dienen. Die Einladung sollte jedoch zur Information zu den Gegenständen der jeweiligen Sitzung dienen. Anhand der Benennung der Themen, gestellte Anträge (als Vorlage für Beschlüsse) kann eine Vorbereitung der Mitglieder stattfinden, womit die Qualität der Sitzungen höher ist.

Die Form der Einladung ist abhängig von dem beschlossen Verfahren. Dies kann und sollte die Geschäftsordnung des jeweiligen Organs regeln. Das Entstehen von Unklarheiten durch Formulierungen wie auf dem üblichen Weg oder nur wird bekanntgegeben sollte vermieden werden.