StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

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== Vorraussetzungen ==
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=== rechtliche Voraussetzungen ===
Orientierung an:
* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi] - ersetzendes Scannen
 
=== technische Voraussetzungen ===
* Dokumenten-Scanner
**Gerät Saxocom,  
**Ausweichgerät: z.B. [http://www.testfreaks.de/scanner/epson-gt-1500/ Epson GT-1500] 360,- Euro
* Rechtemanagement für Dokumentinhalte
* Server, der Alfresco und die Wikis beherbergt (zu beschaffen)
* Netzwerkanbindung
* Sicherungssystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
* Programm
* digitales Fax Fritz!Box 7170 (erledigt)


== Lösungen ==
== Lösungen ==

Version vom 13. Juni 2012, 00:59 Uhr

Mit einem System zum elektronischen Dokumenetenmanagement ist es möglich, eingehende sowie ausgehende Dokumente elektronsich abzulegen und weiterzuverarbeiten.

Gründe für Einführung

Die Anwendung eines Dokumentensystems soll sicherstellen, dass in Papierform vorliegende Inhalte mit möglichst wenig Zeitverzug den Empfänger erreicher, bzw. bei unklarem Empfänger die Zuordnung von diesem durch gleichzeitige Versendung von Inhalten an mehrere Personen sichergestellt ist. Desweiteren soll der Zugriff und die Ablagestrukturierung unserer Dokumente verbessert werden. Die Arbeit des StuRa kann dadurch effizienter werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Zeitersparnis
  • Senkung der Kosten durch Kopieren von Dokumenten
  • Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig zeitnah möglich
  • gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
  • platzsparende Archivierung

Nachteile

  • erhöhte Serverbelastung
  • erhöhte Anforderung an Datensicherheit
  • erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis (PC Arbeitsplatz notwendig)
  • hohe Investitionskosten
  • zusätzlicher Wartungsaufwand

mögliche Anwendungsbereiche

  • Eingangspost/Hauspost
  • Faxe
  • Protokolle
  • E-Mail Archivierung (StuRa Mails, Rundmails an Studierende)
  • Unterlagen Semesterticket (siehe SAMS)
  • revisionssiche Postbuch, Fundbuch Funktionalität
  • Unterlagen Finanzbuchhaltung
  • eigene Ordnungen
  • Ergebnisse Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Einladungen)
  • Fotoverwaltung, wenn Dateitypen direkt akzeptiert werden

Ablauf der Systemeinführung

  1. Zieldokumente zusammentragen (erledigt)
  2. Marktrecherche über bestehende Systeme von Hardware und Software (erledigt)
  3. Prüfung der vorhandenen Technik
  4. Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
  5. Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
  6. Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
  7. Technische Bedingungen schaffen
    1. zwei Einlesegeräte (angeschlossen an getrennter Hardwarearchitektur)
    2. raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
  8. Intensivprobezeitraum für zwei Wochen
  9. Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung zu Arbeitsprozessen für alle Agenten des StuRa
  10. Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
  11. Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge

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Lösungen

Alfresco (OpenSource)
  • Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
  • Wie werden die Dokument zertifiziert?
Agorum
Main Pyrus
Archivista
Nuxeo EP

suboptimaler Workflow

  • E-Mail -> als PDF drucken und einlesen.
  • Telefonat -> im Word notieren, als PDF drucken und einlesen.

Siehe auch (Wikipedia)

Weblinks

Interessierte

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