Referatsleitung/Einarbeitung Kurzfassung

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Einarbeitung in mein Referat

In diesem Artikel soll eine Dokumentation der für alle Referatsleitungen entstehen.

Die spezifische Einarbeitungen in das jeweilige Referat soll einzeln angelegt werden:

• Finanzen
• studentische Selbstverwaltung & Organisation
• Studium
• Hochschulpolitik
• Soziales
• Qualitätsmanagement
• Öffentlichkeitsarbeit
• Internationales
• Kultur
• Sport

Die Artikel sollen der Kategorie Einarbeitung uns der Kategorie des jeweiligen Referates zugeordnet werden.

Allgemeine Einarbeitung

Aufgaben der Referatsleitungen

Die Referatsleitungen organisiert das Tagesgeschäft des eigenen Referats. Sie können Stellvertreter, Bereichsleitung und Mitglieder im Referat bestellen. Die Arbeitsaufträge aus den StuRa Plenunen, den Sprecher Sitzungen sowie den Sitzungen des Referatskollegiums können Aufgaben an das Referat zuweisen.

Organisatorische Aufgaben

• Sitzungen des Referats Durchführen und Dokumentieren (Protokoll schreiben). Dieses dem StuRa zur Kenntnis geben.
• Quartalsberichte über meine Rederatsarbeit schreiben, damit der StuRa (die stimmberechtigten Mitglieder) ein Überblick haben, welche Aufgaben erledigt sind.
• Koordination im Referat vor allem auch zwischen den Bereichen
• Aufgaben, die wohl möglich nicht nur das eigene Referat betreffen, mit anderen betroffenen Referatsleitungen besprechen (Referatskollegium ansprechen und Termin ausmachen mit den anderen Referenten).
• An den Sitzungen des Referatskollegiums teilnehmen oder eine Vertretung bestellen

Inhaltliche Aufgaben

Jedes Referat hat individuelle und gemeinsame Aufgaben diese werden in dem Artikel Referatsaufgaben beschrieben.

Folgenden Fragen können beim Bewusstsein der Aufgaben helfen:

• Gibt es Aufgaben die im § 24 SächsHSFG für mein Referat vorgeschrieben sind?
• Für welche Aufgaben darüber hinaus habe ich die Verantwortung übernommen?
• Welchen Bereiche ordne ich welche Aufgaben davon zu?
• Wie halte ich den Überblick über die Erledigung meiner Aufgaben im gesamten Referat?

Personelle Aufgaben

• Mitglieder Aquise
• Bestellung meines Stellvertreters
• Bestellung meiner Mitglieder
• Bestellung meiner Bereichsleitungen
• Schulungen der Mitglieder in Arbeiten mit der Website, E-Mail Verteilern, ...
• Motivation der Mitglieder
• Förderung des Zusammenhalts im Referat
• Darstellung der Mitglieder und Position auf der Website

Aufgaben der Bereichsleitungen

Die Bereichsleitung organisiert das Tagesgeschäft des eigenen Bereiches. Sie kann Mitglieder im Bereich bestellen. Die Referenten des übergeordneten Referates koordinieren allgemeine Aufgaben an den Bereich weiter.

Organisatorische Aufgaben

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Inhaltliche Aufgaben

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Personelle Aufgaben

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weitere nützliche Informationen

Entscheidungen treffen

Jede Referats- und Bereichsleitung muss Entscheidungen treffen. Diese sollten wohl überlegt sein und folgende grundlegende Phasen durchlaufen

• abwägen
• treffen
• begründen
• dokumentieren

Verwaltung der Mitglieder

Folgende Prozesse müssen angestoßen und deren Ergebnisse kontrolliert werden:

Prozess	zuständige Stelle
"Registrierung" des neues Mitglied (optional Kandidatur als beratendes Mitglied des StuRa)	Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation
Eintragung in Mail-Verteiler (des Referates)	Bereich Administration Rechentechnik
Eintragung in Gruppen (des Referates) im Plone	Bereich Administration Website
Eintragung (Änderung) entsprechender Seite (zum Referat) im Plone jeweilige Seite des Referat Darstellung durch die Seite Vorstellung der Referate (mit der Übersicht zu den Verantwortlichen der Referate) vom Ordner Referate des StuRa (aktuelle) Darstellung vom Ordner Mitglieder des Referatskollegiums (als Mitglied des Referatskollegiums) Kraft Amtes Kategorisierung der persönlichen Ordners mit der Kategorie Referatsleitung (sodass der Ordner bei der Kollektion Vorstellung des Referatskollegiums angezeigt wird) persönlichen Account bei Mitglieder der Gruppe »Referatskollegium« hinzufügen	Bereich Administration Website
Eintragung (Änderung) entsprechender Vorlagen für Protokolle im Plone	Bereich Sitzungsleitung

Websites

• Einarbeitung zur Nutzung der Website
• Einarbeitung zur Nutzung des Wikis

Informationen und Werbung schalten

• Aushänge
• Website
• Meldungen am Infopoint
• Mails an weitere studentische Vertretungen (beispielsweise FSRs)
• Mails an alle Studentinnen und Studenten

Sitzungen des Referates

• Einberufung einer Sitzung
  • Erstellung einer Sitzung nach Vorlage
  • Termin und Ort eintragen
  • Themen soweit bekannt eintragen
  • E-Mail an den Referats- bzw. Bereichsverteiler schreiben
• Durchführung einer Sitzung
  • Formalitäten abarbeiten
  • Sitzungsleitung und Protokollant bestellen
  • Seine Sitzungskultur für alle Mitglieder angemessen gestalten
• Nachbearbeitung
  • Protokoll nachbereiten und Verabschieden
  • Protokoll dem StuRa zur Kenntnis geben
  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen und weiterverfolgen

Referatskollegium

Weitere Informationen findet man hier.