Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 03.04.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer	Verein	email
Markus Dietze	Faranto e. V.	kontakt@faranto.de
Philipp Kaiser	Faranto e. V.	vorstand@faranto.de
Matthias Würtenberg	ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.	matthias@esn-dresden.de
Édi Kettemann	ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.	edikettemann@gmail.com
Jian Jiao	ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.	jianjiao@gmx.de
Stefan Hempel	Referat Kultur	hempel@stura.htw-dresden.de
Markus Gork	Referat Kultur	gork@stura.htw-dresden.de
Arturas Miller	Referat Kultur	miller@stura.htw-dresden.de

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Grundlegende Vereinbarungen

Organisatoren und Budget

• Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden: bis 5000,-€
• Faranto e. V.: 1300,-€
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: 1300,-€

Gewinn und Verlustteilung

• Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
• Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0)

Wahl der des Hauptverantwortlichen

• Faranto e. V.: Markus Dietze
• StuRa Referat Kultur: Stefan Hempel
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: Matthias W.

Zielgruppe und Ziele der Organisatoren

Zielgruppe

• Studierende der HTW Dresden
  • speziell Incomings
• Incomings der TU Dresden
• Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
• Studierende der Great Paluka Schule

Ziele

• Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
  • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
• Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
  • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
  • durch eine Chilloutlounge
• Mitgliedergewinnung
  • durch optische Präsenz der Kooperationspartner
  • über Semesterablaufpläne informieren
  • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
    • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name

• Neuer Name
  • Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
  • Deadline: 08.01.14
• Musik: Main + evtl. Saxophone
• beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
• Räume gemütlich zu einen Motto designen

Preise

• VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card 1 extra Shot)
• AK: wird noch verhandelt
• 1,-€ Garderobe

Getränke

• 1,- bis 1,50€ Alk. frei
• 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
• 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
• 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
• 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben	in €	Einnahmen	in €
Tusculum miete	400	Einlass	325*3=975
Deko	300	Garderobe	300
Werbung	200	Getränke	325*6= 1950
Getränke	900
sonst. Einkauf	275
Security	350
Licht- und Tontechnik	450
Garderobe	100
Musik	250
Summe	3225	Summe	3225

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Mailverteiler erstellen

• Verantwortlich: Markus Dietze
• Budget: 0-€
• Deadline: 20.12.13
• Status: in Bearbeitung

Tusculum mieten

• Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
• Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

Motto ausdenken

• Verantwortlich:
• Budget: 0,-€
• Deadline:
• Status: in Bearbeitung

Deko

• Verantwortlich: Arti
• schauen, was Faranto und der StuRa hat
• Konzept ausarbeiten
• Beim Mietmagazin bestellen
  • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
  • 5 Schirme (a25€)
  • 8 Stehtische (a 9€)
  • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
• Ideen
  • Fotobox
  • Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
• Budget: max. 300,-€
• Deadline für die Bestellungen:
• Status: in Bearbeitung

Werbung

Plakate und Flyer gestalten

• Verantwortlich:
• Budget: 0,-€
• Deadline: 01.03.14
• Status: in Bearbeitung

Drucken

• Varantwortlich: Markus Dietze
• mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
• Budget: 200,-€
• Deadline: 08.03.14
• Status: noch nicht in Bearbeitung

Austeilen

• Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
• Budget: max.5€
• Deadline: 15.03.14
• Status: noch nicht in Bearbeitung

Fundraising

• Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
• Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
• Budget: 0,-€
• Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
• Status: in Bearbeitung

Getränke

• Verantwortlich: Arti
• gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
  • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
• Shots anbieten???
  • Tequila, Vodka, Rum
• Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
• min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
• Budget: 1000
• Deadline für die Bestellung: 15.03.14
• Status: in Bearbeitung

sonst. Einkauf bei SELGROS

• Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
• Verantwortlich Einkauf: Markus Gork
• Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
• Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
• Budget: 250,-€ ???
• Deadline für Einkaufsliste: 20.03.14
• Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
• Status: in Bearbeitung

Security

• Verantwortlich: Matthias W.
• min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
• min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
• Budget: max. 350,-€
• Deadline für Anfrage: 08.03.2014
• Status: in Bearbeitung

Licht- und Tontechnik

• Verantwortlich: Joe, Stellv. anderer neuer aus Kultur
• Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
• Budget: max. 450€
• Deadline bis zur Vereinbarung: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung

Garderobe

Nachfrage StuRa TU

• Verantwortlich: Matthias
• Deadline: 08.03.14

Nachfrage HTW

• Verantwortlich: Stefan H.
• Garderobenmarken vom StuRa HTW
• Budget: max. 100,-€
• evtl. die vom PAB der HTW reservieren
• Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
• Status: in Bearbeitung

Musik

Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen

• Angebote von DJs einholen
  • Verantwortliche: Philipp fragt verschiedene an, Matthias fragt nach
  • Budget: max. 250€
  • Deadline: 17.01.14
• -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs (beide Verantwortliche)
• Status: in Bearbeitung

Helfereinteilung

• Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
• Aufbau
• Durchführung
• Abbau
• Status: in Bearbeitung

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

• Deadline: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

• Deadline: 14.03.14
• Status: in Bearbeitung

Kassen

• Verantwortlich:
• Wechselgeld: 1500,-€
• Deadline: 20.03.14
• Status: in Bearbeitung

Transport(HTW/Tusculum)

• Verantwortlich:
• Anfrage des internen HTW Transportes
• Budget: 0,-€
• Deadline bis zur Zusage: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung