Semester Shock Party/Organisation

Organisatoren und Budget

• Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden

• Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden
• Faranto e. V.
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.

Gewinn und Verlustteilung

• Finanzleiter/-verantwortlicher muss gewählt werden, der von Anfang an alle Rechnungen bekommt und managt
• Abrechnung erfolgt über Finanzer
• Finanzer überwacht Kassen, Wechselgeld, Abschöpfen der Kassen während der Veranstaltungen

Wahl der des Hauptverantwortlichen

• EIN HAUPTVERANTWORTLICHER, der alles einteilt
  • Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung
  • Hauptverantwortliche für die Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau
  • Garderobe, Einlass, Bierbar, Cocktailbar, Springer, Fotograf, Abbau, Aufbau, Shotbar (Willkommensdrink), extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen)
  • Aufgaben verteilen: Verträge aufsetzen, DJs suchen, Security, Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> wir brauchen einen Helfer, der mit ihm beim Einladen ab ca 13 Uhr (Alaunstraße 81), Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft, Getränkebestellungen, Einkauf, VVK, Werbung (Flyer, Facebook, Plakate), Übergabe am nächsten Tag
• ein Verantwortlicher für die Cocktailbar (Einweisung, Zusammenstellung der Cocktailkarte und Versenden der Rezepte, Anfertigen des Einkaufszettels, Übersicht mit allen benötigten Utensilien (Shaker, Eis, Löffeln, Schneidebretter, Schüsseln, Strohhalme, ...), Musik im Raum, Deko --> Mietmagazin)
• es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen

• Faranto e. V.:
• StuRa Referat Kultur:
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.:

Ziele

• Coole Party für Studierende zu studentischen Preisen
  • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
• Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
  • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
  • durch eine Chilloutlounge
• Mitgliedergewinnung
  • durch optische Präsenz der Kooperationspartner--> dazu sollte Werbung und Infomaterial vorhanden sein (von jeder Organisation sollte einen Vertreter schicken und vorher abklären, wer wo wann steht!!!)
  • über Semesterablaufpläne informieren
  • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
    • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name

• Name?
• Musik?
• Freigetränke nur für Helfer mit klarer Kennzeichnung

Raumaufteilung aus vom Haupteingang

• Nebenraum rechts Bierbar
• Garderobe direkt nach dem Einlass in dem kleinen Raum
• Nebenraum links Cocktailbar
• Hauptraum ?

VVK

• Sinnvoll oder nicht?
• Falls ja frühzeitig um Kartendruck kümmern oder Gästeliste anfertigen (z.B. Google Drive Dokument, in das alle VVK Stellen reinschreiben können. Dazu muss eine zeitige Einweisung stattfinden, wie das Eintragen erfolgen soll)

Preise

• VVK (SS 14: 2,76€ bzw. 3€)
• AK (4€)
• Gaderobenpreis (0,50 €)

Getränke

• Verantwortlicher der Bar macht die Preise

Getränke

• 25 Kästen Wiküler
• 25 Kästen Freiberger waren das letzte mal sehr knapp!
• 3 Kästen Radler
• alkoholfreies Bier bzw. Biermix?!
• Pfeffi und Kirsch als Shots, Tequila Silver (Salz und Zitronen nicht vergessen), Tequila Gold (Zimt und Orangen)
• Wodka
• Jim Beam
• Havanna Club
• 36 Flaschen Energy
• 8 Kisten Cola
• 1 Kiste Sprite
• 1 Kiste Fanta
• 3 Kisten Wasser

To - bring - Liste

• Barschilder mit Preisen
• Barkarten
• Helferlisten ausdrucken
• Verantwortlichkeiten ausdrucken
• Messer, Schneidebretter
• Stempel, Stempelkissen
• Garderobenmarken
• Becher, Cocktail"gläser", Shotgläser
• Bar, Bastrollen
• Stifte
• Schere, Klebeband
• Lappen, Fit, Toilettenputzmittel, Einweghandschuhe
• Toilettenpapier
• Handtuch, Handfeger, Geschirrspültabs
• Bieröffner

Werbung

• Facebook Event von EINEM Veranstalter erstellt
• Flyer
• Plakate
• Display im Foyer

Stellenbeschreibung

• Jede Stelle/Helfer hat Rechte und Pflichten, die er während der Durchführung der Feier beachten soll(te)...

1. Barchef: beschäftigt sich ausschließlich mit der Planung rund um die Bar: Getränke, Preise, Musik, Deko (Mietmagazin), Musik!, Anlage ([Boxi]), Barzubehör, Schichten, Getränkekarten, Einweisung der Helfer, Verschicken der Rezepturen
2. Hauptverantwortlicher: ist DIE GANZE ZEIT vor Ort, regelt die Abnahme und vertragliche Dinge, überblickt die Schichten und Verantwortlichkeiten
3. Aufbauchef: regelt die "Einrichtung" und teilt die Helfer ein, überblickt "Annahmezeiten" der Bestellungen
4. Abbauchef: regelt den Abbau und die "Abgabezeiten" der übrigen Getränke und der gemieteten Deko
5. DJ: hat einen Vertrag vor der SSP aufzusetzen; Vereinbarung über bestimmte Getränke, die DJ kostenfrei konsumieren darf (nur Bier); darf nicht hinter die Bar und hat den Anweisungen der Veranstalter zu folgen
6. Einlass: es wird JEDER Besucher mindestens nach seinem Studentenausweis gefragt, FALLS er angeblich auf der Gästeliste steht oder ein Helfer ist
7. Garderobe: Vertrautmachen mit den Nummern der Gaderobe
8. Cocktailbar Helfer: Einweisung durch den Barchef für ALLE vor der Veranstaltung, sollten Vorkenntnisse haben, die Kasse wird immer geschlossen gehalten, bessere Aufteilung der Bedienung, nicht mit den Gästen verhandeln!, bei Barschluss wird die Bar auch wirklich geschlossen, Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke und Becher!!! Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
9. Bierbar: nicht mit den Kunden verhandeln!, bei Barschluss wird die bar auch wirklich geschlossen, Bierausgabe mit Pfandmarke, Pfand zurück nur mit Marke, Niemand hat etwas hinter der Bar zu suchen, der nicht für diese Zeit eingeteilt ist!
10. Fotomann/-frau: es muss einen Verantwortlichen geben, der den ganzen Abend Fotos macht
11. Springer für die Bar: je Bierbar/Cocktailbar muss die ganze Zeit ein Auffüll-/Aufräumhelfer da sein (Eimer befüllen, Müll ausleeren, Getränke nachfüllen, Limetten schneiden, Deko schneiden)
12. Aufbauhelfer: werden vor der Veranstaltung genau eingeteilt, wer was wo aufbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Bestellung entgegen nehmen)
13. Abbauhelfer: werden vor dem Abbau genau eingeteilt, wer was wo abbaut (Tontechnik, Bar, Garderobe, Einlass, Dancefloor, Einkauf, Getränke zurückgeben)
14. Finanzer: verteilt die Kassen, Wechselgeld, überblickt alle Geldein- und -ausgänge, 2500€ Wechselgeld?
15. evtl. Helfer für Welcome Drink Bar am Anfang
16. evtl. Helfer für Sandwiches am Ende der Veranstaltung

Helfer müssen klar erkennbar sein

organisatorische Treffen

• Treffen der Schicht - Verantwortlichen
• Helfer jeder Schicht müssen an den Einweisungstreffen dabei sein - sei es am Tag der Veranstaltung oder, wenn so angeordnet, Tage vorher
• der Finanzer ist bei jedem Treffen der Hauptverantwortlichen dabei

Kontakt zwischen den Ebenen

• alle Helfer, sowie alle Verantwortlichen schreiben sich in ein Drive Dokument (Tabelle) ein --> Mail, Telefon, Name
• Hauptkommunikationsmittel sollten die Treffen und E-Mails sein --> jeder ist angehalten seine Mails täglich zu checken!!!
• das Wiki sollte immer up to date sein, so sollten alle Weisungsbefugten über Anmeldedaten verfügen

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben	in €	Einnahmen	in €
Tusculum miete	400	Einlass	325*3=975
Deko	300	Garderobe	300
Werbung	200	Getränke	325*6= 1950
Getränke	900
sonst. Einkauf	275
Security	350
Licht- und Tontechnik	450
Garderobe	100
Musik	250
Summe	3225	Summe	3225