E-Mail

E-Mail ist beim StuRa für die Kommuniaktion, neben den Sitzungen, wohl das wichtigste Mittel zum Austausch.

Mail-Verteiler, und ihre Betreuung, sind daher von zentraler Bedeutung für das Zusammenwirken der studentische Vertretungen und ihrer Selbstverwaltung.

Richtlinie zur Korrespondenz

an @stura.htw-dresden.de

1. außer persönlichen Mails, ausschließlich Mail-Adressen der Funktion verwenden
2. möglichst zielgenau adressieren
3. themenbezogenes Subject angeben zur besseren Sortierung und Wiederfindbarkeit

von @stura.htw-dresden.de

1. als @stura.htw-dresden.de
   • Falls der Inhalt als eine gewisse verantwortliche Funktion versendet wird, so ist die Mail-Adressen der Funktion zu verwenden.
   • Anderenfalls (Inhalt als einzelnes Mitglied), so ist die persönliche Adresse name@stura.htw-dresden.de zu verwenden.

Beantwortung zu funktion@stura.htw-dresden.de

Bei der Beantwortung von E-Mails sollten die Mail-Verteiler, die angefragt (angeschrieben) wurden, in Kenntnis (mindestens CC) gesetzt werden.

allgemeine Richtlinien zur Korrespondenz

• RFC 5322

Netiquette

Siehe auch

• Die Netiquette (beim Institut für Chemie der FU Berlin)
• Netiquette in E-Mails (bei netplanet)
• Netiquette in Mailinglisten (bei netplanet)
• (Allgemeine Regeln der) Netikette (bei der Plattform für Dialog des Freistaates Sachsen)

fullquote vermeiden!

Besondere Erwähnung (Betonung eines Teil der #Netiquette) ist das Vermeiden von fullquote (Vollzitaten).

Es ist unnötig unübersichtlich für Menschen, lange Debatten nach essentiell wichtigen Belangen zu durchstöbern. Der Text sollte direkten Bezug zum Betreff haben, wo der Betreff klar den Gegenstand des Verfassens der E-Mail benennen soll.

Möge sich beim Zitieren (Mitsenden von "bisherigen" Text) auf das Nennenswerte reduziert werden.

keine größeren Dateien anhängen

Siehe auch

kss:Dokument#Versendung per Mail

Zur Verbreitung von größeren Dateien (als Anhang) sollten E-Mails nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Bei E-Mail (im Gleichnis mit einem Brief) geht es um Informationen, nicht aber um das Bereitstellen von Dateien (im Gleichnis eines Speditionsunternehmens).

Dateien sollten nicht als Anhang verbreitet werden, sondern lediglich ein Verweis (als Hyperlink), wo die Dateien abgerufen werden können.
Das hat viele Vorteile:

• E-Mails enthalten nahezu nur Text und daher bleiben sie verhältnismäßig sehr klein. Postfächer wären nicht unnötig belastet.
• Auch nach der Versendung können die Daten, falls notwendig, noch verändert (berichtigt) werden. Es kann auch, falls darauf Wert gelegt wird, auf eine spezielle Version verwiesen werden (etwa zu einen speziellen Stand des Artikels im Wiki).
• E-Mails werden nicht von (berechtigten) Reglementierung von Mail-Verteilern zurückgehalten, gar abgewiesen.
• …

Zur Bereitstellung von Dateien bietet der StuRa mehrere Dienste.

• Dateiverwaltung (aka ownCloud)

  Speziell für Dateien betreibt der StuRa eine sogenannte cloud. Sie dient pauschal für nahezu alle Daten. Ziel der Instanz ist es, dass Dateien einfach irgendwie schnell und gut verwaltet werden können. Etwa eben genau für den Fall, dass Dateien nicht an E-Mails angehängt werden sollen, sondern an einer "beliebigen" Stelle bereitgestellt werden sollen, dient die cloud. Letztlich können (sollen) alle Dateien für das Arbeiten für die studentische Interessenvertretung bei der Dateiverwaltung verwaltet werden.

  Sinnvoll erscheint es, dass die Dateien strukturiert verwaltet werden. (Es ist nicht bekannt, ob es dazu einen Plan gibt und wer diesen verfolgt.)

• Website (aka Plone)

  Bei Dateien, die sich insbesondere an die Öffentlichkeit richten, ist die Website selbst die passendste Stelle zur Bereitstellung von Dateien.

  Hiervon kann (soll) jedoch abgewichen werden, wenn das Maß von einer Vielzahl von MB nicht überschreitet. Im Zusammenhang mit der Vermeidung von Anhängen bei E-Mails erscheint das aber ohnehin kaum relevant.

• andere Dienste, wie beispielsweise dieses Wiki

  Ausnahmen, die die Regel bestätigen

Exkurs zu Sonderzeichen bei Hyperlinks

"unsafe" (gemäß RFC 1738) sind folgende Zeichen: {, }, |, \, ^, ~, [, ] und `. Sie führen (nahezu immer) zu "Verwerfungen".

Eckige Klammern im Hyperlink müssen für [ durch %5B und ] durch %5D ersetzt werden. (Dies ist häufig bei Hyperlinks zu vom TYPO3, unserer Plattform für die Website, generierten content der Fall.)
Leerzeichen im Hyperlink müssen durch %20 ersetzt werden.

Informationen als Konserve verbreiten

Häufig werden per E-Mail Inhalte vermittelt, die über die Lese- und Erinnerungsdauer einer E-Mail hinausgehen (sollten). Beim Verfassen einer E-Mail sollte bedacht werden, ob der Inhalt lieber erst einmal konserviert werden sollte und bei der E-Mail dann schlicht darauf verwiesen werden sollte. Also der textliche Inhalt sollte in das eigentlich (besser) geeignete Medium gebracht werden. Zum Konservieren ist das üblicher Weise das Wiki. Der Verweis auf Termine oder auf Seiten womit sich der StuRa an die Öffentlichkeit wendet, sollte auf die Website Bezug nehmen. Ein klassisches Beispiel ist das Verweisen auf den Termin zu einer Sitzung des StuRa. Jedoch das Verweisen auf allgemeines Wissen, was terminlich nicht verfällt, sollte einen Bezug zu einer Seite im Wiki hier herstellen. Nachhaltigkeit ist eines der wesentlichsten Komponenten für einen längerfristig erfolgreichen StuRa, da so nicht immer wieder alles neu angefangen werden muss. Ein Hoch der Kontinuität, der Verbesserung und des Prozesses dahingehend.

Siehe auch

• Mail-Account
• Mail-Adresse
• Mail-Verteiler