StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement: Unterschied zwischen den Versionen
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# Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge | # Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge | ||
== Notizen == | == Notizen == | ||
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden. | In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden. | ||
==Vor- und Nachteile== | |||
====Vorteile==== | |||
*Senkung der Papier und Druckkosten (z.Zt. noch unerheblich, dem StuRa entstehen hierfür keine realen Kosten; jedoch ökologische Aspekte) | |||
*Einsicht in die unterlagen ortsunabhängig möglich | |||
*gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich | |||
*ermöglicht leichtere Einsicht für alle in verschiedenste Vorgänge (z. Bsp. Status eines SeTicketantrags) | |||
*platzsparende Archivierung | |||
====Nachteile==== | |||
*erhöhte Anforderung an IT | |||
*erhöhte Anforderung an Datensicherheit | |||
== Interessenten für Umsetzung == | == Interessenten für Umsetzung == | ||
Version vom 15. Juli 2009, 15:41 Uhr
Teilbereiche
- technische Umsetzung
- Datenerfassung und Umwandlung
- Datensicherung
- Zugriff
- elektronische Archivierung
- Mitgliederverwaltung
- SAMS (Semesterticket Antrags Management System)
Gründe für Einführung
Das leidige Thema, dass der StuRa mangels Manpower nicht fähig ist seine Aufgaben zu bewältigen und die zum Teil sehr ineffiziente Arbeitsweise sind Gründe für die Einführung einer solchen Verwaltung. Im besonderen im Bereich Semesterticketanträge erhoffe ich mir durch die Einführung eines entsprechenden Systems eine Senkung des Arbeitsaufwandes. Nicht zuletzt bietet eine papierarme und damit digitale Verwaltung auch viele Vorteile.
Ablaufentwurf
- Zieldokumente zusammentragen
- Posteingang Dokumente HTW, Antragseingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...
- Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
- Prüfung der vorhandenen Technik
- Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
- Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
- Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
- Technische Bedingungen schaffen
- zwei Einlesegeräte
- Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
- Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
- Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
- Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
- Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge
Notizen
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Senkung der Papier und Druckkosten (z.Zt. noch unerheblich, dem StuRa entstehen hierfür keine realen Kosten; jedoch ökologische Aspekte)
- Einsicht in die unterlagen ortsunabhängig möglich
- gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich
- ermöglicht leichtere Einsicht für alle in verschiedenste Vorgänge (z. Bsp. Status eines SeTicketantrags)
- platzsparende Archivierung
Nachteile
- erhöhte Anforderung an IT
- erhöhte Anforderung an Datensicherheit
Interessenten für Umsetzung
- Denny
- Conny
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