Organisation Seminarwochenende Akkreditierung März 2013: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 15. März 2013, 17:02 Uhr
Zeitplan
Im Vorfeld
- Idee/Thema festlegen
- Finanzantrag stellen (StuRa, BiWe, KSS)
- Orgateam festlegen
- Ort finden
- Referenten finden
- genaues Konzept erstellen
- Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mailverteiler)
im Vorfeld vor Ort
- Raumanträge stellen + Ausstattung (Referenten + Teilnehmer berücksichtigen)
- Verpflegung organisieren
- Unterkunft organisieren
- Helfer organisieren
- Rahmenprogramm erstellen
- Ansprechpartner Verpfleung + Unterkunft, wenn extern
kurz voher
- Teilnehmerliste drucken + zum Pförtner (via Kanzlerin) geben
- Teilnahmebescheinigung vorbereiten
- Evaluationsbogen vorbereiten
- Material rumschicken
- Orgainfos rumschicken
- Notfallnummern besorgen
- Schilder/Aufsteller anbringen
- Parkplatz ausschildern
Am Seminarwochenende selbst
- Anfahrt
- Teilnehmer vom Bahnhof abholen
- Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Pförtner/Telefonnummer/Abholer
- Anmeldung
- Z 123
- Anmeldeliste ausfüllen
- Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
- Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
- Kontkaktnummern übergeben
- Helfer
- Verpflegung
- Betreuung
- Orga
- Verpflegung
- Technik
- Drucker parat halten
Am Ende
- Feedback erfragen
- Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmer, Teamer)
- Schilder abnehmen
im Nachhinein
- Auswerten
- Abrechnung
- Rechenschaftsbericht
Dokumente
- Zugangsliste Teilnehmer für Pförtner
- Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
- Raumschilder, Wegweiser
- Badges
- Evaluationsbögen
- Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
- Helferliste
- Programmheft
- Ablaufplan
- Anfahrtsplan (Karte)
Technik
- Leihlaptop
- tragbarer Beamer
- Notfalltelefon
- Verlängerungskabel + Verteiler
Ausstattung
- Moderationskoffer
- Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
- Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
- Strom
- WLan