StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement

Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.

Gründe für Einführung

Das leidige Thema, dass der StuRa mangels freiwilligen, zuverlässigen Helfern nicht in der Lage ist, seine Aufgaben zu bewältigen und die zum Teil sehr ineffiziente Arbeitsweise sind Gründe für die Einführung einer solchen Verwaltung. Im besonderen im Bereich Semesterticketanträge erhoffe sich der StuRa durch die Einführung eines entsprechenden Systems eine Senkung des Arbeitsaufwandes.

Teilbereiche

• technische Umsetzung

  Datenerfassung und Umwandlung

  Datensicherung

  Zugriff

• elektronische Archivierung
• Mitgliederverwaltung

  Allumnidatenbank

• SAMS (Semesterticket Antrags Management System)

Ablaufentwurf

1. Zieldokumente zusammentragen

   Posteingang Dokumente HTW, Antragseingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...

2. Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
3. Prüfung der vorhandenen Technik
4. Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
5. Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
6. Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
7. Technische Bedingungen schaffen
   1. zwei Einlesegeräte
   2. Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
8. Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
9. Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
10. Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
11. Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge

Notizen

In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile

• Zeitersparnis
• Senkung der Papier und Druckkosten (z. Zt. noch unerheblich, dem StuRa entstehen hierfür keine realen Kosten; jedoch ökologische Aspekte)
• Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig möglich
• gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
• ermöglicht leichtere Einsicht für alle in verschiedenste Vorgänge (z. Bsp. Status eines SeTicketantrags)
• platzsparende Archivierung

Nachteile

• erhöhte Anforderung an IT
• erhöhte Anforderung an Datensicherheit
• erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis
• hohe Investitionskosten
• Kompatibilität zu anderen Bereichen komplizierter

Vorraussetzungen

• Scanner (Gerät Saxocom, Ausweichgerät)
• Computer
• Netzwerkanbindung
• Sicherungsystem
• Programm

Interessenten für Umsetzung

• Denny
• Conny
• ...