Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung: Unterschied zwischen den Versionen

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* Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
* Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
* Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
* Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
'''* Alle Ausgaben werden in Form einer Gesamtrechnung bzw. die Einnahmen in Form einer Übersicht (verkaufte Karten) von jeder Organisation an den StuRa der HTW Dresden geschickt. Somit kann Stefan einen Überblick behalten und es kommt am Ende nicht zu Schwierigkeiten bei der Aufteilung des Gewinnes/Verlustes.'''
* ''' Alle Ausgaben werden in Form einer Gesamtrechnung bzw. die Einnahmen in Form einer Übersicht (verkaufte Karten) von jeder Organisation an den StuRa der HTW Dresden geschickt. Somit kann Stefan einen Überblick behalten und es kommt am Ende nicht zu Schwierigkeiten bei der Aufteilung des Gewinnes/Verlustes.'''


=== Wahl der des Hauptverantwortlichen ===
=== Wahl der des Hauptverantwortlichen ===

Version vom 12. März 2014, 15:39 Uhr

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 03.04.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer Verein email
Markus Dietze Faranto e. V. kontakt@faranto.de
Philipp Kaiser Faranto e. V. vorstand@faranto.de
Luise Heidekrüger Faranto e. V. lheidekrueger@gmail.com
Matthias Würtenberg ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. matthias@esn-dresden.de
Édi Kettemann ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. edikettemann@gmail.com
Jian Jiao ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. jianjiao@gmx.de
Stefan Hempel Referat Kultur hempel@stura.htw-dresden.de
Markus Gork Referat Kultur gork@stura.htw-dresden.de
Arturas Miller Referat Kultur miller@stura.htw-dresden.de

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Kickoff: Grundlegende Vereinbarungen

  • Status: Erledigt

Organisatoren und Budget

Gewinn und Verlustteilung

  • Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
  • Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
  • Alle Ausgaben werden in Form einer Gesamtrechnung bzw. die Einnahmen in Form einer Übersicht (verkaufte Karten) von jeder Organisation an den StuRa der HTW Dresden geschickt. Somit kann Stefan einen Überblick behalten und es kommt am Ende nicht zu Schwierigkeiten bei der Aufteilung des Gewinnes/Verlustes.

Wahl der des Hauptverantwortlichen

Zielgruppe und Ziele der Organisatoren

Zielgruppe

  • Studierende der HTW Dresden
  • Incomings der TU Dresden
  • Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
  • Studierende der Great Paluka Schule

Ziele

  • Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
    • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
  • Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
    • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
    • durch eine Chilloutlounge
  • Mitgliedergewinnung
    • durch optische Präsenz der Kooperationspartner
    • über Semesterablaufpläne informieren
    • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
      • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name

  • Entschluss zu Semester S(c)hock Party
  • Musik: Main + evtl. Saxophone
  • beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
  • Räume gemütlich zu einen Motto designen
  • Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt --> da wir keine T-Shirts haben buttons im ESN Büro der TU selbst herstellen -->Helfer gesucht!!!!

Raumaufteilung aus vom Haupteingang

  • Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
  • Nebenraum links Cocktailbar
  • Hauptraum: Zuckerwatte Maschine (Matthias fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten

Preise

  • VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card Beer Happy Hour von 22 bis 23 Uhr ) --> Wo? TU AAA, StuRa HTW DD; beim VVK Namenslisten, um Fälschung zu vermeiden --> mit PC nach Alphabet ordnen, um an der Kasse Stau zu vermeiden (Siehe Google Drive Dokument von Markus)
  • AK: 4€
  • 1,-€ Garderobe

Getränke

  • Verantwortlicher: Arti
  • 1,- bis 1,50€ Alk. frei
  • 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
  • 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
  • 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
  • 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben in € Einnahmen in €
Tusculum miete 400 Einlass 325*3=975
Deko 300 Garderobe 300
Werbung 200 Getränke 325*6= 1950
Getränke 900
sonst. Einkauf 275
Security 350
Licht- und Tontechnik 450
Garderobe 100
Musik 250
Summe 3225 Summe 3225

Mailverteiler erstellen

  • Verantwortlich: Markus Dietze
  • Budget: 0-€
  • Deadline: 20.12.13
  • Status: Erledigt (sep-csp@faranto.de)

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Specials

  • keine Fotoecke mehr!!!! Es werden also keine Plakate und auch keine Stellwände und kein Laptop mehr benötigt!

Tusculum mieten

  • Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
  • Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
  • es ist eine Schanklizens vorhanden

Specials und Motto ausdenken

Motto

  • Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 08.01.14
  • Status: in Bearbeitung

Neuer Name

  • Semester S(c)hock Party
  • Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
  • Deadline: 08.01.14
  • Status: Erledigt

Deko

  • Verantwortlich: Arti
  • schauen, was Faranto und der StuRa hat
  • Konzept ausarbeiten
  • Beim Mietmagazin bestellen
    • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
    • 5 Schirme (a25€)
    • 8 Stehtische (a 9€)
    • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
  • Ideen
    • Beer Happy Hour für die ESN Karte von 22 bis 23 Uhr
  • Budget: max. 300,-€
  • Deadline für die Bestellungen: 15.03.14
  • Status: in Bearbeitung
  • Matthias fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)

* Status: Reservierung bestätigt (50€ Kaution, 10€ Miete und 10€ für 200 Wattestäbe)

Werbung

Plakate und Flyer gestalten

  • Verantwortlich: Matthias fragt ESN TU
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 01.03.14
  • Status: Gestaltung abgeschlossen

Drucken

  • Varantwortlich: Markus Dietze
  • mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
  • Budget: 200,-€
  • Deadline: 08.03.14
  • Status: noch nicht in Bearbeitung

Austeilen

  • Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
  • auch Facebook und Exma verwenden
  • Facebook Event mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
  • Budget: max.5€
  • Deadline: 15.03.14
  • Status: noch nicht in Bearbeitung

Fundraising

  • Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
  • Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
  • Status: in Bearbeitung

Getränke

  • Verantwortlich: Arti
  • gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
    • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
  • Shots anbieten???
    • Tequila, Vodka, Rum
  • Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
  • min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
  • Budget: 1000
  • Deadline für die Bestellung: 15.03.14
  • Status: in Bearbeitung

sonst. Einkauf bei SELGROS

  • Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
  • Verantwortlich Einkauf: Markus Gork
  • Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
  • Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
  • Budget: 250,-€ ???
  • Deadline für Einkaufsliste: 22.03.14
  • Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
  • Status: in Bearbeitung

Security

  • Verantwortlich: Matthias W.
  • min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
  • min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
  • Budget: max. 350,-€
  • Deadline für Anfrage: 08.03.2014
  • Deadline für Zusage: 15.03.2014
  • Status: in Bearbeitung

Licht- und Tontechnik

  • Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
  • Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
  • Budget: max. 450€
  • Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
  • Status: Termin von Boxi angenommen
  • Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Garderobe

Nachfrage StuRa TU

  • Verantwortlich: Matthias
  • Deadline: 08.03.14

Nachfrage HTW

  • Verantwortlich: Stefan H.
  • Garderobenmarken vom StuRa HTW
  • Budget: max. 100,-€
  • evtl. die vom PAB der HTW reservieren
  • Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Musik

Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen

  • Angebote von DJs einholen
    • Verantwortliche: Philipp fragt verschiedene an, Matthias fragt nach--> Dude Crush und Stock 69
    • Budget: max. 250€
    • Deadline: 17.01.14
  • -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs (beide Verantwortliche)
  • Status: fertig

Helfereinteilung

  • Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
  • Aufbau
  • Durchführung
  • Abbau
  • Status: in Bearbeitung; Helferlisten sind rausgeschickt

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

  • Deadline: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

  • Deadline: 15.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Kassen

  • Verantwortlich: StuRa ...Stefan
  • Wechselgeld: 1500,-€
  • Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
  • Status: in Bearbeitung

Transport(HTW/Tusculum)

  • Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
  • Anfrage des internen HTW Transportes
  • Budget: 0,-€
  • Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung

sonstiges am Veranstaltungsort

Getränkekühlschränke

  • Anfrage StuRa TU Dresden: Jian
    • Deadline für Anfrage: 15.01.14
  • Anfrage Reservierung StuRa HTW Dresden: Stefan
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