LAN-Party/Organisation: Unterschied zwischen den Versionen

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Die Organisation einer konkrete [[Veranstaltung]] soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.  
Die Organisation einer konkrete [[Veranstaltung]] soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.  


= Zeitlicher Ablauf für eine LAN=
== Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung ==
: aka Planung


== 3 Monate vor der LAN==
=== 3 Monate zuvor ===


=== Termin festlegen ===
==== Termin festlegen ====


; Wintersemester:
; Wintersemester:
* bisher meist ende November bzw. Anfang Dezember
* bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember
* besser wäre es Anfang November
*: Besser wäre es Anfang November.


; Sommersemester:
; Sommersemester:
* Am besten Anfang April oder Ende März.
* Am besten Anfang wäre April oder Ende März.
* sonst wie im Wintersemester
*: sonst wie im Wintersemester
 


=== [[Raumantrag]] stellen ===
=== [[Raumantrag]] stellen ===


* In diesem die gesamte notwendige Technik(Switches, LAN Kabel, Lautsprecher-boxen,etc ) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.  
* In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, [[Lautsprecheranlage]], etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.  
* Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
* Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
* Bisher wurde für jede [[ElektrixX]] im [[PAB]] ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.
* Bisher wurde jede [[ElektrixX]] im [[PAB]] ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.


=== Sonstiges ===
=== Sonstiges ===


* Hauptorganisator bestimmen. Möglichst jemand der auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
* Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
* Termin im Plone eintragen
* Termin auf der [[Website]] eintragen
* Plakat erstellen mit allen Infos
* [[Plakat]] erstellen mit allen Infos
*: Name der LAN
*: Name der LAN
*: Zeitraum der LAN
*: Zeitraum der LAN
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*: Veranstaltungsort
*: Veranstaltungsort
*: Preise
*: Preise
*: Spiele (Wenn möglich)
*: Spiele (wenn möglich)
*: Das aktuelle!!! StuRalogo
*: Das [[Logo]]
*: Speziales etc.
*: Speziales etc.


== 2 Monate vor der LAN==
=== 2 Monate zuvor ===


=== Werbung ===
==== Werbung ====


* Flyer in den Erstitüten
* [[Flyer]] in den [[Erstitüte]]n
* Facebook Veranstaltung erstellen
* [[Facebook]] Veranstaltung erstellen
* zu Semesterbeginn eine Rundmail an alle Studenten der HTW
* zu Semesterbeginn eine Rund[[mail]] an alle [[Studentinnen]] der HTW Dresden


=== Anmeldungsmodalitäten klären ===
=== Anmeldungsmodalitäten klären ===


* Exelliste erstellen  
* (digitale) Tabelle erstellen  
*: Name
*: Name
*: Mailadresse
*: Mailadresse
* Anmeldungsverfahren  
* Anmeldungsverfahren  
* Bestimmung eines Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerliste
* Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
* maximale Anzahl der Teilnehmer festlegen  
* maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen  
* Planung für Touniere
* Planung für Turniere
*: Sponsoren suchen-hier könnte auch dein Beitrag stehen.
*: [[Sponsoring]] suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.
*: Was für Preise soll man gewinnen können
*: Was für Preise soll man gewinnen können?
*: Wie viele Preise soll es geben
*: Wie viele Preise soll es geben?
*: Abschätzung der Kosten dafür
*: Abschätzung der Kosten für die Preise
*: Antrag für Gelder stellen
*: Antrag für Gelder stellen


== 4 Wochen vor der Lan ==
=== 4 Wochen zuvor ===


* Plakate aufhängen
* [[Plakat]]e [[Aushang|aufhängen]]
*: Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
*: Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
* Einkaufsliste erstellen  
* Einkaufsliste erstellen  
*: werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: Preise für die Tourniere nicht vergessen
*: Preise für die Turniere nicht vergessen
*: wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im Lager nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
*: wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im [[Lager]] nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
* Umfrage an die Studenten starten, was außerdem noch gespielt werden sollte  
* Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte  


 
=== 3 Wochen zuvor ===
== 3 Wochen vor der Lan ==


* den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen  
* den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen  
*: vor dem ersten VVKs-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
*: vor dem ersten [[VVK]]-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
* Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren
* Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren


 
=== 2 Wochen zuvor ===
== 2 Wochen vor der Lan ==


=== Organisation des Wochenendes ===
=== Organisation des Wochenendes ===
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== 1 Woche vor der Lan ==
=== 1 Woche zuvor ===


* Den Plan für das Programm an alle Teilnehmer per Mail schicken
* Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
* Die Technik besorgen  
* Die Technik besorgen .
* nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise... etc
* nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc




== 3 Tage vor der Lan ==
=== 3 Tage zuvor ===


* die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Lan-Organisatoren per Mail schicken
* die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
* die Zuständigen für die Turniere nochmals über Ihre Tätigkeiten informieren
* die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren




== Die Lan ==
== Durchführung der [[LAN-Party]] ==


* ca. 14 Uhr beginn von Aufbau(Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
* ca. 14 Uhr beginn von Aufbau(Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
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*: Besen rein kehren
*: Besen rein kehren


== Zeitlicher Ablauf für die Nachbereitung ==


== 1 Woche nach der Lan ==
== 1 Woche danach ==
* ausgeliehene Technik zurückbringen
* ausgeliehene Technik zurückbringen
* Kassen auszählen
* Kassen auszählen
* Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
* Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
* Belege und Kostenaufstellung an Frau Roßberg übergeben
* Belege und Kostenaufstellung bei [[Angestellten]] übergeben
* Plakate abnehmen, etc.
* Plakate abnehmen, etc.
* Treffen der LAN Orga. einberufen
* Treffen der LAN Orga. einberufen
* StuRa Feedback geben
* StuRa Feedback geben
* Abschließende Dokumentation im [[Wiki]]  
* Abschließende Dokumentation im [[Wiki]]


== Siehe auch ==
== Siehe auch ==

Version vom 4. Januar 2016, 10:04 Uhr

Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen LAN-Party sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung

aka Planung

3 Monate zuvor

Termin festlegen

Wintersemester
  • bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember
    Besser wäre es Anfang November.
Sommersemester
  • Am besten Anfang wäre April oder Ende März.
    sonst wie im Wintersemester

Raumantrag stellen

  • In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, Lautsprecheranlage, etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.
  • Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
  • Bisher wurde jede ElektrixX im PAB ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

Sonstiges

  • Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
  • Termin auf der Website eintragen
  • Plakat erstellen mit allen Infos
    Name der LAN
    Zeitraum der LAN
    Zeitraum der Anmeldung
    Ort des Vorverkaufs
    Veranstaltungsort
    Preise
    Spiele (wenn möglich)
    Das Logo
    Speziales etc.

2 Monate zuvor

Werbung

Anmeldungsmodalitäten klären

  • (digitale) Tabelle erstellen
    Name
    Mailadresse
  • Anmeldungsverfahren
  • Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
  • maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen
  • Planung für Turniere
    Sponsoring suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.
    Was für Preise soll man gewinnen können?
    Wie viele Preise soll es geben?
    Abschätzung der Kosten für die Preise
    Antrag für Gelder stellen

4 Wochen zuvor

  • Plakate aufhängen
    Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
  • Einkaufsliste erstellen
    werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    Preise für die Turniere nicht vergessen
    wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im Lager nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
  • Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte

3 Wochen zuvor

  • den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen
    vor dem ersten VVK-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
  • Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren

2 Wochen zuvor

Organisation des Wochenendes

  • Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan
    Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen
    Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen
    Wann findet welches Tournier statt
    zum Schluss als PDF erstellen
  • Programm für den StuRa am Tag der Lan
    Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren
    Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau
    Zuständige für die Tourniere einteilen
    zum Schluss eine PDF erstellen
  • Liste erstellen, was an Technik benötigt wird


1 Woche zuvor

  • Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
  • Die Technik besorgen .
  • nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc


3 Tage zuvor

  • die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
  • die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren


Durchführung der LAN-Party

  • ca. 14 Uhr beginn von Aufbau(Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
    Stolpergefahr minimieren(Panzerband)
    Bar aufbauen mit Getränken und Snacks.
    Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen.
  • ca. 16 Uhr erster Netzwerktest.
    Test der Turnierspiele
    Letzte Einweisung für Turnierleitung
    Nicht in Panik geraten
  • Lan Beginnt
    in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen
    Turnieren abhalten und Preise vergeben
    viele Fotos machen
    Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.
    Auch versuchen Spass zu haben
  • Lan Endet
  • Bar abbauen und einlagern
    Getränke und Snacks wieder einlagern
    Kabel demontieren
    Technik abbauen
    Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen
    Müll weg bringen
    Besen rein kehren

Zeitlicher Ablauf für die Nachbereitung

1 Woche danach

  • ausgeliehene Technik zurückbringen
  • Kassen auszählen
  • Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
  • Belege und Kostenaufstellung bei Angestellten übergeben
  • Plakate abnehmen, etc.
  • Treffen der LAN Orga. einberufen
  • StuRa Feedback geben
  • Abschließende Dokumentation im Wiki

Siehe auch

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