StuRa:Semestereröffnungsparty

Termine

• Wintersemester: bisher meist Mittwochs oder Donnerstags ab der dritten Vorlesungswoche (genügend Werbung vorher einplanen, mindestens 1,5 Wochen sollten Plakate hängen!) --> möglich Freitag auszuprobieren (am Wochenende fahren allerdings viele Studis nach Hause)
• Sommersemester: bisher entweder die 3. Vorlesungswoche oder wenn die TU Studis wieder da sind. Dann hat man allerdings auch mehr Konkurrenz.

Arbeitsschritte im Vorfeld

Location suchen

• nach Möglichkeit 2-3 Monate im Voraus planen und anfragen
• für 500 bis 2000 Leute (bisher waren Partys ausgelegt für 400 bis 900 Leute)
  • Volkshaus Dresden
    • SS 2010
  • Club Mensa
    • Bis Wintersemester 2009/2010 war der Studentinnen- und Studentenclub immer Location und Ansprechstelle
  • Tusculum
    • WS 10/11

Ausstattung der Location

• organisieren falls nicht vorhanden:
  • Wasseranschluss
  • Strom (Starkstromanschluss für Technik nötig)
  • Licht- und Tonanlage --> bei Bedarf Boxi und Leihe vom TU StuRa
  • Bar inkl. Getränke, Gläser/Becher, etc. --> bei Bedarf beim Getränkehändler, StuRa-Bar
  • bei Bedarf Deko --> Lichtschlangen, Luftballons, etc.

Werbung

• Veranstaltung Werbung --> Ausschreibung für Plakatgestaltung

Sponsoring

• Sponsoring - z.B. MLP (bis 2009, geeigneter Sponsor), TKK (sponsored nicht mit Geld - nur Werbematerialien, etc.)
• Logo auf Homepage, Plakte, Flyer, etc.

Security

• Connection Security wurde bisher angefragt (teilweise ehemalige Studierendevertreter der HTW --> dementsprechend gibt es auch Vergünstigungen für den StuRa)
• erledigen gute Arbeit, kennen viele Locations und auch die Veranstaltungen des StuRa der HTW

Weitere benötigte Dinge

(kaufen, mieten, tun, ...)

• Konzept im StuRa vorstellen
• bei Bedarf Begrüßungsgetränke 0,2cl für die ersten 500 Gäste (ca. 12 Liter-Flaschen bei Selgros oder Metro kaufen) --> Getränk nach Motto der Party, z.B. verschiedenfarbiger Schnaps (rot, gelb, grün), Sekt, Schokolikör
• Stempel und Stempelkissen
• Kasse mit Kleingeld

Aufgaben bei Veranstaltung im Club Mensa

• Vertragsverhandlungen - Vertrag bei Kultur hinterlegt
• DJ engagieren - ab SS 2010 werden die DJs einem Vertrag unterzogen (WS 2009 hat DJ abgesagt, da wir notwendiges Equipment nicht zur Verfügung gestellt haben: Player, Clubmixer etc. sind selbst zu stellen!)
• Eintritt 2009 um 50ct auf 2,50€ erhöht - Mehreinnahmen gingen an TKK für Tombolaverlosung
• entweder eigenen Sicherheitsdienst oder den vom Club Mensa- Chef: Frank 01723615629 besteht auf "Clubübergabe" inkl. Führung und Aufgabenverteilung - Vertrag bei KULTUR hinterlegt
• Beginn evtl. eher als 22 Uhr, ansonsten 2 Kassen eröffnen, damit die Gäste schnellstmöglich hoch kommen

Arbeitsschritte am Tag der Veranstaltung

• Veranstaltung Werbung
• Beginn ca. 21 oder 22 Uhr --> Höhepunkt des Gästeandrangs erfahrungsgemäß etwa 23.00 bis 1.00 Uhr --> dort evtl. koordinatorisch vorsorgen mit Gaderobe, Eintritt und Bar
• rechtzeitiger Aufbau (je nach Raumstattung) ab morgens/mittags
• sichern des rechtzeitigen Erscheinens der Helfer (je nach Arbeitsumfang ab morgens), DJs (wenn noch Aufbau und kurze Proben nötig sind, spätestens eine Stunde, besser 2-3 Stunden vor Veranstaltung bestellen), Bar- und Gaderobenpersonal (mindestens eine Stunde vorher bestellen, damit sie sich absprechen können und Plan machen können), Leute für Eintritt (ca. 30 Minuten vorher) und sonstige Stände sowie Security (ca. 30 Minuten vorher --> Rundgang durch die Location einplanen sowie kurze Einweisung des Veranstalters gegenüber der Security)
• Veranstalter sollten Überblick behalten (genug Personal an allen Stellen, Musik laut/leise - schlecht/gut --> mit DJs absprechen, Rücksprache mit Security ab und zu) und nicht an Bar, Eintritt, etc. beschäftigt sein, falls es Probleme gibt, sollten sie sofort reagieren können, müssen natürlich nötiges Hintergrundwissen haben über Organisation der Party --> kurz und gut: sehen ob alles läuft und eingreifen falls nicht
• Aufräumen (rechtzeitig anfangen zur fristgerechten Übergabe) --> Putzmittel vor Ort oder mitzubringen?

Transport

• z.B. Transport der Technik vom TU StuRa, Begrüßungsgetränke, andere Kleinigkeiten, etc.
• mit Privatautos, -anhängern
• Studitransporter ab 18€ halbtags
• Europcar - StuRa ist bereits Kunde dort

Nachbereitung

• Kassen auszählen
• Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
• Belege und Kostenaufstellung an Frau Roßberg übergeben
• Plakate abnehmen, etc.
• StuRa Feedback geben

einzelne Veranstaltungen

• WS 08/09: Bude voll, best DJ ever (Big H), alle happy
• SS 2009: 700 Leute nach erfolgreicher Promotour, Schokoladenbrunnen und Glückshormone kommen bestens an, DJ Ray-Kay mittelmäßig
• WS 09/10: 700 Leute nach nicht ausreichend intensiver Werbung, in einer Woche mit 6 anderen Studi-Partys (leider auch farnato e.V. - Absprache in Zukunft unbed. notwendig), mittelmäßiger DJ Stübi aus Görlitz, Krach zwischen Security und CM-Chef, Krankenwagen und geöffneter Feuerlöscher im 2. Stock, 2 mal Stromausfall -> mittlere Katastrophe für fast alle Beteiligten
• SS 2010: erfolgreiche Party bezüglich Spaß und Besuche im Volkshaus DD, 600 Leute (voll und wartende Leute vor der Tür), Polizei und Gema, DJ masseDefekt massenverträglich
• WS 10/11: 400 Leute Tusculum, DJ masseDefekt und DJ Oel nicht sehr gut

Getränke und Bar

• organisiert über Jens Liebold (FSR WiWi)
• Getränkehandel nuck
  • inklusive 4 großen "Becks"-Kühlschränke und einer Tiefkühltruhe
  • Getränkepreise wurden nicht ordentlich kalkuliert
• Bar über die Beziehungen von Jens organisiert

Musik

• DJ MasseDefekt vom FSR WiWi TU Dresden, spielen vorwiegend House/Electro, aber auch mainstream wenn gewünscht (vorher unbedingt abklären!)
• 150€ Entgelt

Ort

Volkshaus Dresden

Bezüglich der Suche eines Veranstaltungsortes der Semestereröffnungsparty kam von Sven Müller und PaulRiegel, die Idee zur Nutzung der Räumlichkeiten des DGB in Dresden. Neben der Zusammenarbeit mit den Gewerkschaften, war die Terrasse in der 6. Etage maßgeblich.

PaulRiegel fragte Lorenzo Poli, damals für den DGB tätig, an. Lorenzo Poli reservierte die Räumlichkeiten der 6. Etage. Jedoch entstand das Missverständnis wer die Räumlichkeiten zur Verfügung stellt.

Technik

PaulRiegel organisiert

• über den Stura TU Dresden
  • Musikanlage
• über Boxi
  • Licht- und Nebelanlage
• über AVZ HTW Dresden
  • möglicher Weise zusätzliche Musikanlage (für den Raum vor dem Treppenaufgang zur Terrasse)

Transport

PaulRiegel organisiert

• Transporter oder Fahrzeug mit Hänger 10-03-30 11:00 - 16:00 für
  • 5 Schränke
  • Garderobenstangen
  • Großeinkauf bei Selgross
• Transporter oder Fahrzeug mit Hänger für
  • Technik