Studentinnen- und Studentenrat/Protokoll
"Ein Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde. Protokollierung bezeichnet dabei die Niederlegung der drei Protokollbestandteile Zeitpunkt, Veranlasser und Vorgang. Erfolgt die Niederlegung in Schriftform, spricht man auch von Niederschrift. Umgangssprachlich wird auch eine schriftliche Verwarnung als Protokoll bezeichnet." (Quelle: "Protokoll" im Wikipedia)
Das Protokoll hat "nur" eine Beweisfunktion. Die Gültigkeit eines Beschluss beginnt mit der erfolgten Fassung des Beschlusses. Nach der Verabschiedung eines Protokolls ist es durch den Vorsitz zu unterschreiben. Sollte es keinen Vorsitz geben, so unterzeichnet die Sitzungsleitung. Anderenfalls ist das Protokoll durch die Protokollerstellerin oder den Protokollersteller zu unterzeichnen. Das Datum der Verabschiedung des Protokolls sollte (kann) vermerkt sein. Das Protokoll ist entsprechend bekanntzugeben.
Erstellungsmöglichkeiten
Verwendet Vorlagen oder Beispiele zur Hilfe. Heute kann man folgende Software verwenden, welche auch das kollaborative Arbeiten in Teilen verbessern und die Arbeitslast auf mehr Personen verteilt:
- Texteditor für Textdatei
- OpenDocument für OpenDocument-Textdatei
- Plone
- Wiki
- EtherPad
- ...
Ablaufvorschlag
- Protokollant festlegen
- Protokoll gemeinsam via Etherpad in der Sitzung erstellen [1]
- Nach der Sitzung schickt der Protokollant den Verweis auf Protokoll im Etherpad an alle Sitzungsteilnehmer zur Nachkorrektur
- Es wird ein Artikel der Form Sitzung StuRa 2012-02-08 angelegt und der Inhalt aus dem Etherpad eingefügt
- Protokoll wird durch damaligen Protokollant in die finale Form gebracht und gedruckt
- das Protokoll wird zur kommenden Sitzung durch den StuRa beschlossen
- das Protokoll wird von der damaligen Sitzungsleitung und dem damaligen Protokollant unterschrieben, als gescanntes PDF mit OCR abgelegt und abgeheftet