Studentinnen- und Studentenrat/Protokoll
Protokolle des StuRa dienen zur Dokumentation seiner Sitzungen.
Ausführlichkeit
Eine klare Definition der Ausführlichkeit gibt es nicht. Derartiges könnte in der Geschäftsordnung des StuRa näher geregelt sein. (Im Übrigen könnte das sogar in der Geschäftsordnung der Studentinnen- und Studentenschaft für alle Organe der Studentinnen- und Studentenschaft näher geregelt sein.)
Erstellung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung des Protokolls.
Erstellung Geschichte
Früher wurden Protokolle beim StuRa von Hand geschrieben. Wer Lust hat kann, sich das in der Ablage anschauen. :-D
Es folgte eine Generation, die mit Nadeldruckern erstellt ist.
Später wurde dann die (handgeschmiedete) Website zur Erstellung (und auch Veröffentlichung) genutzt.
Die nachfolgende Website (Plone) wurde (wird) auch für die Vorbereitung, Erstellung und Nachbereitung (mit Überarbeitung und Veröffentlichung) der Protokolle als Arbeitsinstrument genutzt.
Im Falle eines Problems mit der Website (etwa fuck up von Plone 3) konnte (und kann) das Wiki aushelfen (siehe Beispiel).
Vorlagen
Die Sitzungsleitung beim StuRa (Bereich Sitzungsleitung) hält Vorlagen vor.
Medien
Entsprechend der eigenen Organisation für den Bereich Sitzungsleitung werden entsprechende Medien (als Software) verwendet.
Beispielsweise können folgende Medien verwendet werden:
Bei der Auswahl sollte auf intensive Kollaboration abgezielt werden.
Verabschiedung
Die Protokollierenden erarbeiten einen Entwurf, den sie (mindestens dem Bereich Sitzungsleitung) bekanntgeben. Zentral sind die Protokolle (spätestens als bekanntzugebenden Entwurf) im Plone im Ordner der entsprechenden Sitzung bereitzustellen. Entsprechend der Erfahrung der jeweilig Protokollierenden kann der Entwurf zur Veröffentlichung eingereicht werden.
Entsprechend der Bekanntgabe des Entwurfes zum Protokoll sollte dieses unverzüglich zur kommenden Sitzung behandelt und möglichst verabschiedet werden.
Unterzeichnung
Nach der Verabschiedung ist das Protokoll durch die Sitzungsleitung (von der Sitzung für das das Protokoll erstellt wurde) zu unterzeichnen. Im Anschluss ist das Dokument in dem Ordner Sitzungen dauerhaft abzuheften.
Veröffentlichung
Des Weiteren ist das verabschiedete Protokoll entsprechend bekanntzugeben. Einerseits sollte die Website dazu genutzt werden. Andererseits kann (sollte) es auch ausgehängt werden.