StuRa:Sitzung
In einer Sitzung kommen die gewählten Mitglieder eines Gremiums zusammen um sich über anstehende Dinge zu beraten und abzustimmen. Zu einer ordentlichen Sitzung gehören eine gute Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung, die im Idealfall durch einen für einen längeren Zeitraum festgelegten Personenkreis der Sitzungsleitung und Protokollführung durchgeführt werden.
Geschäftsordnung
Die Geschäftsordnung regelt u.a. die Abläufe von Sitzungen z.B.: Anträge, Abstimmung, Tagesordnung, Sitzungsleitung etc.
Sitzung
Vorbereitung
Zu einer guten Vorbereitung von Sitzungen gehören:
- sammeln von TOPs (Tagesordnungspunkten) digital (per Mail, im Plone, etc.) und analog (im Sitzungsfach in der Z123)
- Anträge
- Themenbeiträge
- Info an Antragsteller, dass Anträge/InfoTOPs aufgenommen wurden, ggf. Einladung zur Sitzung
- Erstellen eines Ordners im Plone zur jeweiligen Sitzung
- inkl. Termin zur Sitzung,
- Vorlage für das Protokoll
- Ordner für Anträge
- Ordner für Infotops
- Freischalten der Kommentarfunktion
- Eintrag der Sitzungsleitung und einzuladenden Mitglieder
- Acquise der
- Redeleitung
- Protokollführung
- Zusammenstellen der TOPs zu einer vorläufigen Tagesordnung
- Sitzungsunterlagen zusammenstellen und versenden bzw. veröffentlichen
- vorläufige Tagesordnung veröffentlichen
- Wahlzettel drucken
- Anwesenheitsliste drucken
- funktionsfähige Technik zur Sitzung bereitstellen
- Laptop
- Beamer
- Kabel (Verteiler und Verlängerung)
- Audiogerät mit leerer Speicherkarte
Durchführung
Die Durchführung und damit die Leitung einer Sitzung obliegt der Sitzungsleitung. Sie ordnet den Ablauf der Sitzung nach Maßgabe der Geschäftsordnung. Neben der Sitzungsleitung bedarf es ebenfalls einer Protokollführung welche den Verlauf der Sitzung protokolliert. Dazu zählt zum Beispiel die Aufzeichnung von Meinungsbildern und Beschlüssen sowie Redebeiträgen und den Verlauf von Diskussionen.
Des Weiteren:
- Parallele Eintragung in den Sitzungstermin
- der Redeleitung
- der Protokollführung
- der Anwesenheit
- kurzes Ergebnis der Beschlüsse
Ablauf einer Sitzung
- Begrüßung und Eröffnung der Sitzung durch die Sitzungsleitung
- Falls keine ständige Sitzungsleitung existiert muss vorher natürlich jemand gefunden/bestimmt werden der diese Aufgabe übernimmt. Selbiges gilt für die Protokollführung.
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Verabschiedung der Tagesordnung
- Falls es Änderungswünsche gibt müssen diese abgestimmt werden.
- Idealerweise werden gleich zu Beginn die noch zu verabschiedenden Protokolle der letzten Sitzungen zur Verabschiedung gestellt.
- Bei Änderungen zu den Protokollen, sofern diese keine reinen Formsachen sind, sollten diese geleich besprochen werden. Wenn alle den gewünschten Änderungen zustimmen kann das Protokoll unter Berücksichtigung der Änderungen dann gleich verabschiedet werden.
- dann Ablauf entsprechend der Tagesordnung und Geschäftsordnung
- ...
- Die Sitzungsleitung schließt dann die Sitzung.
Nachbereitung
Zur Nachbereitung zählen:
- Sichern der Audioaufzeichnung auf dem Arbeitsplatzrechner in der Z124 und anschließende Leerung der Speicherkarte
- Einschließen der Technik in den Stahlschrank
- Ordnen der Sitzungsunterlagen, ggf. abheften
- Kontaktieren der abwesenden Antragsteller über Ausgang der Beschlüsse
- Informieren der abwesenden Mitglieder über Sitzungsverlauf (Verweis auf Protokoll, Termin im Plone oder kurzer Abriss)
- Bei weitreichenderen Beschlüssen Information an Studis, bzw. Anweisung an ÖA/Sprecher News dazu zu veröffentlichen
- Kommende Sitzungsleitung
- informieren, dass sie dran sind/ist
- Aufnahme in den Sitzungsmailverteiler
- Eintrag in den Neuen Termin
- Übertrag der vertagten Anträge/Infos in die nächste Sitzung
- Fertigstellung des Protokolls inkl. aller Anlagen (Anträge, Handreichungen etc.)
- Aufnahme der getroffenen Beschlüsse in einer entspr. Auflistung
- Dies dient zum besseren und einfacheren Auffinden und Nachvollziehen.
- Verabschiedung des Protokolls durch den StuRa auf einer der folgenden Sitzungen
- Unterschreiben des Protokolls durch Sitzungsleitung und Protokollführung
- Veröffentlichen des Protokolls inkl. aller Anlagen auf der Homepage des StuRa