Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 20.03.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer Verein email
Markus Dietze Faranto e. V. kontakt@faranto.de]

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Organisatoren

Budget der Teilnehmer

  • Referat Kultur
  • Faranto e. V.

Wahl der des Hauptverantwortlichen

Grundkonzept

  • Musik: Main + evtl. Saxophone
  • beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
  • Räume gemütlich zu einen Motto designen

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Mailverteiler erstellen

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0-€
  • Deadline:

Tusculum mieten

    • erledigt vom StuRa
    • Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

Motto ausdenken

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0,-€
  • Deadline:

Deko

  • Verantwortlich:
  • schauen, was Faranto und der StuRa hat
  • Konzept ausarbeiten
  • Beim Mietmagazin bestellen
    • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
    • 5 Schirme (a25€)
    • 8 Stehtische (a 9€)
    • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
  • Ideen
    • Fotobox
    • Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
  • Budget: max. 300,-€
  • Deadline für die Bestellungen:

Werbung

  • Plakate und Flyer gestalten
    • Verantwortlich:
    • Budget: 0,-€
    • Deadline:
  • mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
    • Budget: 200,-€
    • Deadline:
  • Austeilen
    • Verantwortlich
    • Budget: max.5€
    • Deadline:

Fundraising

  • Verantwortlich:
  • Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Kondomhersteller etc.
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 2 Wochen vorher (wegen der Werbung)

Getränke

  • Verantwortlich:
  • gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
    • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
  • Shots anbieten???
    • Tequila, Vodka, Rum
  • Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
  • min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
  • Budget: ???
  • Deadline:

sonst. Einkauf bei SELGROS

  • Verantwortlich Fahrer:
  • Verantwortlich Einkauf:
  • Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
  • Budget: 350,-€ ???
  • Deadline: 20.03.14

Security

  • Verantwortlich:
  • min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
  • Budget: max. 350,-€ ???
  • Deadline: 07.03.2014 ???

Licht- und Tontechnik

  • Verantwortlich:
  • Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
  • Budget: max. 450€
  • Deadline bis zur Vereinbarung: 07.03.14

Garderobe

  • Verantwortlich:
  • Garderobenmarken (vorhanden ???)
  • Budget: max. 100,-€
  • Deadline bis zur Lösungsfindung: 07.03.14

Musik

  • Angebote von DJs einholen
    • Verantwortliche:
    • Budget: max. 250€
    • Deadline: 17.01.14
  • -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs

Helfereinteilung

  • Verantwortlicher:
  • Aufbau
  • Durchführung
  • Abbau

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

  • Deadline: 07.03.14

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

  • Deadline: 14.03.14

Kassen

  • Verantwortlich:
  • Wechselgeld: 1500,-€
  • Deadline: 20.03.14

Preise

  • 3,-€ Eintritt
  • 1,-€ Garderobe

Getränke

  • 1,- bis 1,50€ Alk. frei
  • 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
  • 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
  • 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
  • 0,50€ Shots 2cl
  • 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben in € Einnahmen in €
Tusculum miete 400 Einlass 325*3=975
Deko 300 Garderobe 300
Werbung 200 Getränke 325*6= 1950
Getränke 900
sonst. Einkauf 275
Security 350
Licht- und Tontechnik 450
Garderobe 100
Musik 250
Summe 3225 Summe 3225
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