Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung
1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 03.04.2014
Protokoll: Markus Dietze
| Teilnehmer | Verein | |
|---|---|---|
| Markus Dietze | Faranto e. V. | kontakt@faranto.de |
| Philipp Kaiser | Faranto e. V. | vorstand@faranto.de |
| Luise Heidekrüger | Faranto e. V. | luise.heidekrueger@faranto.de |
| Matthias Würtenberg | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | matthias@esn-dresden.de |
| Édi Kettemann | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | |
| Jian Jiao | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | |
| Stefan Hempel | Referat Kultur | hempel@stura.htw-dresden.de |
| Markus Gork | Referat Kultur | gork@stura.htw-dresden.de |
| Arturas Miller | Referat Kultur | miller@stura.htw-dresden.de |
Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren
Kickoff: Grundlegende Vereinbarungen
- Status: Erledigt
Organisatoren und Budget
- Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden: bis 5000,-€
- Faranto e. V.: 1300,-€
- ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: 1300,-€
Gewinn und Verlustteilung
- Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
- Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
- Alle Ausgaben werden in Form einer Gesamtrechnung bzw. die Einnahmen in Form einer Übersicht (verkaufte Karten) von jeder Organisation an den StuRa der HTW Dresden geschickt. Somit kann Stefan einen Überblick behalten und es kommt am Ende nicht zu Schwierigkeiten bei der Aufteilung des Gewinnes/Verlustes.
Wahl der des Hauptverantwortlichen
- Faranto e. V.: (Markus Dietze) Luise Heidekrüger
- StuRa Referat Kultur: Stefan Hempel
- ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: Matthias W.
Zielgruppe und Ziele der Organisatoren
Zielgruppe
- Studierende der HTW Dresden
- speziell Incomings
- Incomings der TU Dresden
- Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
- Studierende der Great Paluka Schule
Ziele
- Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
- aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
- Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
- evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
- durch eine Chilloutlounge
- Mitgliedergewinnung
- durch optische Präsenz der Kooperationspartner
- über Semesterablaufpläne informieren
- evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
- z.B.: Students helping Students ;)
Grundkonzept und Name
- Entschluss zu Semester S(c)hock Party
- Musik: Main + evtl. Saxophone
- beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
- Räume gemütlich zu einen Motto designen
- Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt --> da wir keine T-Shirts haben buttons im ESN Büro der TU selbst herstellen -->Helfer gesucht!!!!
Raumaufteilung aus vom Haupteingang
- Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
- Nebenraum links Cocktailbar
- Hauptraum: Zuckerwatte Maschine (Matthias fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten
Preise
- VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card Beer Happy Hour von 22 bis 23 Uhr ) --> Wo? TU AAA, StuRa HTW DD; beim VVK Namenslisten, um Fälschung zu vermeiden --> mit PC nach Alphabet ordnen, um an der Kasse Stau zu vermeiden (Siehe Google Drive Dokument von Markus)
- AK: 4€
- 1,-€ Garderobe
Getränke
- Verantwortlicher: Arti
- 1,- bis 1,50€ Alk. frei
- 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
- 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
- 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
- 1,-€ Shots 4cl
Kalkulation mit 325 Gästen
| Ausgaben | in € | Einnahmen | in € |
|---|---|---|---|
| Tusculum miete | 400 | Einlass | 325*3=975 |
| Deko | 300 | Garderobe | 300 |
| Werbung | 200 | Getränke | 325*6= 1950 |
| Getränke | 900 | ||
| sonst. Einkauf | 275 | ||
| Security | 350 | ||
| Licht- und Tontechnik | 450 | ||
| Garderobe | 100 | ||
| Musik | 250 | ||
| Summe | 3225 | Summe | 3225 |
Mailverteiler erstellen
- Verantwortlich: Markus Dietze
- Budget: 0-€
- Deadline: 20.12.13
- Status: Erledigt (sep-csp@faranto.de)
VVK
- Stellen: HTW StuRa, TU AAA
- Preise 2,76 € bei exaktem Betrag, ansonsten 3€
- GÄste werden im Google Drive Dokument festgehalten (für TU und HTW einzelne Accounts auf Googlemail --> Matthias (TU), Stefan, Luise, Markus
(HTW)) wissen Bescheid
- je 150 VVK Karten!!!! --> darauf achten, dass es nicht mehr sind!
- die Einnahmen müssen am Veranstaltungstag zum StuRa der HTW gebracht werden und mit Stefan überprüft werden
- VVK Zeiten: HTW Zeiten am Büro und in Facebook (in Bearbeitung)
- VVK Zeiten: TU?
Aufgabenverteilung mit Budgetierung
Specials
- keine Fotoecke mehr!!!! Es werden also keine Plakate und auch keine Stellwände und kein Laptop mehr benötigt!
- Für ESN Card - Besitzer gibts einen Klopfer am Eingang
Einlass
- Stempel: Sind bestellt, sollten bei der Feier Verfügbar sein
- Kassen vom StuRa
- Security ist gebucht?!
Tusculum mieten
- Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
- Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
- es ist eine Schanklizens vorhanden
Specials und Motto ausdenken
Motto
- Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche
- Budget: 0,-€
- Deadline: 08.01.14
- Status: done (kein Motto)
Neuer Name
- Semester S(c)hock Party
- Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
- Deadline: 08.01.14
- Status: Erledigt
Deko
- Verantwortlich: Arti
- schauen, was Faranto und der StuRa hat
- Konzept ausarbeiten
- Beim Mietmagazin bestellen
- Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
- 5 Schirme (a25€)
- 8 Stehtische (a 9€)
- leere Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
- Anlieferung:3.4. 16 Uhr
- Abholung: 4.4. 10 Uhr
- Budget: max. 300,-€
- Deadline für die Bestellungen: 15.03.14
- Status: erledigt
- Matthias fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)
* Status: Reservierung bestätigt (50€ Kaution, 10€ Miete und 10€ für 200 Wattestäbe)
Werbung
Plakate und Flyer gestalten
- Verantwortlich: Matthias fragt ESN TU
- Budget: 0,-€
- Deadline: 01.03.14
- Status: Gestaltung abgeschlossen
- Varantwortlich: Markus Dietze
- mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
- Budget: 200,-€
- Deadline: 08.03.14
- Status: Druckauftrag erstellt, Dateien hochgeladen, Fertigung bis Mittwoch 19.03. Kosten: 103,32€
Austeilen
- Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
- auch Facebook und Exma verwenden
- Facebook Event mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
- Budget: max.5€
- Deadline: 15.03.14
- Status: erledigt
Fundraising
- Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
- Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
- Budget: 0,-€
- Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
- Status: geklärt
Getränke
- Verantwortlich: Arti
- gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
- Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
- Shots anbieten
- Tequila, Vodka, Rum
- Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
- min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
- Budget: 1000
- Deadline für die Bestellung: 15.03.14
- Status: erledigt
sonst. Einkauf bei SELGROS
- Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
- Verantwortlich Einkauf: Markus Gork
- Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
- Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
- Budget: 250,-€ ???
- Deadline für Einkaufsliste: 22.03.14
- Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
- Status: in Bearbeitung
Security
- Verantwortlich: Matthias W.
- min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
- min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
- Budget: max. 350,-€
- Deadline für Anfrage: 08.03.2014
- Deadline für Zusage: 15.03.2014
- Status: Connection wird die Security stellen
Licht- und Tontechnik
- Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
- Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
- Budget: max. 450€
- Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
- Status: Termin von Boxi angenommen
- Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
- Status: erledigt
Garderobe
Nachfrage StuRa TU
- Verantwortlich: Matthias
- Deadline: 08.03.14
- Angefragt, Ergebnis: keine Kleiderständer zum Vermieten vorhanden
Nachfrage HTW
- Verantwortlich: Stefan H.
- Garderobenmarken vom StuRa HTW
- Budget: max. 100,-€
- Statt Kleiderstände eine Kombi aus Stühlen und Tischen
- Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
- Status: erledigt
Musik
Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen
- Angebote von DJs einholen
- Verantwortliche: Philipp
- Budget: max. 250€
- Deadline: 17.01.14
- Zusagen von: Dude Crush und Stock 69 (mit Saxophonist)
- Status: fertig
Helfereinteilung
- Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
- Aufbau
- Durchführung
- Abbau
- Status: in Bearbeitung; Helferlisten sind rausgeschickt
Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken
- Deadline: 08.03.14
- Status: erledigt
Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken
- Deadline: 15.03.14
- Status: in Bearbeitung
Kassen
- Verantwortlich: StuRa ...Stefan
- Wechselgeld: 1500,-€
- Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
- Status: Kommen vom StuRa HTW
Transport(HTW/Tusculum)
- Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
- Anfrage des internen HTW Transportes
- Budget: 42,-€
- Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
- Status:
- Transporter von StudiTransporter gemietet
- Zeitraum: vom 03.04.2014 14:30 Uhr bis 04.04.2014 08:00 Uhr
sonstiges am Veranstaltungsort
Getränkekühlschränke
- Anfrage StuRa TU Dresden: Jian
- Status: Reservierung bestätigt (75€ Kaution, 25€ Miete)
- Deadline für Anfrage: 15.01.14
- Anfrage Reservierung StuRa HTW Dresden: Stefan
Verpflegung
- Es wird belegte Brötchen geben