Protokoll
"Ein Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde. Protokollierung bezeichnet dabei die Niederlegung der drei Protokollbestandteile Zeitpunkt, Veranlasser und Vorgang. Erfolgt die Niederlegung in Schriftform, spricht man auch von Niederschrift. Umgangssprachlich wird auch eine schriftliche Verwarnung als Protokoll bezeichnet." (Quelle: "Protokoll" im Wikipedia)
Das Protokoll hat "nur" eine Beweisfunktion. Die Gültigkeit eines Beschluss beginnt mit der erfolgten Fassung des Beschlusses. Nach der Verabschiedung eines Protokolls ist es durch den Vorsitz zu unterschreiben. Sollte es keinen Vorsitz geben, so unterzeichnet die Sitzungsleitung. Anderenfalls ist das Protokoll durch die Protokollerstellerin oder den Protokollersteller zu unterzeichnen. Das Datum der Verabschiedung des Protokolls sollte (kann) vermerkt sein. Das Protokoll ist entsprechend bekanntzugeben.
Ausführlichkeit
Mindestens die gestellten Anträge, dazu durchgeführte Verfahren, die dazu abgegeben Stimmen und die entsprechenden Ergebnisse müssen vermerkt sein. Also alles Wesentliche zu den gefassten Beschlüsse muss klar erkennbar sein.
Auch die Anwesenheit (und damit mindestens auch indirekt die Abwesenheit) der gewählten Vertreterinnen und Vertreter, die Mitglieder des Organs sind, ist zu vermerken.
Hart gesottene können auch § 93 Satz 2 VwVfG heranziehen.