StuRa:Einführungswoche für Erstsemester/Organisation

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Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation für die Einführungswoche für Erstsemester des StuRa sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

zeitlicher Ablauf

Zeitfenster für die ESE

Grundsätzlich ist die Woche der Einführungsveranstaltungen festgelegt. Diese stellt die Projektwoche des Studienjahresablaufplanes für Erstsemester dar.

Übersicht zum zeitlichen Ablauf

Termin Tätigkeit
spätestens innerhalb des ersten Monats der nicht vorlesungsfreien Zeit im SoSe erstes Treffen der Interessierten zur Planung und Organisation der ESE
spätestens vor der drittletzten Sitzung des StuRa in der nicht vorlesungsfreien Zeit im SoSe Vorstellung des Konzeptes für die kommende ESE

Beantragung zur Bereitstellung entsprechender (finanzieller) Mittel

spätestens vor der letzten Sitzung des StuRa in der nicht vorlesungsfreien Zeit im SoSe abschließende Klärung der Gegenstände und Bestätigung der Referierenden der #Veranstaltungen
spätestens bis Ablauf der nicht vorlesungsfreien Zeit im SoSe (damit bis spätestens bis zum Endes des Prüfungszeitraumes im SoSe die Genehmigungen abschließend sichergestellt sind) Beantragung der Räume für die #Veranstaltungen
spätestens bis Ende der zweiten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes im SoSe (damit bis spätestens bis Ende der dritten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes gedruckt sein können) redaktionell und gestalterisch Fertigstellung der #Einladung und Erteilung des Druckauftrages (Menge gemäß der Anzahl der neu immatrikulierten Studentinnen und Studenten)
spätestens bis Ende der dritten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes im SoSe (damit die #Einladungen den Schreiben zur Immatrikulation beigefügt werden können) Transport der gedruckten Einladungen zum StudSek

Zusammenwirken

StuRa

Die Organisation und die Durchführung der Einführungswoche für Erstsemester bedarf vielen Kräften, denn der Aufwand ist enorm.

HTW Dresden

Die Planung des Ablaufes ist maßgeblich mit dem Dezernat Studienangelegenheiten zu erarbeiten und abzustimmen.

FSR

  • evtl. Erstellung einer Usb-Stick mit Software für das Studium an der jeweiligen Fakultät
    • Fakultät Elekrotechnik
    • Fakultät Informatik/Mathematik
      • GNU/Linux und oder PC-BSD mit reichhaltiger Softwareausstattung
      • LaTeX- Umgebung für Text- und Formelsatz
      • Programmierumgebung etwa Eclipse und GCC
      • Multimedia-Tools etwa Inkscape, Scribus, Gimp für Bilder, weitere für Videoschnitt etc.
    • Fakultät Bau/Architektur
    • Fakultät Landbau/Landespflege
    • Fakultät Gestaltung
    • Fakultät Maschinenbau/Verfahrenstechnik
    • Fakultät Wirtschaftswissenschaften
Anschreiben der einzelnen FSR

Auch die FSRs können, etwa wie die #Einladung (zur ESE), ein Schrieben mit den Unterlagen zur Immatrikulation versenden. Auch wenn das nicht direkter Teil der Veranstaltung Einführungswoche für Erstsemester ist, so sollte im Rahmen der Organisation den FSRs diese "Option" der frühzeitigen Information und eigenen Vorstellung aufgezeigt werden.

Teilnehmende

Wichtig für die Planung der ESE ist natürlich die Anzahl der mutmaßlichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Nahezu ausschließlich werden neu immatrikulierte Studierende daran teilnehmen. Zur Berechnungsgrundlage dient daher die Zahlen der Neuimmatrikulationen, die das StudSek haben muss. Zur Aufteilung der der Teilnehmenden auf Veranstaltungsräume wurde bisher eine Unterglieder nach Fakultäten vorgenommen. Eigentlich geht es hierbei aber eher um die Untergliederung in Studiengänge, denn mutmaßlich werden weniger Studierende der Fern- und Masterstudiengänge teilnehmen. Daher sollte das StudSek die Zahlen nach Studiengängen untergliedert bereitstellen.

Die folgende Berechnung ergibt sich aus Erfahrungswerten:

Anzahl der neu immatrikulierten Studierenden * 0,7 = Teilnehmende zur ESE

Eine Überprüfung kann gerne eine Befragung der Teilnehmenden durchgeführt werden, um somit künftige eine besser Planbarkeit zu erreichen.

Exkurs Teilnehmende

Auch die "alten" Studentinnen und Studenten könnten über die ESE informiert werden. Abgesehen davon, dass somit ein Austausch mit den neuen Studierenden angeregt wird, so gibt es vielleicht auch interessante #Veranstaltungen für die bisherigen Studierenden. Das gilt insbesondere sollte es eine neue Veranstaltung geben. Etwa zur ESE 2010 kam der Vortrag zum Prüfungsrecht neu dazu, der wahrscheinlich auch für eine Vielzahl der bisherigen Studierenden zweckmäßig wäre.

Organisation

Aufgliederung in Aufgabenbereiche

Die folgende Aufzählung ist eine Benennung von Gruppen, auf die der Organisationsaufwand aufgegliedert werden kann.

Leitung

inklusive Informationsverbreitung

  • Programm der Informationsveranstaltungen
    • Informationsveranstaltungen der Vorjahre prüfen
    • Überarbeitung (Aktualisierung) der Inhalte einzelner Informationsveranstaltungen
    • (vielleicht notwendige) Überarbeitung des gesamten Ablaufplanes
    • Erstellung der (oder Anpassung der erstellten) Darstellungen der Informationsveranstaltungen (mit Übersicht) auf der Website
  • Raumanträge prüfen und (womöglich) stellen
    • einzelne Räume für Informationsveranstaltungen
Technik
  • Tonanlage für Absprachen
    • Lautsprecher
    • Mikrophone
  • Musik anbieten
    • "Klangtapete" als Beschallung des Wirtschaftshofes erscheint mit Rechentechnik + Internetradio (z.B. soma.fm) passend zum Essen und Kennenlernen.
      • Technik testen
  • Megaphon für "Ansagen" und Megaphone für Hochschul-Rallye
Logistik
Verpflegung
  • Inventur
    • Einweggeschirr
      • Becher
      • Teller (mit Terrinen)
      • Besteck
    • Folien
      • Frischhaltefolie
      • Alufolie
    • Servietten
    • Strohhalme
    • (vielleicht sogar) Lebensmittel
    • Bediengeschirr
Getränke
Kaffee
Hier soll sich eine Anleitung zur Ermittlung der benötigten Menge wiederfinden.
Sie soll auf benannten Erfahrungswerten der Vorjahre basieren.

Wie für Kaffee üblich, sollte es möglichst ökologischen Kaffee als Fair Trade geben. Ansonsten kann es von verschiedenen Stellen, etwa dem Bereich Ökologie, Kritik geben. Im Übrigen ist der Preisaufschlag in vielerlei hinnehmbar (ökosoziale, ausbeutungsarm Dimension). Letztlich gibt es dazu auch eine Beschlusslage vom StuRa. Also nicht einfach den schäbig billigen Kaffee von JA! (oder derartiges) im großen Stil kaufen.

Mate
Bier

Bei der ESE wird auch nennenswert Bier umgeschlagen. 

Hier soll sich eine Anleitung zur Ermittlung der benötigten Menge wiederfinden.
Sie soll auf benannten Erfahrungswerten der Vorjahre basieren.
Veranstaltungen
Informationsveranstaltungen


Hochschul-Rallye
Abendprogramm
ESE-Clubtour
weitere Ideen

Website

Domain

Grundsätzlich sollte eine Verweis auf die Landingpage www.stura.htw-dresden.de/ese erfolgen.

Im Plone kann dann (mit entsprechenden Rechten) die Weiterleitung bearbeitet werden.

Website Inhalte

Wohl hoffentlich eine Sache: Den Ordner der Veranstaltung des vorherigen Jahres anschauen und imitieren. Verbesserungen sind erwünscht,

spezielle Website
pentabarf

Eines der wohl besten "Tools" für "Konferenzen", wie aber auch unsere Einführungswoche für Erstsemester, ist wohl pentabarf. Die Software dient vom Spektrum (aus dem) C3D2 bis BSDCan 2012.
frab hat den Anspruch pentabarf ersetzen zu können. Für die Veranstaltung Datenspuren 2013 wurde ab dem Call for Papers frab für die Organisation verwendet.

Aufgabenumsetzungssystem

erstmalige Verwendung von eines Systems zur Aufgabenverwaltung

Im Zusammenhang mit der Organisation der ESE 2015 wurde erstmalig eine Plattform zur Verwaltung von Aufgaben verwendet. Es wurde testweise Redmine eingesetzt.

Indirekt diente das als Testballon für die Einführung beim gesamten StuRa, ferner alle studentischen Vertretungen.

neue Version vom Projekt

Anstatt zu einer jeden ESE ein neues Projekt anlegen (und einrichten) zu müssen kann (sollte) einfach das bestehende projekt:ese verwendet werden. Bei den Einstellungen von Projekt kann bei projekt:ese/settings/versions einfach eine neue Version erstellt werden. Diese ist dann dann beim jeder Aufgabe (Ticket bzw. Issue) anwählbar und ist folglich in der projekt:ese/roadmap abgegrenzt.

Gedankenstützen

  • Bitte mal die genauen Zahlen, untergliedert nach Studiengängen, der neu immatrikulierten Studentinnen und Studenten durch StudSek mitteilen lassen!
  • Transporter für Montag und Mittwoch mieten --> das muss unbedingt noch gemacht werden!!!
  • Verpflegung (für Essen und Trinken)
    • Grill: haben den Grill vom FSR ET und Bau, Mensa: Abholung Dienstag (5.10.2010) 9 Uhr an der Rampe!! AnkeStockhaus
    • Tee + Kaffee
    • Kühlschrank?? AnkeStockhaus
    • "Geschirr" (Teller, Becher, Besteck, Servietten)
  • Dresdentour
    • per Fuß+Guide (Fannü --> 2 Guides à 60€ (je 2 Std für je 30 Leute) --> zu teuer? --> fällt weg, ersetzt durch eigene Ideen
    • Ideen suchen wir noch...Quiz, was muss alles gesehen werden in DD?
  • Teilnahme an HS-Rallye --> FSRs sind angeschrieben und werden telefoniert, ebenso Dezernate und DekanInnen AnkeStockhaus
  • pub-crawl-Route festgelegt (Novitatis, GAG18, KNM Bierstube, Wu5 und zum Abschluss Aquarium) - Meinungen dazu?
    Ich empfehle eine Rücksprache mit dem VDSC. -- PaulRiegel 19:07, 28. Sep 2010 (CEST) --> erledigt AnkeStockhaus
  • Verpflegung planen
    Man möge sich bitte entscheiden, ob wir alles auf Kommission bestellen und anliefern lassen oder selbst mit Transporter am Mo. 4.10.10 einkaufen fahren..? (Fannü ist dabei) --> auf Kommission geeinigt, glaub ich --> Getränkelieferanten? hat jemand Kontakte? werde versuchen Angebote einzuholen AnkeStockhaus und ich werde helfen Fannü
  • Saftbar
    • Säftemixturen?
    • im Mixer oder Glühweinkocher? Ideen, Meinungen?
  • Helferinnen und Helfer finden, Zuständigkeiten vergeben
    • Verantwortlichkeiten (bitte vervollständigen, würde eine Liste im StuRa aushängen am Sonntag zum Eintragen und festlegen):
      • Musik/Technik
      • Brunch: Koordination (Überblick wieviel ist noch da, rechtzeitig nachkaufen,Leute, etc.) --> Anna und Marlen (WiWi)
      • Grillen: Koordination (Grillkohle, Grills, Leute, etc.) --> Daniel (Bau)
      • Pub crawl: Aufteilung der Erstis, Koordination der Guides --> Jens (WiWi)
      • Mittag: Koordination (Glühweinkocher rechtzeitig einschalten, nachschenken, Leute, etc.) --> Jens (WiWi)
      • Stadtrallye: Koordination (Aufteilung in Gruppen, etc.) --> vllt durch eine Art Stuhltanz
      • Saftbar: Koordination (Leute, Menge, Kapa, etc.)
      • Fotobeauftragter: Bilder machen
  • Ausdrucke des Programms aufhängen am Die und Mi
  • Begriffserläuterung und deutlich machen der Wichtigkeit von Evaluationen

Siehe auch

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