LAN-Party/ElektrixX Eta
Dieser Artikel soll einen Überblick der geleisteten Vor- und Nacharbeit vom Organisations Team der Studentischen LAN-Party sein. Es soll zu jeder LAN-Party einen Bericht erstellt werden, um Feher, Problem oder Ideen zu sammeln und diese für zukünftige Veranstaltung zu berücksichtigen.
Die Organisation der konkreten Veranstaltung soll hier erfolgen. Dazu sind Protokolle, Treffen und sonstiges organisatorisches in diesem Artikel zu sammeln und aufzuarbeiten. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.
Allgemeines
Wann?
- 1.Termin: 14.04.2017 bis 16.04.2017 - 2.Termin: 28.04.2017 bis 30.04.2017
Wo?
- PAB
Teilnehmeranzahl?
- 80 Teilnehmer
wichtige Emailadressen:
(1) pt@stura.htw-dresden.de und admin@stura.htw-dresden.de CC setzen für PT
(2) lan@stura.htw-dresden.de für interne Absprachen (ausschließlich!!)
(3) kultur@stura.htw-dresden.de für Helfer(Aufbau & Abbau)
(4) fsr_informatik@htw-dresden.de
- Wo & Wann sind die Treffen? aus Zeitgründen machen wir die Treffen immer 18:00Uhr im StuRa Büro :)
wichtige Materialien+ Tickets:
1. Plannungstreffen
1. Planungteffen am 12.01.2017
Was gemacht werden muss:
1. Raumantrag stellen
2. Website aktualisieren+ Facebookveranstaltung
3. Probe-Lan
Für das nächste Treffen:
Sponsoring mit Liste
Raumantrag abgegeben mitbringen+ Verteilung
Absprachen mit PT halten im Bezug zum Switch
ein Treffen für Turniere z.n. Turnierebäume, + Listen
3 gewählte Turniere mit 6 Wochen Voting Zeit,
2 Wochen Auswertungszeit, maximal 7 Turniere,
Voting nach Genre+ jeweiliges zugehöriges Game dazu
ein Treffen für Sponsoring
2. Plannungstreffen
Tragt euch in die Liste einfach ein ;)
- Turnierbaum - switch 3 Vorschläge - Messenger - Liste mit
Probelan
Probelan vom 07.04.2017 bis 09.04.2017
=> die Plakate stehen online. Druck ausstehend Aushang+ Mail an alle. Antrag auf Verkauf von Getränken
Materialien
- Plakate bei der Unidruckerei. Anfrage bei Frau Rossberg für Kostenübersicht
- mehrere A4 Blätter drucken für Lan.
- Lamierte A4 Blätter des Plakatlogos bei der Unidruckerei => Werbung bei der ESE über Beamer vor der Veranstaltung(5 reichen)
- Tickets vorher anfertigen+ auseinandersetzen mit Programmen!
- Bänderart: Tyvek https://www.securticket.com/
=> einfacher Text: Stura HTW Electrixx
Nachbereitung
- Turnierspiele/Preise:
- Blur / Bobbycar
- League of Legends (LoL) / 4xTeemomütze & LuluMütze
- Rock of Ages / Schild ?
- CS:GO / ?
- PropHunt / ?
- Da keine Turniere durchgeführt wurden, werden alle Preise in das Lager gebracht und für die nächste Lan genutzt.
- Für die Lan sind vier bestimmte Punkte in der Orga abzudecken:
- 1. Technik
- Server mit hochgeladeten Games
- Kabelverlegen
- TS Server vorher
- DC++
- alle 16x 8er Switche & die der 26er sowie 50er Switch
- Router für getrenntes Netzwerk vom Hochschulnetz
- Absprache mit Rechenzentrum für die Portsfreischaltung:
- Nr.: D11-PAB-Z1-D12 (beide)
- Absprache mit Dez. Technik für die Prüfung der Technik::
- Prüfung erfolgte 04/2017 --> nächste Prüfung 04/2019
- Dezernat Technik beim Raumantrag alle möglichen Kabel für die Konsolen!!! (Gamecube zu Hdmi!?), Steckerleisten, Mikrofon e.t.c.
- 2. Publicity
- Facebookwebsite aktualisieren mit Bildern, Kommentaren, teilen der Veranstaltung
- Plakate 10x A0 drucken (15€ pro Plakat)
- Logo muss vorher stehen (Jenny bei Referat Kultur)
- Flyer im Format A5 erstellen in verschiedenen Farben in Wohnheime, Flure, Erstsemesterveranstaltung
- Mail an Alle
- Plakat an den Bildschirm im Foyer einblenden
- Vorab der Veranstaltung:
- AGB drucken, Mitbringzettel hochladen, Link für die OnlineRegistrierung
- Gewinnspiele oder Aktionen
- Dankesrede schreiben in Facebook
- Dankesrede an Alle beteiligten+ Sponsoren in CC setzen
- Fotos während der Veranstaltung
- 3. Finanzen
- Kassenwart
- Onlinebestellung verwalten + Absprache mit Frau Rossberg
- Turnierpreisbestellungen
- Vorverkauf regeln:
- Ticketbänder, Karten!? (dieses mal nicht)
- Excel Tabelle mit allen Kosten aufführen
- Kosten während der Veranstaltung für Kaffee, Zucker, Kaffeefilter,Panzertape, Bierkästen, Müllsäcke, Klopapier
- Pizzabestellungen nicht in die Excel aufführen!!!
- Finanzstütze bei Extrakosten oder Schäden sichern! (300€ sollte in der Kasse liegen)
- 4. Ablauf
- Auf- und Abbau & während der Veranstaltung!!! mindesten 7 Personen, Absprache der Nachtwache für das Eqiupment
- Lagerbestände eine Woche vorher hochholen
- Dekoration
- Transport der Einzelnen Lagerbestände
- Ausstattung der Techink:
- Switch von Frau Rossberg holen
- 2x Große Switche holen
- Lankabelkiste durchzählen der Anzahl und Länge!!!
- Rechner für die Games auf den Beamer zur Verfügung stellen (von einem Standrechner für Turnierbäume e.t.c)
- Check der Hardware durch Absprache mit dem Admin!
- Absprache mit dem Pförtner in Bezug auf Rauchen& Eintritt in die Veranstaltung über Bänder
- Wege zur Toilette und Einkaufsmöglichkeiten nennen
- Flyer für die Pizzen & Sammelbestellung
- Ansager aller Turnierspiele + Fortgang der Spiele ankündigen(Bsp.: Runde 3 TeamA gg Team B)
- Banner des Sturas aufhängen
- Kaffeemaschine+ Gefäß für Wasser der Kaffeemaschine
- Abendkasse sitzen
- Telefonnr untereinander austauschen und immer vollaufgeladene Handys!
- 1. Technik
- Positives
- neue Teilnehmer
- Eqiupment durch den StuRa& Selbstgestelltes
- Netzwerk lief stabil durch richtige Einstellung und besserer Technik
- => 2 GBit Verbindung zwischen den Switchen mit 2 Lankabeln
- flexible Sitzaufteilung (kann besser sein)
- neuer Miniofen
- Sehr gutes Logo
- Neues Knüpfen von Kontakten untereinander
- Negatives + Vorschläge
- Zu spät Werbung gemacht
- zu wenige Teilnehmer durch Veranstaltung über ein verlängertes Wochenende
- Keine AGBs Vorhanden --> für nächste Lan unbedingt Vorrätig haben
- Mehr Helfer beim Abbau (4 Helfer beim Auf- und Abbau))
- Vorschlag für einen Pollerwagen zum Transport --> Kauf vom StuRa für alle Referate
- Beim Abspringen eines Sponsors vorbereitet sein und Maßnahmen treffen.
- Rücklagen von Geld in der Kasse haben
- Mehr Helfer beim Abbau (4 Helfer beim Auf- und Abbau))
- vorheriges Stehen des Konzepts für Anfrage beim Sponsoring
- Foto-Boy Aufgabe vernachlässigt!
- Rollos zumachen an der Fensterseite
- Pizzasammelbestellung beauftragen an jmd mit dem Kassenwart
- Adapter für die Gamecube
- Werbung bei anderen Veranstaltung machen
- neue Anregung
- langes HDMI Kabel Kaufen 10m (für Anschluss an Beamer)
- langes Audiokabel Kaufen für Anschluss an Lautsprecher
- nächste Lan mit StuRa eigenen Server --> ist schon in Vorbereitung
- Aufgabenverteilung & Dank
- Stefan
- Probelan
- Interne Verwaltung des Netzwerkes 3 Tagelang!
- Auf- und Abbau
- T-Server & Game-Server gestellt
- Hilfe & Antwort für die Teilnehmer
- eigenes Eqiupment --> Server, Router, Lan-Kabel, Monitor
- Lagerbestände durchgezählt
- Absprache mit Dez. Technik und Frau Rossberg, wegen Technik
- Arturas:
- Probelan
- Turnierbäume
- Turnierleitung von ROA & Blurr
- Doodlelisten
- Transport u. Kauf von Sachen mit dem Auto
- Auf- und Abbau
- Rechner für Livestream
- Hilfe & Antwort für die Teilnehmer
- Aktualisieren der Website
- Preise der Lan
- Mail an alle
- Viet
- Probelan
- Website aktualisiert+ Werbung, Plakate, Flyer..
- Wordpress verwaltet
- Antwort auf Käufer+ Verkauf der Tickets
- Kassenwart+ Abendkasse+ Kautionwiedergabe
- Zettel gedruckt, AGB+ Ablaufpläne
- Wiki aktualisiert
- Hilfe & Antwort während der Lan (Vollanwesend bis auf 1h+ Nachtwache...)
- Lagerbestände vorbereitet
- Jenny
- Erstellen des Logos ?
- Paul Patolla
- Erstellen des Wordpress als Nachhaltiges Mittel! ?
- John
- Aufbau
- Abbau
- Hilfe & Antwort
- Abendkasse
- Dezernat Technik
- Vorbereitung der Technik durch Prüfung und Absprachen
- Stellen des Eqiupments + Tische & Stühle
- Frau Roßberg
- Finanzen+ Verwaltung
- weitere Helfer aus Referat Kultur mit Marianna als Leitung
- Abbau
- Abendkasse
- Während des Ablaufs Kaffee nachgefüllt, Pizzasammelbestellung, Kauf von Hilfsmittel