Studentinnen- und Studentenrat/Protokoll
Protokolle des StuRa dienen zur Dokumentation seiner Sitzungen.
Ausführlichkeit
Eine klare Definition der Ausführlichkeit gibt es nicht. Derartiges könnte in der Geschäftsordnung des StuRa näher geregelt sein. (Im Übrigen könnte das sogar in der Geschäftsordnung der Studentinnen- und Studentenschaft für alle Organe der Studentinnen- und Studentenschaft näher geregelt sein.)
Erstellung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung des Protokolls.
Erstellung Geschichte
Früher wurden Protokolle beim StuRa von Hand geschrieben. Wer Lust hat kann, sich das in der Ablage anschauen. :-D
Es folgte eine Generation, die mit Nadeldruckern erstellt ist.
Später wurde dann die (handgeschmiedete) Website zur Erstellung (und auch Veröffentlichung) genutzt.
Die nachfolgende Website (Plone) wurde (wird) auch für die Vorbereitung, Erstellung und Nachbereitung (mit Überarbeitung und Veröffentlichung) der Protokolle als Arbeitsinstrument genutzt.
Im Falle eines Problems mit der Website (etwa fuck up von Plone 3) konnte (und kann) das Wiki aushelfen (siehe Beispiel).
Vorlagen
Die Sitzungsleitung beim StuRa (Bereich Sitzungsleitung) hält Vorlagen vor.
Medien
Entsprechend der eigenen Organisation für den Bereich Sitzungsleitung werden entsprechende Medien (als Software) verwendet.
Beispielsweise können folgende Medien verwendet werden:
Bei der Auswahl sollte auf intensive Kollaboration abgezielt werden.
Ablaufvorschlag
- Protokollant festlegen
- Protokoll gemeinsam via Etherpad in der Sitzung erstellen [1]
- Nach der Sitzung schickt der Protokollant den Verweis auf Protokoll im Etherpad an alle Sitzungsteilnehmer zur Nachkorrektur
- Es wird ein Artikel der Form Sitzung StuRa 2012-02-08 angelegt und der Inhalt aus dem Etherpad eingefügt
- Protokoll wird durch damaligen Protokollant in die finale Form gebracht und gedruckt
- das Protokoll wird zur kommenden Sitzung durch den StuRa beschlossen
- das Protokoll wird von der damaligen Sitzungsleitung und dem damaligen Protokollant unterschrieben, als gescanntes PDF mit OCR abgelegt und abgeheftet