Faranto e. V.:Culture Shock Party/WiSe13-14

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Faranto

Begriffe

Analyse von Eckpunkten

  • Zielsetzungen: Supercolle Semestereröffnungsfeier
  • Zielgruppe: Incomings und Studenten
  • Anzahl der Teilnehmer: mindestens 350
  • Bereitschaft für hohe Finanzielle Chancen und Risiken
    • Vorschüsse
    • LPP: max. 500€
    • Erasmus: min. 415€ (Miete 115€und Kaution 300€Tusculum)+ ???
    • Faranto: min. 1000€(Philipp fragt Anni)
    • Summe: 1915€ Was kann ESN TU Dresden noch vorschießen?
  • Veranstalter: Erasmus-Initiative Tu Dresden e.V., Faranto e.V. und LPP
  • Helfer: mindestens 30
  • setzen von Deadlines: 1 Monat vorher muss das Layout für die Plakate stehen (Paul)
  • Motto: ???

Musik, Lokation und Technik für das Tusculum

Musik

Künstler engagieren:

Lokation

Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:

  • maximale Kapazität: 400
  • maximale Veranstaltungsdauer: ???
  • zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein: -> Mainstream
  • Hauptfloor mit DJ Nebenfloor mit Ska-Playlist
  • Cocktailbar und Bierbar trennen (Joe)
  • muss man die GEMA anmelden (Paul)
  • Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
    • evtl. über LEI-Haftpflichversicherung (Markus fragt nach)
  • Lokation dekorieren (???)
    • Banner
  • muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen (Markus fragt an)
    • ca. 2-3 Sicherheitskräfte werden benötigt
    • Genaue Anweisungen geben
  • Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen (???)
    • Seife, Tücher, Toilettenpapier
  • Gaderobe ist nicht vorhanden
    • besorgen von 6 Garderobenständer (Christian)
    • besorgen der Garderobenmarken (Arti)
  • Technik ist nur Teilweise vor Ort
    • Boxi bietet super Konditionen und einen super Service (Markus und Joe)

Technik

Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen. (übernimmt Paul?)

  • Kostenvoranschlag einholen (ca.400,-)
  • Antransport und Abtransport klären (übernimmt Boxi)
  • Aufbau und Techniker organisieren (übernimmt Boxi)

Verpflegung

  • Essen
    • Brezeln
    • Würstchen mit Toastbrot (Joe kümmert sich um Würstchenwärmer vom StuRa)
  • Bier (nur in Flaschen)
    • Wikühler
    • Feldschlösschen
    • Radler (entweder Feldschlösschen oder Freiberger)
    • Köstritzer
  • Longdrinks
    • Tequila Sunrise
    • Cuba Libre
    • Wodka Energie
    • (Gin Tonic)
    • Wodka Orange
  • Cocktails
    • Sex on the Beach
    • Swimmingpool
    • Mojito
  • Alkoholfrei
    • Cola
    • Sprite
    • Orangensaft
    • Wasser

-> Getränkeliste beantragen Hubauer in Bautzen (Daniel) Dieser Getränkedienst bietet ähnlich gute Preise wir die Konkurrenz an, aber der Service ist viel besser. 50% des Einkaufes geschieht auf Kommission, die Lieferung übernimmt er und stellt bei dieser Größenordnung noch 1-2 Kühlschränke auf.

Sponsoring und Werbung (noch offen)

Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.

  • Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
  • Internetportale
    • Facebook
    • Exma
  • Emails über Verteiler

Durchführung und sonstiges (noch offen)

Durchführung

Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:

-> Helfer in Tabelle einteilen

sonstiges

  • VVK-Karten anbieten (Nein)
  • kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter
  • Shaker (StuRa HTW)
  • Brettchen (StuRa HTW)
  • Messer (StuRa HTW)
  • Becher (Ganz wichtig! Mehrwegbecher vom StuRa HTW?)
  • Stößel (StuRa HTW)
  • Servietten (StuRa HTW)
  • Pappteller (StuRa HTW)
  • Cocktailbar (Joe)
  • Reinigung möglichst extern erledigen lassen

Kalkulation

  • Einnahmen
    • Sponsoring
    • Eintrittsgelder 3€*400=1200€
    • Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung 5€*400=2000€
      • Summe: 3200€
      • Zu Beachten: Wechselgeld min. 1500€ (Pfand und Gaderobe)

Auswertung und Dokumentation

Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.

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