Semester Shock Party/Organisation
Organisatoren und Budget
- Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden
- Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden
- Faranto e. V.
- ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.
Gewinn und Verlustteilung
- Finanzleiter/-verantwortlicher muss gewählt werden, der von Anfang an alle Rechnungen bekommt und managt
- Abrechnung erfolgt über Finanzer
- Finanzer überwacht Kassen, Wechselgeld, Abschöpfen der Kassen während der Veranstaltungen
Wahl der des Hauptverantwortlichen
- EIN HAUPTVERANTWORTLICHER, der alles einteilt
- Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung
- Hauptverantwortliche für die Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau
- Garderobe, Einlass, Bierbar, Cocktailbar, Springer, Fotograf, Abbau, Aufbau, Shotbar (Willkommensdrink), extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen)
- Aufgaben verteilen: Verträge aufsetzen, DJs suchen, Security, Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> wir brauchen einen Helfer, der mit ihm beim Einladen ab ca 13 Uhr (Alaunstraße 81), Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft, Getränkebestellungen, Einkauf, VVK, Werbung (Flyer, Facebook, Plakate), Übergabe am nächsten Tag
- ein Verantwortlicher für die Cocktailbar (Einweisung, Zusammenstellung der Cocktailkarte und Versenden der Rezepte, Anfertigen des Einkaufszettels, Übersicht mit allen benötigten Utensilien (Shaker, Eis, Löffeln, Schneidebretter, Schüsseln, Strohhalme, ...), Musik im Raum, Deko --> Mietmagazin)
- es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen
Ziele
- Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
- aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
- Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
- evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
- durch eine Chilloutlounge
- Mitgliedergewinnung
- durch optische Präsenz der Kooperationspartner--> dazu sollte Werbung und Infomaterial vorhanden sein (von jeder Organisation sollte einen Vertreter schicken und vorher abklären, wer wo wann steht!!!)
- über Semesterablaufpläne informieren
- evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
- z.B.: Students helping Students ;)
Grundkonzept und Name
- Name?
- Musik?
- Freigetränke nur für Helfer mit klarer Kennzeichnung
Raumaufteilung aus vom Haupteingang
- Nebenraum rechts Bierbar
- Garderobe direkt nach dem Einlass in dem kleinen Raum
- Nebenraum links Cocktailbar
- Hauptraum ?
Preise
- VVK vorher diskutieren --> sinnvoll oder nicht?
- Gaderobenpreis
Getränke
- Verantwortlicher der Bar macht die Preise
Kalkulation mit 325 Gästen
| Ausgaben | in € | Einnahmen | in € |
|---|---|---|---|
| Tusculum miete | 400 | Einlass | 325*3=975 |
| Deko | 300 | Garderobe | 300 |
| Werbung | 200 | Getränke | 325*6= 1950 |
| Getränke | 900 | ||
| sonst. Einkauf | 275 | ||
| Security | 350 | ||
| Licht- und Tontechnik | 450 | ||
| Garderobe | 100 | ||
| Musik | 250 | ||
| Summe | 3225 | Summe | 3225 |
Mailverteiler erstellen
- Verantwortlich: Markus Dietze
- Budget: 0-€
- Deadline: 20.12.13
- Status: Erledigt (sep-csp@faranto.de)
VVK
- Stellen: HTW StuRa, TU AAA
- Preise 2,76 € bei exaktem Betrag, ansonsten 3€
- GÄste werden im Google Drive Dokument festgehalten (für TU und HTW einzelne Accounts auf Googlemail --> Matthias (TU), Stefan, Luise, Markus
(HTW)) wissen Bescheid
- je 150 VVK Karten!!!! --> darauf achten, dass es nicht mehr sind!
- die Einnahmen müssen am Veranstaltungstag zum StuRa der HTW gebracht werden und mit Stefan überprüft werden
- VVK Zeiten: HTW Zeiten am Büro und in Facebook (in Bearbeitung)
- VVK Zeiten: TU?