LAN-Party/Organisation

Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen LAN-Party sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung

aka Planung

3 Monate zuvor

Termin festlegen

Wintersemester

• bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember

  Besser wäre es Anfang November.

Sommersemester

• Am besten Anfang wäre April oder Ende März.

  sonst wie im Wintersemester

Raumantrag stellen

• In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, Lautsprecheranlage, etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.
• Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
• Bisher wurde jede ElektrixX im PAB ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

Sonstiges

• Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
• Termin auf der Website eintragen
• Plakat erstellen mit allen Infos

  Name der LAN

  Zeitraum der LAN

  Zeitraum der Anmeldung

  Ort des Vorverkaufs

  Veranstaltungsort

  Preise

  Spiele (wenn möglich)

  Das Logo

  Speziales etc.

2 Monate zuvor

Werbung

• Flyer in den Erstitüten
• Facebook Veranstaltung erstellen
• zu Semesterbeginn eine Rundmail an alle Studentinnen der HTW Dresden

Anmeldungsmodalitäten klären

• (digitale) Tabelle erstellen

  Name

  Mailadresse

• Anmeldungsverfahren
• Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
• maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen
• Planung für Turniere

  Sponsoring suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.

  Was für Preise soll man gewinnen können?

  Wie viele Preise soll es geben?

  Abschätzung der Kosten für die Preise

  Antrag für Gelder stellen

4 Wochen zuvor

• Plakate aufhängen

  Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.

• Einkaufsliste erstellen

  werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt

  wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt

  Preise für die Turniere nicht vergessen

  wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im Lager nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen

• Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte

3 Wochen zuvor

• den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen

  vor dem ersten VVK-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!

• Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren

2 Wochen zuvor

Organisation des Wochenendes

• Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan

  Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen

  Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen

  Wann findet welches Tournier statt

  zum Schluss als PDF erstellen

• Programm für den StuRa am Tag der Lan

  Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren

  Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau

  Zuständige für die Tourniere einteilen

  zum Schluss eine PDF erstellen

• Liste erstellen, was an Technik benötigt wird

1 Woche zuvor

• Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
• Die Technik besorgen .
• nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc

3 Tage zuvor

• die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
• die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren

Durchführung der LAN-Party

• ca. 14 Uhr beginn von Aufbau(Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)

  Stolpergefahr minimieren(Panzerband)

  Bar aufbauen mit Getränken und Snacks.

  Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen.

• ca. 16 Uhr erster Netzwerktest.

  Test der Turnierspiele

  Letzte Einweisung für Turnierleitung

  Nicht in Panik geraten

• Lan Beginnt

  in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen

  Turnieren abhalten und Preise vergeben

  viele Fotos machen

  Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.

  Auch versuchen Spass zu haben

• Lan Endet

• Bar abbauen und einlagern

  Getränke und Snacks wieder einlagern

  Kabel demontieren

  Technik abbauen

  Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen

  Müll weg bringen

  Besen rein kehren

1 Woche danach

• ausgeliehene Technik zurückbringen
• Kassen auszählen
• Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
• Belege und Kostenaufstellung bei Angestellten übergeben
• Plakate abnehmen, etc.
• Treffen der LAN Orga. einberufen
• StuRa Feedback geben
• Abschließende Dokumentation im Wiki

Siehe auch

• LAN-Party