LAN-Party/ElektrixX Eta
Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen LAN-Party sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.
Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.
Allgemeines
Wann?
- 1.Termin: 14.04.2017 bis 16.04.2017 - 2.Termin: 28.04.2017 bis 30.04.2017
Wo?
- PAB
Teilnehmeranzahl?
- 80 Teilnehmer
wichtige Emailadressen:
(1) pt@stura.htw-dresden.de und admin@stura.htw-dresden.de CC setzen für PT
(2) lan@stura.htw-dresden.de für interne Absprachen (ausschließlich!!)
(3) kultur@stura.htw-dresden.de für Helfer(Aufbau & Abbau)
(4) fsr_informatik@htw-dresden.de
- Wo & Wann sind die Treffen? aus Zeitgründen machen wir die Treffen immer 18:00Uhr im StuRa Büro :)
wichtige Materialien+ Tickets:
1 Plannungstreffen
1 Planungteffen
Was gemacht werden muss:
1. Raumantrag stellen
2. Website aktualisieren+ Facebookveranstaltung
3. Probe-Lan
Für das nächste Treffen:
Sponsoring mit Liste
Raumantrag abgegeben mitbringen+ Verteilung
Absprachen mit PT halten im Bezug zum Switch
ein Treffen für Turniere z.n. Turnierebäume, + Listen
3 gewählte Turniere mit 6 Wochen Voting Zeit, 2 Wochen Auswertungszeit, maximal 7 Turniere, Voting nach Genre+ jeweiliges zugehöriges Game dazu
ein Treffen für Sponsoring
2 Plannungstreffen
Tragt euch in die Liste einfach ein ;)
3 Plannungstreffen
3. Treffen: wichtige Punkten!!!
- Turnierbaum - switch 3 Vorschläge - Messenger - Liste mit Telefonnr.
=> die Plakate stehen online. Druck ausstehend Aushang+ Mail an alle. Antrag auf Verkauf von Getränken
Materialien
- Plakate bei der Unidruckerei. Anfrage bei Frau Rossberg für Kostenübersicht
- mehrere A4 Blätter drucken für Lan.
- Lamierte A4 Blätter des Plakatlogos bei der Unidruckerei => Werbung bei der ESE über Beamer vor der Veranstaltung(5 reichen)
- Tickets vorher anfertigen+ auseinandersetzen mit Programmen!
- Bänderart: Tyvek https://www.securticket.com/
=> einfacher Text: Stura HTW Electrixx
Siehe auch
Nachbereitung
- Turnierspiele/Preise:
- Blur / Bobbycar
- League of Legends (LoL) / 4xTeemomütze & LuluMütze
- Rock of Ages /Schild ?
- CS:GO / ?
- PropHunt / ?
- Zu jedem Turnier wurde ein Kasten Bier zusätzlich gegeben.
- Die Durchführung des Events, der zeitliche Aufwand und das Feedback der Spieler ermöglichten nur die ersten vier Spiele.
- Alle weiteren Preise werden in das Lager gebracht und für die nächste Lan genutzt.
- Für die Lan sind vier bestimmte Punkte in der Orga abzudecken:
- 1. Technik
- Server mit hochgeladeten Games
- Router für weniger Ausfälle!!( Muss noch gekauft werden.)
- Kabelverlegen
- TS Server vorher
- DC++
- alle 16x 8er Switche & die der 26er sowie 50er Switch
- Absprache mit Rechenzentrum für die Portsfreischaltung:
- Nr.: D11-PAB-Z1-D12 (beide)
- Nr.: D09-PAB-Z1-D10 (als Notfall)
- Dezernat Technik beim Raumantrag alle möglichen Kabel für die Konsolen!!! (Gamecube zu Hdmi!?), Steckerleisten, Mikrofon e.t.c.
- 2. Publicity
- Facebookwebsite aktualisieren mit Bildern, Kommentaren, teilen der Veranstaltung
- Plakate 10x A0 drucken (15€ pro Plakat)
- Logo muss vorher stehen (Jenny bei Referat Kultur)
- Flyer im Format A5 erstellen in verschiedenen Farben in Wohnheime, Flure, Erstsemesterveranstaltung
- Mail an Alle
- Plakat an den Bildschirm im Foyer einblenden
- Vorab der Veranstaltung:
- AGB drucken, Mitbringzettel hochladen, Link für die OnlineRegistrierung
- Gewinnspiele oder Aktionen
- Dankesrede schreiben in Facebook
- Dankesrede an Alle beteiligten+ Sponsoren in CC setzen
- Fotos während der Veranstaltung
- 3. Finanzen
- Kassenwart
- Onlinebestellung verwalten + Absprache mit Frau Rossberg
- Turnierpreisbestellungen
- Vorverkauf regeln:
- Ticketbänder, Karten!? (dieses mal nicht)
- Excel Tabelle mit allen Kosten aufführen
- Kosten während der Veranstaltung für Kaffee, Zucker, Kaffeefilter,Panzertape, Bierkästen, Müllsäcke, Klopapier
- Pizzabestellungen nicht in die Excel aufführen!!!
- Finanzstütze bei Extrakosten oder Schäden sichern! (300€ sollte in der Kasse liegen)
- 4. Ablauf
- Auf- und Abbau & während der Veranstaltung!!! mindesten 7 Personen, Absprache der Nachtwache für das Eqiupment
- Lagerbestände eine Woche vorher hochholen
- Dekoration
- Transport der Einzelnen Lagerbestände
- Ausstattung der Techink:
- Switch von Frau Rossberg holen
- 2x Große Switche holen
- Lankabelkiste durchzählen der Anzahl und Länge!!!
- Rechner für die Games auf den Beamer zur Verfügung stellen (von einem Standrechner für Turnierbäume e.t.c)
- Check der Hardware durch Absprache mit dem Admin!
- Absprache mit dem Pförtner in Bezug auf Rauchen& Eintritt in die Veranstaltung über Bänder
- Wege zur Toilette und Einkaufsmöglichkeiten nennen
- Flyer für die Pizzen & Sammelbestellung
- Ansager aller Turnierspiele + Fortgang der Spiele ankündigen(Bsp.: Runde 3 TeamA gg Team B)
- Banner des Sturas aufhängen
- Kaffeemaschine+ Gefäß für Wasser der Kaffeemaschine
- Abendkasse sitzen
- Telefonnr untereinander austauschen und immer vollaufgeladene Handys!
- 1. Technik
- Positives
- neue Teilnehmer
- Eqiupment durch den StuRa& Selbstgestelltes
- Turniere
- flexible Sitzaufteilung (kann besser sein)
- neuer Miniofen
- Sehr gutes Logo
- Feedback der Lan-Teilnehmer
- Neues Knüpfen von Kontakten untereinander
- Negatives + Vorschläge
- Internetausfälle: hohen Traffic durch interne Verlagerung.
- => vorher stellen der Gameserver für die Spiele zum download + Teamspeak+ Downloadprogramme (DC++), Server für das Spielen (Cod4 e.t.c.), Absprache mit Rechenzentrum
- => 500MB pro Sekunde!!
- Fileserver
- Frühzeitiges Hochladen+ Prüfen bei der Probelan, dass alle die gleiche Version haben!!!!! (2h nach Ankündigung der Turniere erfolgte der Start)
- Bewegung der Kassen, wegen Rückgabe der Kaution oder neue Teilnehmer
- => Mehr Onlineverkäufe+ Kaution an den Sitzplatz verbinden.
- anderes Bier
- Zuviele Turniere. Maximal 5
- Kaffeemaschinen Reinigung
- Mehr Helfer beim Abbau (4 Helfer beim Abbau mit kleinen Postwagen!. Mindesten 8x Vollbeladen vom PAB zum StuRa)
- vorherige Bestellung der Turnierpreise
- Beim Abspringen eines Sponsors vorbereitet sein und Maßnahmen treffen.
- Rücklagen von Geld in der Kasse haben
- vorheriges Stehen des Konzepts für Anfrage beim Sponsoring
- Foto-Boy Aufgabe vernachlässigt!
- Rollos zumachen an der Fensterseite
- Pizzasammelbestellung beauftragen an jmd mit dem Kassenwart
- Adapter für die Gamecube
- Werbung bei anderen Veranstaltung machen
- Internetausfälle: hohen Traffic durch interne Verlagerung.
- neue Anregung
- Glühwein anbieten
- 2Admins
- Schlafraum
- Moderator
- Seminarraum für Stühle& Tische im Notfall
- Pizzabestellung beim Wordpress vor der Lan?
- Aufgabenverteilung & Dank
- Max
- Switch, Miniofen, Abbau
- Stefan
- Probelan
- Interne Verwaltung des Netzwerkes 3 Tagelang!, Aufbau, der Lan-Kabel, Switche,
- T-server & Server gestellt
- Aufbau
- Hilfe & Antwort für die Teilnehmer
- Abbau
- eigenes Eqiupment
- Lagerbestände durchgezählt
- Absprache mit Dez. Technik und Frau Rossberg, wegen Technik
- Arturas:
- Probelan
- Turnierbäume
- Turnierleitung von ROA & Blurr
- Doodlelisten
- Aufbau + Kauf von Sachen mit dem Auto
- Abbau
- Rechner für Livestream
- Hilfe & Antwort für die Teilnehmer
- Aktualisieren der Website
- Preise der Lan
- Mail an alle
- Viet
- Probelan
- Turnierpreisbestellungen
- Website aktualisiert+ Werbung, Plakate, Flyer..
- Wordpress verwaltet
- Antwort auf Käufer+ Verkauf der Tickets
- Kassenwart+ Abendkasse+ Kautionwiedergabe
- Abrechnung
- Mails an Alle
- Zettel gedruckt, AGB+ Ablaufpläne
- Wiki aktualisiert
- Hilfe & Antwort während der Lan (Vollanwesend bis auf 1h+ Nachtwache...)
- Ticketbänder
- Lagerbestände vorbereitet
- Sponsoren
- Jenny
- Erstellen des Logos ?
- Paul Patolla
- Erstellen des Wordpress als Nachhaltiges Mittel! ?
- John
- Aufbau
- Abbau
- Hilfe & Antwort
- Abendkasse
- Dezernat Technik
- Stellen des Eqiupments+ Tische & Stühle
- Frau Roßberg
- Finanzen+ Verwaltung
- Sabine
- Öffentlichkeitsarbeit für Foyer und Fragen
- Mail an alle
- weitere Helfer aus Referat Kultur mit Marianna als Leitung
- Abbau
- Abendkasse
- Während des Ablaufs Kaffee nachgefüllt, Pizzasammelbestellung, Kauf von Hilfsmittel