GNU Mailman

Mailman ist der Dienst zur Bereitstellung und Anwendung von Mail-Verteilern.

Software GNU Mailman

Mailman ist ein Software zum Verwalten von Mail-Verteilern, die auch eine entsprechende Web-Oberfläche dazu anbietet.

Verwendung von mailman bei anderen

Alternativen zu GNU Mailman

Sympa
- perl (statt python bei der #Software GNU Mailman)
- mit einer Datenbank
- kann LDAP
- wird auch viel an Hochschulen verwendet
- wurde wohl für den Anwendungsfall für Mail-Verteiler an Hochschulen entwickelt

Konzeption

Entstehung

2012-12-14 informierte Benutzer:MatthiasJakobi über das Gelingen zum Einrichtung von Mailman. Benutzer:ClemensBuncher und Benutzer:PaulRiegel probierten in der nachfolgenden Nacht erste Funktionsweisen, um einen Vorschlag für die ersatzweise Nutzung für die bestehenden Mail-Verteiler beim StuRa erarbeiten zu können.

Gedanken von v t

Von vt wird nicht verstanden:
- umbrella_list (Allgemeine Optionen)
- Wie komme ich "von allein" (ohne den Link direkt zu kennen / durch einfaches "Rumklicken") angemeldet zu der Seite für meine Optionen ('/mailman/options/mailmen/name--at--stura.htw-dresden.de'), um diese anpassen zu können.
- regular_exclude_list (Non-Digest-Optionen)
- regular_include_list (Non-Digest-Optionen)
- Mail<->News Schnittstelle (Art der Protokolle (Ports)), aber interessiert nicht wirklich
- autoresponse_graceperiode (Auotmatische Beantwortung)
- "Themen": Könnte das wirklich nutzbringend Anwendung beim StuRa finden.

Potentiale

Es kann überlegt werden, ob eine Mail-Adresse anonymous_list@stura.htw-dresden.de angelegt wird, der als anonymer Absender an den StuRa weiterleitet. Die Idee kam bei dem Lesen der Option. Die Option "anonymous_list" ist unter "Allgemeine Optionen" zu finden.
Es sollte wiederkehrend geprüft werden, ob der Mail-Verkehr über die "öffentlichen" Mail-Verteiler nicht wirklich auch öffentlich gemacht werden sollte. Neben dem öffentlichen Mail-Verteiler müssten dann wohl besondere nicht öffentliche Mail-Verteiler angelegt werden, um "interne" Absprachen zu treffen. Krass, auf welche Ideen Mailman Menschen bringen kann.

Ernüchterung

Es muss für jede Liste ein Passwort für die Administration gesetzt werden. Dieses Passwort ist zentral für die Liste.
Es kann für jede Liste ein Passwort für die Moderation gesetzt werden. Dieses Passwort ist zentral für die Liste.

Konzeption zur Überführung bestehender Mail-Verteiler @stura.htw-dresden.de

Alle Listen werden von zentraler Mail-Adresse als Administrator angelegt.
- Die Mail-Adresse lautet einheitlich mailing@stura.htw-dresden.de, mailadmin@stura.htw-dresden.de, service.mailman@stura.htw-dresden.de oder derartig.
Die Inhalte, bestehende Mitglieder der einzelnen Mail-Verteiler, werden als "neue" Mitglieder eingetragen.
- Dabei werden selbstverständlich auch funktionale Mail-Adressen übernommen (etwa Referat bei mangelnder Besetzung des Bereiches).
- Persönliche Mail-Adressen (beim StuRa) sollen nicht durch den Umzug veröffentlicht werden. Das können die Nutzerinnen und Nutzer womöglich selbst festlegen.
Verantwortliche für den Zuständigkeitsbereich (etwa eine Referatsleitung) werden mit ihrer persönlichen Mail-Adresse ergänzend als Moderator eingetragen.
- Die Festlegung und das Verfahren für die Vergabe der zentralen (bezogen auf einen jeweiligen Mail-Verteiler) Passwörter für die Moderation ist unklar. Auch die Funktionen für "zur Moderation Berechtigte" ist unklar.
Die Zugangsdaten werden nicht von selbst versendet. Dazu muss sich dann jede Benutzerin und jeder Benutzer selbst das Passwort zusenden lassen, sich anmelden und das Passwort persönlich setzen.
Mit der Umstellung beginnt die Archivierung (also eine konservierende Aufzeichnung) bei allen öffentlichen Mail-Verteilern. Die Archive sind, bis zu anderen Festlegungen, privat (nicht öffentlich einsehbar) zu halten. (Es gilt zu prüfen, ob eine potentielle Veröffentlichung ab einem späteren Zeitpunkt möglich wäre.)
Alle öffentlichen Mail-Verteiler werden bei der zentralen Seite bei mailman /mailman/listinfo bekanntgegeben.
(über Abo-Regeln und Adreßfilter…; über Abo-Regeln) advertised als Ja

Fehlerbehebung

Fehler von Menschen

konkurrierender Eintrag bei postfix

Die Konsequenz: Obwohl bei mailman eine Liste konfiguriert ist, kommen die Mails anders an.
Der Grund: Erst wird nach den Regeln (also auch trivialen Einträge zur Weiterleitung oder Verteilung von Mails) von postfix verfahren. Erst dann werden ("nachgelagert") die Einstellung vom mailman berücksichtigt.
Die Lösung:
- per ssh mit srs14 verbinden
- in der /etc/aliases.stura, der aliases file, den behindernden Eintrag unwirksam machen (auskommentieren oder gar gleich ganz entfernen)

Überführung

ClemensBuncher übernahm den ersten (wichtigen) Teil der Überführung.

Überführung Konfiguration aller Listen

Allgemeine Optionen (/general)

send_reminders auf Nein setzen
send_welcome_msg auf Nein setzen
admin_notify_mchanges auf Ja setzen
respond_to_post_requests auf Nein setzen
new_member_options Listenmitgliedschaft nicht öffentlich anzeigen auswählen
administrivia auf Nein setzen
max_message_size 0 eintragen

Abo-Regeln und Adreßfilter... (/privacy)

Abo-Regeln (/privacy/subscribing)

subscribe_policy auf Bestätigung und Genehmigung setzen
private_roster auf Jeder setzen
Es sollen im Anschluss (nur) alle nicht personenbezogenen Mail-Adressen bei der Mitgliederliste (/members/list) veröffentlicht werden.

Für alle personenbezogenen Mail-Adressen sollen es die jeweiligen Personen selbst bestimmen und für sich einstellen.

Absender-Filter (/privacy/sender)

generic_nonmember_action auf Akzeptieren setzen

Empfänger-Filter (/privacy/recipient)

require_explicit_destination auf Nein setzen
max_num_recipients 0 eintragen

Archivierungsoptionen (/archive)

archive_private auf privat setzen

weiter Überführungen

besondere Mail-Verteiler

funktionelle Mail-Verteiler

Mail-Verteiler, in die sich keine Person einschreiben soll

Es gibt Mail-Verteiler, die aus administrativer Perspektive nicht dafür vorgesehen sind, dass sich Personen eintragen sollen. Dies hat verschiedene Gründe.

Mail-Verteiler	Grund
alle@
intern@	Es handelt sich lediglich um eine Weiterleitung an mitglieder@. Die Mitglieder der Liste werden bei mitglieder@ verwaltet.
ref@	Siehe Referat#ref@!
rk@	Siehe Referatskollegium#rk@!
stud-hsr@	Siehe studentischer Hochschulrat#stud-hsr@!
stura@	Es handelt sich lediglich um eine Weiterleitung an mitglieder@. Die Mitglieder der Liste werden bei mitglieder@ verwaltet.

Bei solchen Mail-Verteilern braucht es keine Möglichkeit, dass sich eingetragen werden kann. Das sollte auch erkennbar sein.

Das triviale Entfernen der Erklärung und Links zum Abonnieren auf der allgemeine Listen-Informationsseite ist ein erste schnelle Möglichkeit.

Bekannt, sollten die Mail-Verteiler dennoch sein, denn es gibt sie nicht umsonst.

Eher sollte klar erklärt werden, warum sich in diesen Mail-Verteiler Personen nicht eintragen sollen. Auch erscheint es wichtig zu erklären, wo sich Personen eintragen können, dass sie mittelbar die die Mails erhalten, die über solche besonderen Mail-Verteiler gesendet werden.

funktion.htw-dresden.de

Leider bietet unsere HTW Dresden, über das RZ oder andere geeignete Stelle, keine öffentlich einsehbaren Mail-Verteiler als Mail-Adressen @htw-dresden.de an.

Im Zweifelsfall (und der (eigenen) Nachvollziehbarkeit halber) kann ja (unser) Mailman für übliche oder wiederkehrende Adressierungen dienen.

Um eine großzügige Erkennbarkeit zu schaffen, sollte allen "globalen" (also nicht nur studentischen) Mail-Verteilern .htw-dresden.de (vor @stura.htw-dresden.de) bei Name der Mailingliste angefügt sein.

Mail-Verteiler beim Mailman	Zweck	existiert
dek.htw-dresden.de	Dekaninnen und Dekane HTW Dresden	Ja!
dekanate.htw-dresden.de	Dekanate HTW Dresden	Ja!
hsr.htw-dresden.de	Hochschulrat HTW Dresden	Ja!
extern.hsr.htw-dresden.de	Hochschulrat HTW Dresden	Nein (als Teil von hsr.htw-dresden.de)!
intern.hsr.htw-dresden.de	Hochschulrat HTW Dresden	Nein (als Teil von hsr.htw-dresden.de)!
rek.htw-dresden.de	Rektorat HTW Dresden	Ja!
senat.htw-dresden.de	Senat HTW Dresden	Ja!
stimmen.senat.htw-dresden.de	Stimmberechtigte Senat HTW Dresden	Ja!
e-senat.htw-dresden.de	Senat HTW Dresden	Nein!
stimmen.e-senat.htw-dresden.de	Stimmberechtigte Senat HTW Dresden	Nein!

Verwaltung

Grundsätze zur Verwaltung

Es sollte die #Verwaltung via web user interface (gegenüber der #Verwaltung via Konsole) vorgezogen werden.
Dies soll der Vermeidung von Fehlern dienen. #GNU Mailman, mit seiner #Verwaltung via web user interface ist "abgehangen" (Diese Software ist robust, da sie langfristig unter verschiedensten Anwendungsfällen eingesetzt wurde und sich bewährt hat.). Bei der #Verwaltung via web user interface kann, selbst versehentlich, nahezu nichts global beschädigt werden. Bei der #Verwaltung via Konsole, insbesondere mit entsprechend mächtigen Rechten, ist das anders.
Es sollen möglichst Mail-Adressen @stura.htw-dresden.de verwendet werden.
Mail-Adressen @stura.htw-dresden.de können administrativ vom StuRa, insbesondere durch Kräfte des Bereiches Administration Rechentechnik verwaltet werden. Mögliche Angriffspunkte für Systeme können so vermieden werden. So ist auch für die Empfängerinnen und Empfänger eine "bequemes" globales Anpassen lassen des Empfangs ihrer Mails möglich, was ein aufwändiges Umstellen in den einzelnen Mail-Verteilern überflüssig macht.

Verwaltung durch die Mitglieder und Verantwortlichen selbst

Eines der größten Vorteile von der Verwaltung von Mail-Verteiler, so auch den Mail-Adressen#funktion@stura.htw-dresden.de, ist die Handhabbarkeit durch die Aktiven selbst.

Eintragen von Mitgliedern

Eintragen eines Mitgliedes durch sich selbst

Eintragen von Mitgliedern durch die Verantwortlichen

Passwort eines Mitgliedes

Ein jedes Mitglied von einem Mail-Verteiler kann sich jederzeit die persönlichen Zugangsdaten zusenden lassen.

Weblinks: http://www.list.org/mailman-member/node16.html

Austragen von Mitgliedern

Austragen eines Mitgliedes durch sich selbst

Mit dem #Passwort eines Mitgliedes kann das Mitglied ausgetragen werden.

Wohl alle Mail-Verteiler sind so konfiguriert, dass dies zulässig ist.

Ein Hoch der Selbstbestimmung!

Ein Hoch dem Versuch wenig Aufwand für Betreuung von Mail-Verteilern zu haben!

Austragen von Mitgliedern durch die Verantwortlichen

besondere Formen der Verwaltung

Verwaltung via web user interface

Verwaltung via Konsole

Alles was wohl nicht via web user interface geht (oder via Konsole wesentlich einfach geht).

Auffinden einer Mail-Adresse in allen Mail-Verteilern

sudo /usr/local/mailman/bin/find_member person@

Entfernen einer Mail-Adresse in einem Mail-Verteiler

sudo /usr/local/mailman/bin/remove_members mail-verteiler person@mydomain

Ändern von Inhalten aus dem Archiv

Siehe auch

Wiki Mailman: How can I remove a post from the list archive / remove an entire archive?

Im Verzeichnis /usr/local/mailman/archives/private/ ist das archivierten Inhalte zu finden.

Die Inhalte können (nahezu) uneingeschränkt manipuliert werden. Entsprechend der Manipulation können Referenzen brechen. Aufgrund der Schlichtheit (geringe Komplexität) von Mailman kann jedoch kaum allgemeiner Schaden für die allgemeine Funktionalität angerichtet werden.

Der jeweiligen Datei kann das Recht entzogen werden, dass andere Recht zum Lesen haben. Das funktioniert selbstverständlich nur, wenn der Dienst zum Ausliefern für Inhalten fürs www eine andere Gruppe als mailman ist.

sudo chmod o-r file

Selbstverständlich ist auch das manuelle Bearbeiten der jeweiligen Datei möglich.

Das manuelle Bearbeiten kann für das gezielte Manipulieren von Inhalten genutzt werden.

Im Übrigen kann vor dem Bearbeiten auch eine Kopie ("zur Sicherheit") erstellt werden.

sudo $EDITOR file

Im Übrigen kann selbstverständlich auch die jeweiligen Datei schlichtweg gelöscht werden.

administrative Besonderheiten

besondere Regeln

Mail-Verteiler	Mail-Adresse	Filter	Aktion
mail-verteiler:umfragen	karamellhexe@aol.com	wegwerfen	immer verweigern

Domains

lists.htw.stura-dresden.de

Vorlage historisch

Da bei der Einrichtung von mailman die Domain lists.stura.htw-dresden.de nicht existierte wurden nun nachträglich alle erstellten Listen von lists.htw.stura-dresden.de auf lists.stura.htw-dresden.de umgestellt.

StuRa:Server/Mail-Verteiler