StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement
Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.
Gründe für Einführung
Die Anwendung eines Dokumentensystems soll sicherstellen, dass in Papierform vorliegende Inhalte mit möglichst wenig Zeitverzug den Empfänger erreicher, bzw. bei unklarem Empfänger die Zuordnung von diesem durch gleichzeitige Versendung von Inhalten an mehrere Personen sichergestellt ist. Desweiteren soll der Zugriff und die Ablagestrukturierung unserer Dokumente verbessert werden. Die Arbeit des StuRa kann dadurch effizienter werden.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Zeitersparnis
- Senkung der Kosten durch Kopieren von Dokumenten
- Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig zeitnah möglich
- gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
- platzsparende Archivierung
Nachteile
- erhöhte Serverbelastung
- erhöhte Anforderung an Datensicherheit
- erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis (PC Arbeitsplatz notwendig)
- hohe Investitionskosten
- zusätzlicher Wartungsaufwand
mögliche Anwendungsbereiche
- Eingangspost/Hauspost
- Faxe
- Protokolle
- E-Mail Archivierung (StuRa Mails, Rundmails an Studierende)
- Unterlagen Semesterticket (siehe SAMS)
- revisionssiche Postbuch, Fundbuch Funktionalität
- Unterlagen Finanzbuchhaltung
- eigene Ordnungen
- Ergebnisse Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Einladungen)
- Fotoverwaltung, wenn Dateitypen direkt akzeptiert werden
Ablauf der Systemeinführung
- Zieldokumente zusammentragen (erledigt)
- Marktrecherche über bestehende Systeme von Hardware und Software (erledigt)
- Prüfung der vorhandenen Technik
- Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
- Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
- Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
- Technische Bedingungen schaffen
- zwei Einlesegeräte (angeschlossen an getrennter Hardwarearchitektur)
- raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
- Intensivprobezeitraum für zwei Wochen
- Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
- Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
- Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge
möglicher Ablauf nach Einführung
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.
Vorraussetzungen
- Dokumenten-Scanner
- Gerät Saxocom,
- Ausweichgerät: z.B. Epson GT-1500 360,- Euro
- Rechtemanagement für Dokumentinhalte
- Server, der Alfresco und die Wikis beherbergt (zu beschaffen)
- Netzwerkanbindung
- Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
- Programm
- digitales Fax Fritz!Box 7170 (erledigt)
Lösungen
- Alfresco (OpenSource)
- Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
- Wie werden die Dokument zertifiziert?
suboptimaler Workflow
- E-Mail -> als PDF drucken und einlesen.
- Telefonat -> im Word notieren, als PDF drucken und einlesen.
Links
- http://www.dmoz.org/World/Deutsch/Computer/Software/Dokumentenmanagement/
- New & Improved Portable, Paperless, Digital Copy Machine