StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement

Ablaufentwurf

1. Zieldokumente zusammentragen

   Posteingang Dokumente HTW, Formulareingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...

2. Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
3. Prüfung der vorhandenen Technik
4. Rechtsgutachten oder Präzidenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
5. Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
6. Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
7. Technische Bedingungen schaffen
   1. zwei Einlesegeräte
   2. Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
8. Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
9. Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
10. Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge

Notizen

In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.