Faranto e. V.:Erasmus Student Network/Events/Lokal/PartyProtokoll
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Analyse von Eckpunkten
- Zielsetzungen
- Zielgruppe
- Anzahl der Teilnehmer
- Chancen und Risiken
- bestimmen aller Veranstalter
- Kenntnisse und Anzahl der verfügbaren Helfer
- setzen von Deathlines
- Motto
Musik, Lokation und Technik
Musik
Künstler engagieren:
- Live Musik
- DJ
- Playlist (evtl. für Chill-Out Floor)
Lokation
Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:
- maximale Kapazität
- maximale Veranstaltungsdauer
- zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein
- wenn möglich mehrere Floors
- wenn möglich Cocktailbar und Bierbar trennen
- ist benötigte Technik vor Ort
- muss man die GEMA anmelden
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
- kann man Lokation dekorieren
- muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen
- Wieviele werden (mit 34 a Schein) benötigt
- Genaue Anweisungen geben
Technik
Man sollte Abgleichen was man an Ton- und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen.
- Kostenvoranschlag einholen
Sponsoring und Werbung
Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.
- Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
- Internetportale
- Homepage
- Nightlife
- exma
- Newsletter
- eventuell Radiowerbung
- Emails über Verteiler
Durchführung und sonstiges
Durchführung
Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:
- Einlass
- Garderobe
- Bardienst (für Cocktails ist ein Hygienepass erforderlich)
- Verpflegungsdienst
- Helfer für sonstige Aktivitäten z.B.:Verteilen für jello shots in Spritzen, usw.
-> Helfer in Tabelle einteilen
sonstiges
- ab über 1000 Besucher benötigt man einen stationären Rettungsdienst
- falls man sich um Speis und Trank kümmern muss sollte man dies auf Komission tun
- Reinigung möglichst extern erledigen lassen
- möglichst kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter
Kalkulation
- Einnahmen
- Sponsoring
- Eintrittsgelder
- Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung
- Ausgaben
- Musikkünstler
- GEMA
- Miete (incl.Technik,Strom,Wasser,Techniker,Deko und sonst./versteckte Kosten)
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung
- Sicherheitsdienst
- Technik
- Werbung
- Verpflegung
Auswertung und Dokumentation
Um Fehler zu minimieren zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.