Faranto e. V.:Erasmus Student Network/Events/Lokal/PartyProtokoll

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Analyse von Eckpunkten

• Zielsetzungen
• Zielgruppe
• Anzahl der Teilnehmer
• Chancen und Risiken (z.B. für Finanzen)
• bestimmen aller Veranstalter
• Kenntnisse und Anzahl der verfügbaren Helfer
• setzen von Deadlines
• Motto

Musik, Lokation und Technik

Musik

Künstler engagieren:

• Live Musik
• DJ
• Playlist (evtl. für Chill-Out Floor)

Lokation

Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:

• maximale Kapazität
• maximale Veranstaltungsdauer
• zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein
• wenn möglich mehrere Floors
• wenn möglich Cocktailbar und Bierbar trennen
• ist benötigte Technik vor Ort
• muss man die GEMA anmelden
• Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
• kann man Lokation dekorieren?
• muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen
  • Wieviele werden (mit 34 a Schein) benötigt
  • Genaue Anweisungen geben
• Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen?
  • Seife, Tücher, Toilettenpapier

Technik

Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen.

• Kostenvoranschlag einholen
• Antransport und Abtransport klären
• Aufbau und Techniker organisieren

Sponsoring und Werbung

Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.

• Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
• Internetportale
  • Facebook
  • Homepage
  • Nightlife
  • exma
  • Straßenbahnbildschirme
• Newsletter
• eventuell Radiowerbung
• Emails über Verteiler

Durchführung und sonstiges

Durchführung

Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:

• Einlass/Sicherheitsdienst
• Kasse mit Wechselgeld und Stempel
• Garderobe
• Bardienst (für Cocktails ist ein Hygienepass erforderlich)
• Verpflegungsdienst
• Helfer für sonstige Aktivitäten z.B.:Verteilen für jello shots in Spritzen, usw.

-> Helfer in Tabelle einteilen

sonstiges

• VVK-Karten anbieten (Ja oder Nein)
• ab über 1000 Besucher benötigt man einen stationären Rettungsdienst
• falls man sich um Speis und Trank kümmern muss sollte dies auf Komission sein
• Reinigung möglichst extern erledigen lassen
• möglichst kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter

Kalkulation

• Einnahmen
  • Sponsoring
  • Eintrittsgelder
  • Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung

• Ausgaben
  • Musiker
  • GEMA
  • Miete (incl.Technik,Strom,Wasser,Techniker,Deko und sonst./versteckte Kosten)
  • Veranstaltungshaftpflichtversicherung
  • Sicherheitsdienst
  • Technik
  • Werbung
  • Verpflegung
  • Dekoration

Auswertung und Dokumentation

Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.