Faranto e. V.:Culture Shock Party/WiSe13-14
Analyse von Eckpunkten
- Zielsetzungen: Supercolle Semestereröffnungsfeier
- Zielgruppe: Incomings und Studenten
- Anzahl der Teilnehmer: mindestens 350
- Bereitschaft für hohe Finanzielle Chancen und Risiken
- Veranstalter: Erasmus-Initiative Tu Dresden e.V., Faranto e.V. und LPP
- Helfer: mindestens 30
- setzen von Deadlines: 1 Monat vorher muss das Layout für die Plakate stehen (Paul)
- Motto: ???
Musik, Lokation und Technik für das Tusculum
Musik
Künstler engagieren:
- DJ ist noch unbekannt
- Playlist für Raum mit Cocktail-Bar: Ska (Paul stellt Gema-Freie Playlist zusammen)
Lokation
Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:
- maximale Kapazität: 400
- maximale Veranstaltungsdauer: ???
- zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein: -> Mainstream
- Hauptfloor mit DJ Nebenfloor mit Ska-Playlist
- Cocktailbar und Bierbar trennen (Joe)
- muss man die GEMA anmelden (Paul)
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
- evtl. über LEI-Haftpflichversicherung (Markus fragt nach)
- Lokation dekorieren (???)
- Banner
- muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen (Markus und Paul fragen an)
- ca. 2-3 Sicherheitskräfte werden benötigt
- Genaue Anweisungen geben
- Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen (???)
- Seife, Tücher, Toilettenpapier
- Technik ist nur Teilweise vor Ort
- Boxi bietet super Konditionen und einen super Service (Markus und Joe)
Technik
Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen. (übernimmt Paul?)
- Kostenvoranschlag einholen (ca.400,-)
- Antransport und Abtransport klären (übernimmt Boxi)
- Aufbau und Techniker organisieren (übernimmt Boxi)
Sponsoring und Werbung (noch offen)
Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.
- Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
- Internetportale
- Exma
- Emails über Verteiler
Durchführung und sonstiges (noch offen)
Durchführung
Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:
- Einlass/Sicherheitsdienst
- Kasse mit Wechselgeld und Stempel
- Garderobe
- Bardienst (für Cocktails ist ein Hygienepass erforderlich)
- Verpflegungsdienst
- Helfer für sonstige Aktivitäten z.B.:Verteilen für jello shots in Spritzen, usw.
-> Helfer in Tabelle einteilen
sonstiges (noch offen)
- VVK-Karten anbieten (Nein)
- ab über 1000 Besucher benötigt man einen stationären Rettungsdienst
- falls man sich um Speis und Trank kümmern muss sollte dies auf Komission sein
- Reinigung möglichst extern erledigen lassen
- möglichst kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter
Kalkulation
- Einnahmen
- Sponsoring
- Eintrittsgelder
- Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung
- Ausgaben
- Musiker
- GEMA
- Miete (incl.Technik,Strom,Wasser,Techniker,Deko und sonst./versteckte Kosten)
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung
- Sicherheitsdienst
- Technik
- Werbung
- Verpflegung
- Dekoration
Auswertung und Dokumentation
Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.