Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung

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Faranto

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 03.04.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer Verein email
Markus Dietze Faranto e. V. kontakt@faranto.de
Philipp Kaiser Faranto e. V. vorstand@faranto.de
Matthias Würtenberg ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. matthias@esn-dresden.de
Édi Kettemann ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. edikettemann@gmail.com
Jian Jiao ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. jianjiao@gmx.de
Stefan Hempel Referat Kultur hempel@stura.htw-dresden.de
Markus Gork Referat Kultur gork@stura.htw-dresden.de
Arturas Miller Referat Kultur miller@stura.htw-dresden.de

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Grundlegende Vereinbarungen

Organisatoren und Budget

Gewinn und Verlustteilung

  • Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
  • Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0)

Wahl der des Hauptverantwortlichen

Zielgruppe und Ziele der Organisatoren

Zielgruppe

  • Studierende der HTW Dresden
  • Incomings der TU Dresden
  • Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
  • Studierende der Great Paluka Schule

Ziele

  • Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
    • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
  • Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
    • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
    • durch eine Chilloutlounge
  • Mitgliedergewinnung
    • durch optische Präsenz der Kooperationspartner
    • über Semesterablaufpläne informieren
    • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
      • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept und Name

  • Neuer Name
    • Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
    • Deadline: 08.01.14
  • Musik: Main + evtl. Saxophone
  • beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
  • Räume gemütlich zu einen Motto designen
  • Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt

Raumaufteilung aus vom Haupteingang

  • Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
  • Nebenraum links Cocktailbar
  • Hauptraum: Fotokiste, Hau den Lukas, Zuckerwatte Maschine (Matthias fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten

Preise

  • VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card 1 extra Shot)
  • AK: wird noch verhandelt
  • 1,-€ Garderobe

Getränke

  • 1,- bis 1,50€ Alk. frei
  • 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
  • 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
  • 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
  • 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben in € Einnahmen in €
Tusculum miete 400 Einlass 325*3=975
Deko 300 Garderobe 300
Werbung 200 Getränke 325*6= 1950
Getränke 900
sonst. Einkauf 275
Security 350
Licht- und Tontechnik 450
Garderobe 100
Musik 250
Summe 3225 Summe 3225

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Mailverteiler erstellen

  • Verantwortlich: Markus Dietze
  • Budget: 0-€
  • Deadline: 20.12.13
  • Status: in Bearbeitung

Tusculum mieten

  • Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
  • Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

Motto ausdenken

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0,-€
  • Deadline:
  • Status: in Bearbeitung

Deko

  • Verantwortlich: Arti
  • schauen, was Faranto und der StuRa hat
  • Konzept ausarbeiten
  • Beim Mietmagazin bestellen
    • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
    • 5 Schirme (a25€)
    • 8 Stehtische (a 9€)
    • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
  • Ideen
    • Fotobox
    • Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
  • Budget: max. 300,-€
  • Deadline für die Bestellungen:
  • Status: in Bearbeitung
  • Matthias fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)

Werbung

Plakate und Flyer gestalten

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 01.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Drucken

  • Varantwortlich: Markus Dietze
  • mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
  • Budget: 200,-€
  • Deadline: 08.03.14
  • Status: noch nicht in Bearbeitung

Austeilen

  • Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
  • Budget: max.5€
  • Deadline: 15.03.14
  • Status: noch nicht in Bearbeitung

Fundraising

  • Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
  • Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
  • Status: in Bearbeitung

Getränke

  • Verantwortlich: Arti
  • gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
    • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
  • Shots anbieten???
    • Tequila, Vodka, Rum
  • Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
  • min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
  • Budget: 1000
  • Deadline für die Bestellung: 15.03.14
  • Status: in Bearbeitung

sonst. Einkauf bei SELGROS

  • Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
  • Verantwortlich Einkauf: Markus Gork
  • Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
  • Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
  • Budget: 250,-€ ???
  • Deadline für Einkaufsliste: 20.03.14
  • Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
  • Status: in Bearbeitung

Security

  • Verantwortlich: Matthias W.
  • min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
  • min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
  • Budget: max. 350,-€
  • Deadline für Anfrage: 08.03.2014
  • Status: in Bearbeitung

Licht- und Tontechnik

  • Verantwortlich: Joe, Stellv. anderer neuer aus Kultur
  • Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
  • Budget: max. 450€
  • Deadline bis zur Vereinbarung: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Garderobe

Nachfrage StuRa TU

  • Verantwortlich: Matthias
  • Deadline: 08.03.14

Nachfrage HTW

  • Verantwortlich: Stefan H.
  • Garderobenmarken vom StuRa HTW
  • Budget: max. 100,-€
  • evtl. die vom PAB der HTW reservieren
  • Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Musik

Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen

  • Angebote von DJs einholen
    • Verantwortliche: Philipp fragt verschiedene an, Matthias fragt nach
    • Budget: max. 250€
    • Deadline: 17.01.14
  • -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs (beide Verantwortliche)
  • Status: in Bearbeitung

Helfereinteilung

  • Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
  • Aufbau
  • Durchführung
  • Abbau
  • Status: in Bearbeitung

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

  • Deadline: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

  • Deadline: 14.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Kassen

  • Verantwortlich: StuRa ...Stefan
  • Wechselgeld: 1500,-€
  • Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
  • Status: in Bearbeitung

Transport(HTW/Tusculum)

  • Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
  • Anfrage des internen HTW Transportes
  • Budget: 0,-€
  • Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
  • Status: in Bearbeitung
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