Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung
1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 03.04.2014
Protokoll: Markus Dietze
| Teilnehmer | Verein | |
|---|---|---|
| Markus Dietze | Faranto e. V. | kontakt@faranto.de |
| Philipp Kaiser | Faranto e. V. | vorstand@faranto.de |
| Matthias Würtenberg | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | matthias@esn-dresden.de |
| Édi Kettemann | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | edikettemann@gmail.com |
| Jian Jiao | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V. | jianjiao@gmx.de |
| Stefan Hempel | Referat Kultur | hempel@stura.htw-dresden.de |
| Markus Gork | Referat Kultur | gork@stura.htw-dresden.de |
| Arturas Miller | Referat Kultur | miller@stura.htw-dresden.de |
Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren
Kickoff: Grundlegende Vereinbarungen
- Status: Erledigt
Organisatoren und Budget
- Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden: bis 5000,-€
- Faranto e. V.: 1300,-€
- ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: 1300,-€
Gewinn und Verlustteilung
- Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
- Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
Wahl der des Hauptverantwortlichen
- Faranto e. V.: Markus Dietze
- StuRa Referat Kultur: Stefan Hempel
- ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.: Matthias W.
Zielgruppe und Ziele der Organisatoren
Zielgruppe
- Studierende der HTW Dresden
- speziell Incomings
- Incomings der TU Dresden
- Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
- Studierende der Great Paluka Schule
Ziele
- Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
- aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
- Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
- evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
- durch eine Chilloutlounge
- Mitgliedergewinnung
- durch optische Präsenz der Kooperationspartner
- über Semesterablaufpläne informieren
- evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
- z.B.: Students helping Students ;)
Grundkonzept und Name
- Musik: Main + evtl. Saxophone
- beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
- Räume gemütlich zu einen Motto designen
- Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt
Raumaufteilung aus vom Haupteingang
- Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
- Nebenraum links Cocktailbar
- Hauptraum: Fotokiste, Hau den Lukas, Zuckerwatte Maschine (Matthias fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten
Preise
- VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card 1 extra Shot)
- AK: wird noch verhandelt
- 1,-€ Garderobe
Getränke
- 1,- bis 1,50€ Alk. frei
- 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
- 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
- 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
- 1,-€ Shots 4cl
Kalkulation mit 325 Gästen
| Ausgaben | in € | Einnahmen | in € |
|---|---|---|---|
| Tusculum miete | 400 | Einlass | 325*3=975 |
| Deko | 300 | Garderobe | 300 |
| Werbung | 200 | Getränke | 325*6= 1950 |
| Getränke | 900 | ||
| sonst. Einkauf | 275 | ||
| Security | 350 | ||
| Licht- und Tontechnik | 450 | ||
| Garderobe | 100 | ||
| Musik | 250 | ||
| Summe | 3225 | Summe | 3225 |
Mailverteiler erstellen
- Verantwortlich: Markus Dietze
- Budget: 0-€
- Deadline: 20.12.13
- Status: Erledigt (sep-csp@faranto.de)
Aufgabenverteilung mit Budgetierung
Tusculum mieten
- Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
- Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
Motto ausdenken
Motto
- Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche
- Budget: 0,-€
- Deadline: 08.01.14
- Status: in Bearbeitung
Neuer Name
- Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
- Deadline: 08.01.14
- Status: in Bearbeitung
Deko
- Verantwortlich: Arti
- schauen, was Faranto und der StuRa hat
- Konzept ausarbeiten
- Beim Mietmagazin bestellen
- Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
- 5 Schirme (a25€)
- 8 Stehtische (a 9€)
- lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
- Ideen
- Fotobox
- Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
- Budget: max. 300,-€
- Deadline für die Bestellungen: 15.03.14
- Status: in Bearbeitung
- Matthias fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)
Werbung
Plakate und Flyer gestalten
- Verantwortlich:
- Budget: 0,-€
- Deadline: 01.03.14
- Status: in Bearbeitung
- Varantwortlich: Markus Dietze
- mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
- Budget: 200,-€
- Deadline: 08.03.14
- Status: noch nicht in Bearbeitung
Austeilen
- Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
- auch Facebook und Exma verwenden
- Budget: max.5€
- Deadline: 15.03.14
- Status: noch nicht in Bearbeitung
Fundraising
- Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
- Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
- Budget: 0,-€
- Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
- Status: in Bearbeitung
Getränke
- Verantwortlich: Arti
- gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
- Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
- Shots anbieten???
- Tequila, Vodka, Rum
- Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
- min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
- Budget: 1000
- Deadline für die Bestellung: 15.03.14
- Status: in Bearbeitung
sonst. Einkauf bei SELGROS
- Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
- Verantwortlich Einkauf: Markus Gork
- Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
- Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
- Budget: 250,-€ ???
- Deadline für Einkaufsliste: 22.03.14
- Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
- Status: in Bearbeitung
Security
- Verantwortlich: Matthias W.
- min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
- min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
- Budget: max. 350,-€
- Deadline für Anfrage: 08.03.2014
- Deadline für Zusage: 15.03.2014
- Status: in Bearbeitung
Licht- und Tontechnik
- Verantwortlich: Joe, Stellv. anderer neuer aus Kultur
- Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
- Budget: max. 450€
- Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
- Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
- Status: in Bearbeitung
Garderobe
Nachfrage StuRa TU
- Verantwortlich: Matthias
- Deadline: 08.03.14
Nachfrage HTW
- Verantwortlich: Stefan H.
- Garderobenmarken vom StuRa HTW
- Budget: max. 100,-€
- evtl. die vom PAB der HTW reservieren
- Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
- Status: in Bearbeitung
Musik
Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen
- Angebote von DJs einholen
- Verantwortliche: Philipp fragt verschiedene an, Matthias fragt nach
- Budget: max. 250€
- Deadline: 17.01.14
- -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs (beide Verantwortliche)
- Status: in Bearbeitung
Helfereinteilung
- Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
- Aufbau
- Durchführung
- Abbau
- Status: in Bearbeitung
Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken
- Deadline: 08.03.14
- Status: in Bearbeitung
Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken
- Deadline: 15.03.14
- Status: in Bearbeitung
Kassen
- Verantwortlich: StuRa ...Stefan
- Wechselgeld: 1500,-€
- Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
- Status: in Bearbeitung
Transport(HTW/Tusculum)
- Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
- Anfrage des internen HTW Transportes
- Budget: 0,-€
- Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
- Status: in Bearbeitung
sonstiges am Veranstaltungsort
Getränkekühlschränke
- Anfrage StuRa TU Dresden: Jian
- Deadline für Anfrage: 15.01.14
- Anfrage Reservierung StuRa HTW Dresden: Stefan