Faranto e. V.:Organigramm/Workshop 15.03.2014

• Erstellen der Stellenbeschreibungen laut dem Organigram im Wiki

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Finanzen

Aufgaben

• Buchhaltung
• Kassenprüfung
• Förderungsanträge DAAD->Teilnehmerliste erstellen
• Sachbericht DAAD
• regelm. Kommunikation mit dem AAA
• Belege sortieren -> chronol. System
• Abrechnung Events (Kontakt mit TU, StuRa, FSR)
• Jahresabschluss mit GuV
• Kostenkalkulation/Budgetsetzung für Events/Partys/Veranstaltungen
• Geschäftsführungsorgan Vorstand
• Förderung Vereinszweck
• Erstellung von Spendenquittungen
• Haushaltsplan erstellen

Anforderungen

• Kenntnisse der Finanzen/Buchhaltung/Rechnungswesen
• sollte regelmässig ca. 5h/Woche Zeit einplanen
• sollte gute Englischkenntnisse haben
• gute Kenntnisse MS Office
• gutes Zeit-/Selbstmanagement
• Zuverlässigkeit
• Vertrauenswürdigkeit
• Organisationstalent

Rechte und Pflichten

• Kontozugriff
• Rechenschaftsbericht zur MV [§ 27 Abs 3, § 666 BGB]

Abs 3* Zugangsberechtigung zum Büro

• Vertretungsmacht
• Wechselseitige Beratung mit anderen Vereinsmitgliedern
• Beschlüsse MV sind auszuführen
• Unterschriftsberechtigt

Zuständigkeiten/Rechte

• kann eine Selgros Kundenkarte kostenlos erwerben.
• kann beim StuRa eine einmalige Berechtigung für die Nutzung einer Selgros Kundenkarte auf Nachfrage bekommen.
  • Die Zahlung muss direkt beim Einkauf erfolgen
  • Es ist die Rechnung mit einen Verwendungsvermerk (z.B.: Faranto) in das Fach Finanzen (Z123) zu legen

Zeitaufwand

• mindestens 5 Stunden pro Woche
• zum Jahresende größerer Zeitaufwand [Erstellung Jahresabschluss, DAAD Sachbericht etc]

Vorstandsvorsitzender

Aufgaben

• Verein nach Außen repräsentieren
• Vereinsgeschehen leiten und kontrollieren
• Kommunikation mit anderen Gremien und Stellen der Hochschule
• Kommunikation mit anderen Organisationen (z.B. ESN TU Dresden ---> LR!!)) Ich denke wenn sich die Vorständer von HTW und TU kommunitieren, kann das definitiv nicht schaden!
• Kommunikation auch intern am laufen halten

Anforderungen

• Organisationstalent
• Motivation
• Führungspersönlichkeit
• gutes und selbstbewusstes Auftreten
• den Überblick behalten können
• Teamwork
• Stressunempfindlichkeit
• Spontanität und Flexibilität
• Kommunikationsfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Verlässlichkeit
• gute Englischkenntnisse
• Kontaktfreudigkeit
• Durchsetzungsfähigkeit

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: keinem
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber dem gesamten Verein
• Zusammenarbeit mit Finanzen und Stellv. Vorstand sowie anderen Organen des Vereins
  • ESN LR
  • HR Manager
  • PR Manager
  • Wissensmanager
  • ...
• Kontoberechtigt
• darf mit nur einem weiteren Vorstadsmitglied Entscheidungen treffen

Stellv. Vorstandsvorsitzender

Aufgaben

• Kommunikation mit ESN (--->LR), StuRa, AAA, Incomings, Hochschulvertretern ESN TU Dresden und anderen Stakeholdern.
• unterstützende Funktion bei der Organisation der Einführungswoche
• Leitende oder Überwachende Funktion bei der Organisation von Events die während des Semesters stattfinden

• Stellv. Repräsentation des Vereines nach außen.
• Alten und neuen Mitgliedern unterstützend bei Fragen unterstützend zur Seite stehen
• falls der Vorstandsvorsitzende verhindert sein sollte besteht die Pflicht des rechtzeitigen Ausfüllen des ESN/Section Questionnaire im ESN Galaxy
• Verwaltung des Faranto Intranets (dazu zählt u.a. das erstellen und aktualisieren des email-Verteilers, dass erstellen von Online-Formularen und regelmäßiges Aktualisierung der Mitgliederlisten)
• "Pflegen" des "Faranto Wiki´s"

• Pflichten bei der Übergabe an die nachfolgenden Vorstände
  • Übergabe der Anmeldedaten für das intranet von Faranto e.V. und ESN Deutschland an den nächsten Vorstand.
  • Verteilung der neuen Rollen im ESN Galaxy
  • Einweisung des neuen Vorstandes in ihre Aufgaben, mit Erläuterungen zum "Faranto Wiki"

Zuständigkeiten/Rechte

• Rechenenschaftspflichtig gegenüber der Mitgliederversammlung und den restlichen Vorstandsmitgliedern
• Zusammenarbeit mit Vorstandsvorsitzenden, Finanzer

Zeitaufwand

• je nach anstehenden Aufgaben zwischen 5h/Woche und 30h/Woche

ESN LR

Aufgaben

• Kommunikation mit dem ESN-Netzwerk (lokal -> ESN TU Dresden, national, international)
• Informationsweiterleitung aus dem ESN-Netzwerk in die Sektion (und umgekehrt)
• Werbung für ESN-Veranstaltungen innerhalb der Sektion
• Anmeldungsmanagement bei (inter-)nationalen ESN-Events
• Verwaltung ESN-Galaxy und ESN-Intranet
• Informationspflicht über ESN (regelmässige Vorstellung des Netzwerkes im Verein)
• ESN-Card Verantwortliche/r (Bestellung, Verwaltung, Discount-Verhandlungen)
• ESN-Section Questionaire ausfüllen (Pflicht!) (Zusammenarbeit mit Faranto-Vorstand)
• ESN-Exchageability
• Vertretungsrecht bei ESN-Veranstaltungen (um Informationsfluss zu gewährleisten)

• Ordentliche Amtsübergabe an Nachfolger
  • Passwörter zu ESN-Intranet und LR-Mailaccount weitergeben
  • Einweisung in ESN-Galaxy, ESN-Intranet und das ESN-Wiki
  • Detaillierte Ablaufbeschreibung
  • Detaillierte Situationsbeschreibung innerhalb des Netzwerkes (Board, Ansprechpartner etc.)
  • Kontaktdaten ESN TU Dresden (persönliche Vorstellung der Ansprechpartner)
  • Erklärung ESN-Deutschland Newsletter (sofern existent)

Anforderungen

• kommunikativ
• interessiert an internationalen Beziehungen
• (sehr) reisefreudig

Zuständigkeiten/Rechte

• Rechenschaftspflichtig gegenüber dem Vorstand
• Zusammenarbeit mit: Faranto Vorstand, ESN TU Dresden, ESN DE, ESN Int.
• Unterstellt: Vorstandsvorsitzender Faranto / Präsident ESN HTW Dresden

Zeitaufwand

durchschn. ca. 10 Stunden pro Woche (ESN-Reisen ausgenommen)

HR Manager

Aufgaben

• Schulungen organisieren zur Weiterbildung der Mitglieder wie z.B. Konfliktmanagement, Kommunikation
• Neumitgliederakquise (http://faranto.titanpad.com/42)
• Koordination Einarbeitung
• Datenbankpflege
• Bericht je Semester über Entwicklung, Stand, etc.
• Trägt Sorge, dass alle Neuen überall eingetragen werden, Mailadressen bekommen und Rechte bekommen
• Trägt Sorge, dass alle Ausgetretenen diese wieder entzogen werden
• Mentorenzuweisung/-verwaltung
• Aufgabenverwaltung?

Anforderungen

• Einfühlungsvermögen
• Organisationstalent
• Kommunikationsstärke
• aufgeschlossen
• selbstständiges Arbeiten
• Teamfähigkeit

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: Vizevorstand
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber: Vizevorstand
• Zusammenarbeit mit PR, Vizevorstand, Mentoren

Zeitaufwand

• ca. 3h / Woche
• Mehraufwand für Organisation von Schulungen etc.

Wissensmanager

Aufgaben

• Verwaltung des StuRa-Wikis
• Einforderung von Berichten bei jeweiligen Koordinatoren [Events, Parties, Sponsoring etc.]
• Einpflegung der Berichte ins Wiki
• Weitergabe der Berichte an PR-Manager zur Newsletter-Erstellung
• Wiki-Schulung geben [Präsentation]
• Organisation des Google-Intranets + Rechteverwaltung
• E-Mail Verteiler aktualisieren
• Namensmailadressen einrichten für alle Mitglieder [google apps]
• Verwaltung Titanpad + Accounts

Anforderungen

• zuverlässig, kontaktfreudig, organisationstalent, beharrlichkeit,
• Affinität zu IT
• gewissenhaft

Zuständigkeiten/Rechte

• sollte Admin-Rechte im Stura-Wiki haben
• sollte Zugangsdaten zum Google-Intranet haben

• wem unterstellt: Vizevorstand
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber Vizevorstand
• Zusammenarbeit mit allen Koordinatoren und Vizevorstand

Zeitaufwand

• 4h / Woche

Fundraising Coordinator

Aufgaben

• Geld ranschaffen (Fördergelder, Projektmittel, Spenden)
• Verträge für Vergünstigungen und Provision aushandeln
• ESN-Card Specials au
• Kontakte aufbauen und Pflegen (Sponsoren, Födermitglieder, Ministerien, Geldgeber), Weihnachts-/Semestergrüße für Sponsoren
• Fundingberichte erstellen (semesterweise)

Anforderungen

• Verhandlungsgeschick
• Kommunikationsstärke
• Beharrlichkeit
• Rück- und Absprache mit Finanzer halten v.a. bei Budgetplanung / Förderanträge

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt Finanzen
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber Finanzen, Vorstandsvorsitzendem
• Zusammenarbeit mit Finanzen, PR, HR

Zeitaufwand

• 2-4h/Woche

Post Officer

Aufgaben

• Post holen, verteilen und versenden
• Postbuch führen

Anforderungen

• Zuverlässigkeit
• Sorgfältigkeit
• Diskretion

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: Finanzen
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber Finanzen
• Zusammenarbeit mit
• darf Briefe öffnen

Zeitaufwand

• ca.1h pro Woche

PR Manager

Aufgaben

• Kommunikation mit der Presse (mündlich/schriftlich) in Absprache mit dem Vorstandsvorsitzenden
• Kommunikation mit anderen Stakeholdern [Studierende, Austauschstudierende und Personal HTW Dresden]
• Absegnen aller Texte/Publikationen, die nach Außen gehen sollen
  • Email, Website, Facebook , Printmedien)
• Newslettererstellung
• Pressemitteilungen verfassen

Anforderungen

• Affinität zu und Kenntnisse in Marketing
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Praxiserprobte PC-Kenntnisse, gutes Ausdrucksvermögen
  • in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• Analytisch als auch kreativ, sowie konzeptionsstark und präsentationssicher
• Sicheres Auftreten und Aufgeschlossenheit neuen Kontakten gegenüber
• großes Interesse am Vereinsgeschehen

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: Vorstandsvorsitzendem
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber gesamtem Vorstand
• Zusammenarbeit mit den Koordinatoren (speziell Grafik und Web)
  • Verantwortlichen der Website, Facebook, Öffentliche-Emails
  • allen, die Texte, etc. nach Außen veröffentlichen wollen

== Zeitaufwand

• 3-4h/Woche

Grafiker

Aufgaben

• Entwerfen von Designs für
  • Flyer/Plakate
  • Printsachen allg.
  • Homepage
  • Verwaltung/Überprüfung CI von ESN bei allen Printmedien mit Logo
• Absprache mit z.B: Partyteam, PR Manager, etc.

Anforderungen

• Zuverlässigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Kenntnisse im Umgang mit gängigen Grafikprogrammen

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt Vorstandsvorsitzendem
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber Vorstandsvorsitzendem
• Zusammenarbeit mit Partykoordinator, PR, Vorstandsvorsitzendem

Zeitaufwand

• 2h / Woche

Kommunikationsmanager

abgeschafft

Eventkoordinator

Aufgaben

• Konzepte für Events erstellen und absprechen mit PR/Vorstand, etc
• Koordination der Events
• Überblick über den jeweiligen Stand der Planung
• Akquise von Mitwirkenden intern und extern (in Absprache mit HR)
• Delegation von Aufgaben
• Überprüfung der Aufgabenerfüllung
• Dokumentation
• Bericht über, Dokumentation und Evaluation der Events im Anschluss
• Bewerben von Events in Zusammenarbeit mit PR

Anforderungen

• Organisationstalent
• Strukturierte Arbeitsweise
• Verhandlungsgeschick

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: Vizevorstand
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber allen Mitgliedern
• Zusammenarbeit mit Vizevorstand, Incomings, Eventteam

Zeitaufwand

• 2h / Woche

Partykoordinator

Aufgaben

• Konzepte für Partys erstellen und absprechen mit PR/Vorstand, etc
• Koordination der Partys
• Überblick über den jeweiligen Stand
• Akquise von Mitwikrenden intern und extern (in Absprache mit HR)
• Delegation von Aufgaben / Einteilung von Schichten
• Überprüfung der Aufgabenerfüllung
• Dokumentation
• Bericht über, Dokumentation und Evaluation der Partys im Anschluss
• Bewerben von Partys in Zusammenarbeit mit PR
• regelmäßige Dokumentation des Planungsablaufs
• Kommunikation mit ESN TU Dresden bei Durchführung gemeinsamer Partys

Anforderungen

• Organisationstalent
• Strukturierte Arbeitsweise
• Verhandlungsgeschick
• Durchsetzungsfähigkeit

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt: Vizevorstand
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber X
• Zusammenarbeit mit Finanzen, Fundraising Coordinator

Zeitaufwand

• Durchführung
  • Vorstellung bei Sitzung

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Vorlage

Posten

Zuständigkeiten/Rechte

• wem unterstellt
• Rechenenschaftspflichtig gegenüber X
• Zusammenarbeit mit Y