Rock am Pavillon/VII
Dieser Artikel speist sich aus den Ergebnissen
- der Sitzung zum Planung der Veranstaltung Rock am Pavillon am 16.04.2014 (Anwesende: Konstantin, Stanislav, Jonas, Benjamin, Arthuras, Luise, Stefan)
.
Organisation allgemein[Bearbeiten]
- Datum: Donnerstag, 12.06.2014
- Uhrzeit: 15 bis 22 Uhr (Musik bis dahin)
- Sondergenehmigung durch die Stadt um es länger zu machen und wegen der Lautstärke
- Bei der Stadt müssen wir eine Ausschankgenehmigung beantragen (Jonas)
- Helfer organisieren: Deadline Anfang Mai
- kein Eintritt --> keine Gema
Organisation und Budget[Bearbeiten]
| Zweck | Beträge (in €) |
|---|---|
| Bands | 500,- |
| Technik | 500,- |
| Werbung | 200,- |
| Getränke | 500,- |
| Speisen | 300,- |
| Hüpfburg | 300,- |
| Kaution Hüpfburg | 500,- |
| Wechselgeld | 700,- |
- Budget: 3500 (Antrag durch Konstantin)
- am Tag der Veranstaltung muss Bargeld als Kaution zur Verfügung stehen
- Raumantrag für den Hof (Luise)
- Kabeltrommel
- Status: erledigt
Gewinn- und Verlustverteilung[Bearbeiten]
only StuRa
Hauptverantwortliche Person[Bearbeiten]
- Konstantin
Ziele[Bearbeiten]
- Studis mit Musik bespaßen
Preise[Bearbeiten]
- Getränke:
- Bier 1,00 €
- AFG 0,50 €
- Wasser 0,50 €
- Longdrinks: 2,00 €
- Pfand 0,50 €!
To - bring -Liste[Bearbeiten]
- Becher
- Grill und Zubehör (Grillzange, Messer, Kohle)
- Lichtanlage
- Müllbeutel mit Aufstellern
- Kühlschrank draußen
- Verteiler
- Pappteller
- Servietten
Specials[Bearbeiten]
- Hüpfburg (André Albertus --> Albertusevents)
- 200€
Catering[Bearbeiten]
- Hubauer: (Stanislav)
- Porter kam schlecht an --> max. einen Kasten
- Radeberger kam schlecht an --> max. 2 Kästen
- Freiberger kam gut an
- Radler: 2 Kästen
- es wurden knapp über 30 Kästen verkauft
- Termin für den nächsten Morgen zum Abholen ausmachen!!!!
- Fleischerei Haucke (Elxleben) Verpflegung:
- Steak (ca. 80)
- Roster (ca. 180)
- Grillkäse (ca. 40)
- Brötchen (Anfragen wegen Bäckerei)
- 5 x Ketchup
- 1 Eimer Senf
Kontakt der Organisatorinnen[Bearbeiten]
- Facebookgruppe!!!!
- Whats App Gruppe
Musik[Bearbeiten]
- Musikrichtung: Rock / Indie / Alternative
- Band:
- Anfragen über Stefan und Joe: bereits 3 Bands mehr oder minder sicher
- schriftliche Verträge
- Abbau und Aufbau beachten (Zeit)
- Anzahl Bands: 3 oder 4
- My Best Antic
- Max & The Bash
- Any Dance
- AA-Top
- Anfrage der Bands, welche Technik usw. benötigt wird
- Bandverträge im lila Ordner (Link zu Bandverträgen im Wiki)
Werbung[Bearbeiten]
- Plakate und Flyer gestalten: Thomas für Drucken? (Jonas fragt), Benjamin, Martin beyer (m.beyer@stsura.htw-dresden.de - Konstantin)
- StuRa Logo nicht vergessen
- (5 Plakate A1, 500 Flyer, 20xA3)
- Anzahl noch offen
- Bildschirm im Foyer - Anfrage an Dezernat Technik
- Status: noch offen
- Facebookevent über Sabine
Helferinnen und Helfer[Bearbeiten]
- Aufbau
- 6 Leute ab 14 Uhr
- Abbau
- 8 Leute ab 22 Uhr
- Durchführung
- je 3 an Bar/Grill
Tontechnik[Bearbeiten]
- Boxi 475,-€
Kasse[Bearbeiten]
- 1 Bier
- 1 Grill
- Wechselgeld 700€
- am Tag der Durchführung muss am Anfang und am Ende ein Stahlschrankberechtigter da sein!
Fazit/Verbesserungsvorschläge[Bearbeiten]
- Fehler in Vorbereitung:
- keine Fristen gesetzt oder eingehalten
- Kommunikationskanal (Whats App) nicht von allen genutzt
- kein durchgehenden Hefter angelegt
- Bandverträge erst am Abend der Vorstellung unterschrieben (Vertrauensbasis)
- viel in Vorkasse gegangen (eventuell eher Bargeld/Wechselgeld zum Arbeiten anfordern)
- 2h Stunden für Abbau stand einer benötigt. Mehr Zeit im Raumantrag einplanen
- Verteilerdosen/Kabeltrommel gefehlt
- eventuell Stempelkarten für Bands um Anzahl Freigetränke einzuschränken
- Finanzverantwortlichen festlegen
- holt Geld
- zählt am Abend der Veranstaltung Kassen
- kümmert sich um Abbrechnung
- Fehler in Nachbereitung:
- nicht von Anfang an klar wann Hubauer Kästen abholt
- Weiterverbrauch von Restfleisch und Verwendung der Kisten nicht organisiert
- Netto-Brötchenkisten nicht zurück gebracht
- zu wenig Mülllaufsteller
- Finanzverantwortlicher sollte festgelegt werden