StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement
Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.
Gründe für Einführung
Das leidige Thema, dass der StuRa mangels freiwilligen, zuverlässigen Helfern nicht in der Lage ist, seine Aufgaben zu bewältigen und die zum Teil sehr ineffiziente Arbeitsweise sind Gründe für die Einführung einer solchen Verwaltung. Im besonderen im Bereich Semesterticketanträge erhoffe sich der StuRa durch die Einführung eines entsprechenden Systems eine Senkung des Arbeitsaufwandes.
Teilbereiche
- technische Umsetzung
- Datenerfassung und Umwandlung
- Datensicherung
- Zugriff
- elektronische Archivierung
- Mitgliederverwaltung
- SAMS (Semesterticket Antrags Management System)
Ablaufentwurf
- Zieldokumente zusammentragen
- Posteingang Dokumente HTW, Antragseingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...
- Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
- Prüfung der vorhandenen Technik
- Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
- Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
- Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
- Technische Bedingungen schaffen
- zwei Einlesegeräte
- Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
- Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
- Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
- Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
- Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge
Notizen
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Zeitersparnis
- Senkung der Papier und Druckkosten (z. Zt. noch unerheblich, dem StuRa entstehen hierfür keine realen Kosten; jedoch ökologische Aspekte)
- Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig zeitnah möglich
- gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
- ermöglicht leichtere Einsicht für alle in verschiedenste Vorgänge (z. Bsp. Status eines SeTicketantrags)
- platzsparende Archivierung
Nachteile
- erhöhte Anforderung an IT
- erhöhte Anforderung an Datensicherheit
- erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis
- hohe Investitionskosten
- Kompatibilität zu anderen Bereichen komplizierter
Anforderungen
Anforderungen sind teilweise auch Ideen, was ein System leisten müsste. Die Reihenfolge beschreibt die Wichtigkeit.
- Authentifizierung über HTW Login (bei RZ anzusprechen (siehe Anwendung QIS Portal))
- dezentraler Sicherungsspeicher (bei RZ angesprochen)
- Zugriff außerhalb des StuRa Rechners
- Ablauf, was mit Dokumenten passiert, die nicht ins System eingehen können (Poster, Infobroschüren, ...)
- StuRa Postbuch mit im System integrieren
- Texterkennung mit automatischer Schlagwortvergabe im PDF
- zentraler Kalender ankoppelbar
- Fotoverwaltung
Vorraussetzungen
- Dokumenten-Scanner
- Gerät Saxocom,
- Ausweichgerät: z.B. Epson GT-1500 360,- Euro
- Computer
- Netzwerkanbindung
- Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
- Programm
- digitales Fax
- mittels Fritz!Box 7170 und Fritz!Fax
Lösungen
Alfresco (OpenSource)
- Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
- Wie werden die Dokument zertifiziert?
- Gibt es ein zentrales Adressbuch für extern?
- Kompatibilität zu externen Programmen wie Thunderbird, Sunbird etc.
- Gibt es außer der Metatexte noch Möglichkeiten Telefonate an ein Dokument zu koppeln?
- Wie kann man mehrere Dokumente außer per Tag oder Umgebung gruppieren?