Prozess Erstellung und Versand Mitwirkungsbestätigung
Unterschriftenleistung und Versand für Anträge zur Mitwirkungsbestätigung:[Bearbeiten]
1. aktuelle Arbeitsdokumente werden in einer zentralen Übersicht der Website des StuRa vom Referat Personal geführt nach Abschluss der Bearbeitung durch das Referat Personal werden die Dokumente zur Unterschrift im Fach im Servicebüro Raum A109 hinterlegt
3. das Referat Personal weist per Email (von mitwirkung@) an Personal@ und V@ (Sp@) auf die Notwendigkeit einer Unterschrift und Rückmeldung der letzten verantwortlichen Partei hin, das alle notwendigen Unterschriften vorliegen (mindestens 1 Vorstandmitglied sowie das für das Referat Personal verantwortliche Referatsmitglied, jedoch NICHT der Antragsteller selbst!).
4. sobald alle Unterschriften vorliegen, erstellt die Sachbearbeitung Administration & Organisation eine digitale Kopie zur Ablage in der owncloud
5. die Sachbearbeitung Administration & Organisation übergibt das Original an die Poststelle der HTW zu Händen der Referentin der Rektorin und versendet parallel die digitale Version zu Ihren Händen mit der Hauspost
6. Der Versand wird von der Sachbearbeitung Administration & Organisation im digitalen Postbuch vermerkt.
Begründung[Bearbeiten]
Der "Verwaltungsakt" zur Übermittlung der Anträge zur Mitwirkungsbestätigung war bisher ein diffuser und intransparenter Akt. Mit diesem Prozess wird klar definiert und nachgewiesen, wo und wann die Bearbeitung erfolgte und wo ggf. "nachgehakt" werden kann.
Vorschlag zum weiteren Verfahren[Bearbeiten]
Freigabe des Artikels durch das zuständige Mitglied im Referat Personal, Veröffentlichung und Verlinkung durch das Referat Öffentlichkeitsarbeit auf der SuRa-Seite.